Время представляет собой ценнейший ресурс, которым располагает человек. Особенно большое значение оно получает в период реализации крупных и технически сложных проектов. При этом большинство подходит к использованию имеющегося у него времени крайне нерационально. Из-за этого снижается эффективность человека и результативность выполняемых работ. В результате крайне важно избегать распространенных ошибок в управлении собственным временем.
Отсутствие систематизированного списка дел
Нередко работник сталкивается с ситуацией, когда ему кажется, что он забыл выполнить крайне важную часть работы. В результате под угрозой оказывается успешность всего проекта. Этому способствует одна из наиболее распространенных ошибок - отсутствие систематизированного списка дел.
Отличным решением проблемы может стать приобретение и установка на рабочий компьютер одного из специализированных ежедневников, который будет не только сохранять названия конкретных дел, но и позволит создавать детальное их описание, а также сможет информировать о подходе срока исполнения той или иной задачи.
Отсутствие поставленных целей
Каждый работник должен точно понимать, чего он желает достичь в конечном итоге. В противном случае он не сможет добиться стратегических успехов в выполняемом деле. Грамотно расставленные цели позволят не только получить конкретный результат, но также контролировать ход реализации всего проекта. Для этого необходимо поставить перед собой не только окончательную, но и промежуточные задачи.
Отсутствие приоритета задач
Рабочий день многих состоит из огромного количества срочных задач. В результате нередко без внимания остаются по-настоящему важные дела, определяющие успешность не только отдельного сотрудника, но и компании в целом.
Для того, чтобы избежать этого, следует воспользоваться так называемой матрицей приоритетности задач. Она позволит определить, какие из проблем следует решить в первую очередь, а какие можно отложить на потом. Это может значительно увеличить эффективность работы сотрудника. Практика показывает, что люди, сразу же бросающиеся решать новую проблему, откладывая выполняемое ранее дело, теряют огромное количество времени.
Отвлечение на посторонние дела
Как показали исследования, сотрудники современных компаний теряют до 2 часов в день на разного рода отвлекающие факторы. Речь идет о телефонных разговорах, приложениях для смартфона, помощи коллегам в решении их проблем, а также прочих моментах, заставляющих прервать выполнение поставленных задач.
Отвлечение обладает очень вредной особенностью. Даже после того, как человек вернется к работе, на то, чтобы "втянуться" в решение поставленной задачи, ему придется потратить 10-15 минут. В конечном итоге впустую тратиться огромное количество времени.
Для того, чтобы избежать этого, следует не только ограничить себя от влияния телефона и компьютера (если с этим не связана сама работа), но также и предупредить коллег о недопустимости отвлечения в трудовое время.
Откладывание на потом
Чаще всего эту ошибку допускают те, кого пугает масштабность поставленных перед ними задач. В итоге они стараются выделить на начало работ по проекту максимальное количество времени. Это приводит к постоянному откладыванию решения крупной и по-настоящему важной задачи.
Правильным решением проблем, связанных с реализацией подобных проектов, является фрагментация задачи на более мелкие, а также создание этапов их решения. В итоге человек сможет уверенно продвигаться в выполнении работ. Это положительно скажется на результативности его трудовой деятельности и в достижении конкретных целей.
Взвалить все на себя
Очень многие сотрудники и, прежде всего, руководители мелкого и среднего звена допускают серьезную ошибку в процессе своей деятельности. Они взваливают на свои плечи слишком многое. Многие из них при этом отмечают, что взваливают на себя решение слишком большого количества задач обусловлено недоверием к способностям подчиненных решить возникшую проблему качественно.
В отдельных случаях действительно лучше взять ответственность за реализацию проекта на себя, однако постоянное взваливание все новых функций на одного человека еще ни одной компании успеха в долгосрочной перспективе не приносило. В конечном итоге даже у очень хорошего сотрудника снижается эффективность. Качество его работы будет ухудшаться, да и ни о каком развитии не может быть и речи.
Правильным подходом для руководителя окажется не взваливание работы на себя. Ему следует делегировать решение большего числа задач на своих сотрудников. При этом он вполне может направлять их или контролировать процесс выполнения работ. Если же сотрудник не справляется с решением элементарных профильных для него задач, то стоит задуматься о целесообразности его пребывания в штате компании.
Слишком высокий темп работы и постоянная занятость
Некоторые сотрудники получают определенное моральное удовлетворение от осознания того, что они слишком востребованы и постоянно заняты. При этом на их столе беспорядок, они не успевают решить все поставленные перед ними задачи. Кроме этого, занимаются они чаще теми проектами, которые считают важными, а не те, что имеют по-настоящему большое значение для компании. В результате они тратят много времени на решение малозначимых, мелких, но трудоемких задач.
О высокой эффективности данных сотрудников говорить не приходится. Им обязательно необходимо скорректировать график работы. Некоторые задачи требуют глубокого анализа и принятия взвешенных решений. В итоге лучше сосредоточиться на выполнении важной работы, уделив ей столько времени, сколько она действительно требует.
Многозадачность
Многие гордятся способность выполнять сразу несколько дел одновременно. На практике получается, что подобные сотрудники оказываются малоэффективными. Дело в том, что они не сосредотачивают все свое внимание на решении какой-то определенной проблемы. Им постоянно приходится думать сразу о нескольких задачах. В итоге они плохо решают сразу обе проблемы.
Более того, выполнение сразу нескольких задач одновременно приводит к дополнительным временным затратам в размере от 20 до 40%.
Отказ от перерывов
Есть немалое количество сотрудников, которые стараются работать без перерывов и даже без обеда. Таким образом, по их мнению, экономится множество времени, которое можно потратить на выполнение тех или иных трудовых обязанностей.
На самом деле исследования показывают, что без перерывов постепенно трудоспособность человека снижается. В итоге уже к середине рабочего дня он не способен решать поставленные перед ним задачи также эффективно, как утром.
По возможности следует делать небольшие перерывы на 5 минут каждый час. Также следует выделять достаточное количество времени на прием пищи. Дело в том, что во время отдыха мозг работает несколько иначе. В результате могут быть сгенерированы новые идеи по развитию компании или успешному решению серьезной проблемы.
Неправильное планирование задач
Каждый человек обладает своими уникальными биоритмами. В результате некоторые люди лучше решают проблемы в утреннее время, а другие сразу же после заката. Правильным подходом будет планирование наиболее сложных и энергозатратных задач на тот период, когда работоспособность находится на наиболее высоком уровне. Простые дела следует оставить на то время, когда никаких серьезных творческих способностей уже не требуется.
