В виртуальной переписке, особенно деловой, существуют свои правила этикета. Очень жаль, что о них осведомлены далеко не все люди. Офисные сотрудники поделились привычками, которые раздражают их больше всего. Так что берите себе на заметку и не допускайте подобных оплошностей.
Признаки непрофессионализма
Началась первая трудовая неделя 2020 года. И вот специалисты из британского статистического агентства решили провести опрос почти двух тысяч офисных работников. Эксперты поинтересовались у респондентов, что их больше всего раздражает в переписке по email.
Первое место – это фамильярность. Согласитесь, что довольно непрофессионально и неуместно отправлять в письме поцелуйчики и смайлики. Тем не менее некоторые люди об этом даже не подозревают и общаются с коллегами, как будто со своими возлюбленными. Естественно, это говорит об их непрофессионализме и отбивает желание сотрудничать дальше.
О том, какие еще ошибки допускают люди, которые не знакомы с правилами электронного этикета, а также о способах избежать негативных последствий такого виртуального общения расскажем далее.
Прописные буквы
Использование прописных букв для целых слов или предложений выглядит как крик о помощи. Если вы хотите акцентировать внимание на чем-то важном, ключевом, используйте полужирный шрифт. Вы также можете выделить важные пункты другим цветом. Любой из этих вариантов будет выглядеть гораздо лучше и профессиональнее, нежели прописные буквы.
Ошибочная рассылка
Еще один пункт, который раздражает людей, – это ошибочно отправленное письмо. Это говорит о вашей невнимательности и подрывает ваш авторитет. Человек уже потратил время на то, чтобы прочитать это письмо. И все это для того, чтобы в итоге получить еще одно послание «Извините, это не вам»? Согласитесь, что это ужасно непрофессионально.
Кроме того, посторонний человек может стать свидетелем вашей переписки с другим лицом. Мало ли: может, в послании была конфиденциальная информация. Лично со мной был такой случай, когда я получила письмо от одной фирмы, с которой сотрудничала, с прайсом, где цены были ниже привычных мне. Вот так я случайно узнала, что другому клиенту продают продукцию по сниженным ценам. Естественно, после этого наше сотрудничество с той фирмой прекратилось.
Переизбыток знаков препинания
Ваша переписка должна быть профессиональной. Именно поэтому неуместны ни эмодзи, ни смайлики, ни поцелуйчики, ни переизбыток знаков препинания. Очень раздражает, когда в конце предложения стоит несколько восклицательных или вопросительных знаков. Умерьте свой пыл и свою экспрессию. В противном случае вы оставите о себе негативное впечатление.
Оформление и грамматика
Ничто так не отбивает желания сотрудничать, как безграмотность человека. Когда речь идет о серьезном проекте, то просто недопустимо допускать грамматические и пунктуационные ошибки, опечатки и т.д. Просто у вашего виртуального собеседника складывается впечатление, будто он общается со школьником. О каких серьезных делах и вопросах может в таком случае идти речь?
Никто не застрахован от ошибок. Случается так, что действительно в спешке путаются буквы. Тем не менее найдите время на то, чтобы хотя бы раз перед отправкой перечитать внимательно текст сообщения.
Отсутствие подписи
Это еще один пункт, который очень раздражает офисных работников. Вы думаете, что все должны вас помнить. Точнее, адрес вашей электронной почты? Отнюдь. А теперь представьте, что адресат получает письмо неизвестно от кого. Ему нужно потратить время на то, чтобы найти вашу переписку (если она, конечно, есть). А если никаких данных нет, то вы ставите собеседника в неудобное положение, заставляя писать ответное послание содержания наподобие «А вы кто?»
