Рубрики

Почему нельзя отправлять длинный текст? Ошибки, которых нужно избегать в работе

Вы прекрасно знаете, что все одержимы своими смартфонами. Появление этих устройств изменили то, как мы общаемся. Люди все больше склоняются к обмену текстовыми сообщениями или переписке в чатах вместо реального общения. Самое интересное, что несмотря на столь внушительную практику, люди допускают текстовые ошибки, которые способны испортить репутацию на работе.

1. Не спрашивать разрешения

Прежде чем отправлять текстовые сообщения кому-либо на мобильный телефон, вы должны спросить его разрешение, особенно если это персональный номер. Ваш первый текст должен стать подтверждением этого. Например, вы можете написать: «Привет, Сара, вот тот текст, который я обещал» или «Привет, Марк, я хотел бы продолжить наш сегодняшний разговор». Это весьма вежливо и не нарушает личное пространство того, кому адресовано послание.

2. Ожидать немедленного ответа

Хотя вы можете рассматривать текстовые сообщения как мессенджер, не все реагируют на них одинаково. Если вам нужен немедленный ответ, попробуйте позвонить или отправить электронное письмо со словом «СРОЧНО» в строке темы. В качестве меры предосторожности старайтесь не затягивать решение каких-либо вопросов, дожидаясь крайних сроков. Если вы считаете, что вам нужно будет вести переписку некоторое время, подумайте о переносе беседы на электронную почту.

3. Использовать смайлики

В то время как смайлики очень забавны, использование слишком большого количества в рабочем разговоре может повлиять на то, как вас воспринимают. Будьте аккуратно, используя смайлики в деловой переписке с человеком, в которым вы не очень близки в офисе. Это может испортить мнение о вашем профессионализме. Чтобы снизить риск испортить репутацию, сократите использование смайликов. Не забывайте, что в деловой переписке, в отличие от личной, это может быть неуместно.

4. Допускать грамматические и орфографические ошибки

В то время как обмен текстовыми сообщениями стал невероятно популярен, важно понимать, что в деловой переписке нельзя лениться ставить знаки препинания или исправлять грамматические ошибки. Текстовые сообщения, которые содержат кучу ошибок, указывают на отсутствие четких навыков общения и внимания к деталям с вашей стороны, независимо от того, насколько близко вы знакомы с коллегой. Перед отправкой обязательно перепроверьте свои сообщения и отправьте пояснительную пометку, если все же в вашем тексте проскальзывает ошибка.

5. Отправлять сообщения в неподходящее время

Поскольку разговоры в текстовых сообщениях часто рассматриваются как более интимные, чем цепочка электронных писем, попробуйте отправлять текстовые сообщения в обычное рабочее время (как правило, с 8 до 19). Если вам нужно отправить сообщение до или после рабочего дня, уточните в начале сообщения, почему вы отправляете сообщение в столь раннее или, наоборот, позднее время.

6. Отправлять длинный текст

Замечательное правило, которое касается текстовых сообщений, состоит в том, что они должны быть короткими. Если вам нужно отправить сообщение, содержащее более нескольких предложений, возможно, лучшим вариантом является электронная почта. Никто не хочет прокручивать стену текста и пытаться понять, что вы хотите сказать. Отправка ответов на столь длинные сообщения еще более раздражает!

7. Отправлять конфиденциальную информацию

Профессиональный обмен текстовыми сообщениями требует соблюдения личных границ. Отправка конфиденциальной информации запрещена, независимо от того, касается она бизнеса или персоны. Информация, такая как зарплата сотрудника, стоимость контракта клиента или другие потенциально конфиденциальные сведения, не должна передаваться в текстовом виде. Аналогичным образом личная информация о себе не должна передаваться в профессиональных текстовых сообщениях. Вы никогда не знаете, кто может читать уведомления или получать скриншоты.