Научиться управлять своей почтой - задача не сложная, но найти время на организацию данного процесса не всегда получается. Тем не менее самый лучший способ заключается в том, чтобы начать это делать именно сейчас. И в этом поможет система всего из 5 шагов.
Избавиться от мусора
Для начала сократите поток поступающих писем. Для этого стоит отписаться от рекламных рассылок, каталогов и "выгодных" предложений. Поверьте, если вам понадобится какая-либо информация, то вы с легкостью ее найдете через интернет-браузер.
Такой простой шаг позволит сэкономить ваше время. Вам больше не придется отвлекаться на "пустую" информацию. К сожалению, ваш почтовый ящик только некоторое время будет свободен от спама. И в скором времени рассылки и реклама снова будут наполнять его. Поэтому придется взять за правило: регулярно отписываться от ненужных информаторов.
Время
Большинство людей просматривают свою почту довольно часто. И самое неверное действие в том, что периодически они отвлекаются от этого занятия. Затем снова заходят в почтовый ящик, и такие манипуляции могут повторяться до нескольких раз в день.
Возьмите за правило - не проверять свой емейл, пока вас что-либо отвлекает от этого процесса. А лучше всего выделите 15 минут утром и вечером. И в одно и то же время проверяйте свои письма. Все остальное время в течение дня постарайтесь не отвлекаться на это занятие. Такой подход не только экономит время, но и позволяет рационально обрабатывать информацию.
Правильные инструменты
Что касается деловой бумажной корреспонденции, то измельчитель бумаги, мусорное ведро и календарь - это именно то, что вам нужно. Не держите все эти предметы в разных комнатах. Лучшее расположение для них - это зона около вашего рабочего стола.
Важная корреспонденция должна сразу отправляться в отдельную папку. А ненужные информационные письма, рекламные макеты и так далее поступать в измельчитель, а затем в мусорное ведро.
В календаре вы можете отметить 2 дня в неделю, когда будете разбирать письма. Это оптимальное количество дней не позволит вам пропустить важные письма, на которые требуется своевременный ответ.
Создание системы
Пожалуй, это один из самых оптимальных способов по управлению почтой. Разделяйте письма на те, которые требуют незамедлительного ответа, архивные и не важные. Последние должны сразу же отправляться в мусорное ведро или утилизироваться.
Следуем системе
Очень важно соблюдать порядок в корреспонденции и придерживаться определенных правил. Как только вы выведете систему, то отклоняться от четкой последовательности действий не стоит, иначе вы рискуете снова погрязнуть в бумажных и электронных письмах.
Помните о календаре и не забывайте отмечать дни, в которые необходимо разобрать и отсортировать письма.
