Руководители любых компаний регулярно сталкиваются с универсальной проблемой: борьбой за их внимание. Дана Ситар, ведущий редактор по профессии, делится своим опытом общения с коллегами и подчиненными. Как отказать сотруднику, но при этом его не обидеть?
Принципы распределения внимания
Дана рассказывает: «Я управляю командой, работающей практически с каждым отделом нашей компании. Это означает большое количество координационной работы во всех направлениях. Если вы основатель компании, ее генеральный директор или владелец, то такая ситуация практически неизбежна».
Президент Дуайт Эйзенхауэр разработал принципы, дающие представление о том, как распределять внимание:
- Сосредоточьтесь на том, что срочно и важно (например, неисправность сайта, которая может сказаться на выручке).
- Выделите в графике время для того, что важно, но не срочно (например, разработка стратегии компании, написание книги).
- Не тратьте свое время на малозначительные задания (например, ответ на каждое «холодное» электронное письмо).
Это должно хорошо работать. Большую часть времени.
Без ущерба для работы
Проблема в том, что кто-то постоянно будет требовать вашего внимания. Они не в курсе, что у вас есть другие важные задачи. Возможно, то, с чем они к вам обращаются, это самое срочное в их текущей работе.
Вы не можете без конца отрываться от собственных заданий, чтобы заняться чужим вопросом, каким бы важным для него он ни был. Это серьезно расходует ваше время и мешает концентрироваться на вашей «важной, но не срочной» работе – тех ценных обязанностях, которые вы выполняете ради компании.
Как же защитить свое время но не обидеть сотрудников?
«Для меня это не срочно»
Чтобы принимать важность просьб подчиненных, но при этом не отрываться от собственных заданий, стоит выучить одну важную фразу: «Для меня это не срочно».
Вам не нужно говорить сотруднику именно эти слова. Вообще-то, вам вообще не стоит их произносить. Достаточно просто держать эту фразу в голове, так что вы легко сможете разграничить дела, требующие неотложного внимания, и дела, которые могут подождать.
Не стоит давать человеку понять, что его задание не кажется для вас срочным. Достаточно обозначить актуальность его запроса и очертить дедлайн. Так он получит от вас мгновенный ответ, но при этом не отвлечет вас от работы. Он поймет, что его обращение важно, поскольку вы держите в уме сроки выполнения.
Занесите его обращение в список «важных, но не срочных» дел и придерживайтесь того дедлайна, который сами обозначили. Такой отказ не обидит коллегу.
Включение вопросов в рабочий процесс
Дана Ситар: «Часто я получаю просьбы лично или через рабочий мессенджер. Это кажется безобидным, но на самом деле очень отвлекает от работы. Природа этой коммуникации производит впечатление срочности просьбы: кто-то прямо перед тобой стоит и ждет ответа или зависшее уведомление в чате умоляет кликнуть на него. Никто же не хочет забыть о нем, проще сразу разобраться».
Чтобы вас перестали разрывать в различных направлениях этими требованиями быстрого ответа, переводите беседу в согласованный рабочий процесс.
«К примеру, если кто-то спрашивает о чем-то, относящемся к проекту, я прошу пересылать его вопрос в приложение, где обсуждается этот проект. Там я про него не забуду и разберусь с ним в порядке очереди. При этом на человека, озвучившего вопрос, налагается дополнительная обязанность: ему придется еще раз его пересмотреть. А затем уже ваша задача решить, когда лучше внести вопрос на собственное рассмотрение в ходе рабочего процесса. Возможно, на сотрудников я произвожу впечатление педанта, но меня такая репутация устраивает. Особенно если это помогает мне справляться с собственной работой. Это того стоит», - подчеркивает Дана.
