Пользование электронной почтой и смартфонами может стать причиной стресса. Ученые называют это «техностресс». В настоящее время во многих странах Европы работникам дают возможность использовать так называемое «право на отключение».
Работу с электронной почтой нельзя просто назвать хорошей или плохой, а, согласно исследованиям, тип личности, характер деятельности и их цели оказывают влияние на реакцию при разборе электронной почты. Чтобы она не доставляла проблем, необходимо не только ограничивать количество отправляемых электронных писем, но и улучшать качество самой работы. Можно следовать некоторым советам, благодаря которым получится снизить уровень стресса от постоянной работы с электронной почтой.
Оформление темы письма
В этой строке необходимо точно указывать, о чем идет речь. Достаточно использовать для этого шесть-десять слов, чтобы получатель мог расставить приоритеты, сортируя свои письма, даже не открывая их. Если человек пользуется мобильным устройством, то, скорее всего, будет видеть только первые 30 символов в этой строке. Так что старайтесь формулировать тему кратко, но сделайте ее достаточно наглядной, чтобы было понятно, о чем идет речь.
Действительно ли электронное письмо - самое лучшее средство в конкретной ситуации
Если вы работаете в одном и том же офисе, почему бы вам не поговорить с нужным человеком лично или по телефону. Часто такие альтернативные формы общения помогают избежать неэффективной переписки по электронной почте.
Мгновенные сообщения и видеовызовы зачастую больше подходят для быстрой внутренней пересылки сообщений. Но при этом не стоит забывать соблюдать некоторые рекомендации по ведению электронной переписки.
Всему свое время время
Согласно исследованиям, электронные письма, получаемые в нерабочее время, затрудняют восстановление после стресса по окончании рабочего дня. Попытайтесь оказать влияние на культуру вашей компании, перестав отправлять или отвечать на электронные письма в нерабочее время.
Важно, чтобы руководство правильно оценило эту ситуацию и перестало решать деловые вопросы с сотрудниками вне рабочего времени. Как вариант, сотрудникам можно отключить доступ к электронной почте в этот период. Как показывают последние исследования, круглосуточное ожидание вызова с работы может негативно сказаться на здоровье сотрудников.
Отложите отправку писем
Некоторые люди часто продолжают решать рабочие вопросы, находясь дома, в свое свободное время. В этом случае, а также если партнеры работают в разных часовых поясах, воспользуйтесь опцией отложенной доставки, тогда электронные письма будут отправляться только в рабочее время и не помешают личной жизни других людей.
Положительный настрой
Большое значение имеет не только количество писем, но и качество общения. Отправляя сообщение, нужно учитывать эмоциональную реакцию получателя. Исследователи выяснили, что электронная информация легче обостряет конфликты и часто неправильно интерпретируется. В этой ситуации стоит задуматься, является ли электронное письмо лучшим средством передачи сообщения в этой ситуации?
День без электронной почты
Целесообразно вспомнить о других способах общения и использовать «день без электронной почты». Это может быть первая или последняя пятница каждого месяца или, возможно, даже каждую неделю. Эту инициативу предложили эксперты Национального форума по вопросам здоровья и благополучия на работе, сейчас ее используют предприятия по всему миру. В такой день сотрудникам рекомендуют общаться лично или звонить по телефону.
О ваших предпочтениях должны знать другие люди
Причиной стресса может стать не только слишком большое, но и недостаточное количество электронных сообщений. Причиной этого становится несоответствие между предпочтениями в общении разных людей. Некоторые люди любят получать электронные письма, и большой трафик не доставляет им неудобств. Уменьшение количества писем в этом случае скорее приведет к стрессу, чем облегчит жизнь. Поэтому нужно учитывать индивидуальные особенности других людей и доводить до них свои.
Найдите время на отдых
Скопление писем в течение недели, по-видимому, является одним из наиболее частых источников техностресса. Целесообразно настроить систему таким образом, чтобы электронные письма возвращались отправителю, когда получатель находится в отпуске. При этом желательно указать альтернативный контакт для срочных запросов.
Использование отдельного рабочего телефона
Это должно быть единственное мобильное устройство, с которого вы просматриваете рабочие письма. Его стоит отключать в нерабочее время. Также отключите отправку уведомлений о новых письмах или настройте ее так, чтобы они приходили по определенному расписанию.
Не работайте поздно вечером
Использование смартфонов в позднее время негативно сказывается на нашей способности засыпать, а также является причиной постоянных размышлений и стрессов на работе. Как следствие, снижается качество сна. Поэтому стоит убрать телефон как можно дальше от кровати.
