Организация хранения вещей – не только модная тенденция, но и необходимость в условиях современного мира. Воспитание детей, работа, приготовление ужина или встреча с друзьями в кофейне – все это требует значительного количества времени. На организацию бытовых вопросов его уже часто не хватает.
Не менее важным является и вопрос хранения бумаг и документов. Сколько времени займет поиск прошлогодней квитанции за свет?
Навести порядок и избавиться от лишних документов просто. Достаточно воспользоваться рекомендациями от Мари Кондо, известного автора методики организации пространства.
Категории документов
Эксперт по домашней уборке и популярный автор книг рекомендует выделить три категории документов:
- «вечные»;
- с определенным сроком «жизни»;
- мусор.
К первой группе относятся та информация, которая необходима на протяжении всей жизни. Вторая – всевозможные документы, актуальные до определенной даты. Третья группа – все, что подлежит уничтожению.
Хранить документы Мари Кондо рекомендует в вертикальных лотках, что существенно экономит пространство.
Система этого известного автора идеальна, но для применения в условиях российских реалий требует внесения некоторых изменений, учитывающих актуальное законодательство и традиции документооборота.
Сократить время на поиски документов позволит введение дополнительных подкатегорий для второй группы:
- Имущественные: включают договоры купли-продажи на недвижимость и автомобили, полиса страхования, справки из БТИ, ГИБДД и т. д.
- Здоровье: договоры страхования, медицинские карты, выписки и эпикризы и прочие.
- Финансовые: договоры на открытие банковского счета, вклада, квитанции о погашении кредита, справки и выписки.
- Налоговые: сюда следует отнести квитанции об оплате, налоговые декларации и т. д.
В большинстве случаев достаточно этих четырех подкатегорий.
Если в стопке оказалось 5-20 страниц, разбивать на дополнительные группы не следует. Поиск нужного документа займет считанные минуты. Если в пачке более 30 листов, изучите содержание каждого и определите, что можно сохранить в электронном виде, а что можно выделить в дополнительную подкатегорию, например, переписку с определенной компанией, договор и остальную документацию при оформлении страховой выплаты.
Хранить вечно
К этой категории относятся все документы, которые выдаются на протяжении жизни один раз:
- свидетельства о рождении и смерти;
- паспорта;
- трудовые книжки;
- пенсионные удостоверения;
- свидетельства о браке и разводе;
- копии завещаний, доверенностей;
- документы об усыновлении.
В случае утери их восстановление требует времени и значительных усилий.
Обзаведитесь сейфом
Хранение «вечных» документов требует соблюдения определенных правил безопасности. Специализированные шкафы в домашних условиях занимают много места. Рассмотрите возможность покупки огнестойкого сейфа или аренды банковской ячейки.
Отсканируйте их и сохраните резервные копии в «облачных хранилищах». Так вы сможете получить доступ удаленно и в любой экстренной ситуации. Не забывайте о мерах безопасности: используйте надежные пароли, которые не смогут подобрать другие люди.
Хранить 3 года
В соответствии с действующим российским законодательством, для многих случаев установлен срок исковой давности 3 года. Поэтому некоторые документы следует хранить именно на протяжении этого периода.
Например, был заключен кредитный договор. Последняя выплата была произведена в декабре 2018 года. В таких случаях рекомендуется обратиться в банк за выпиской и справкой о полном погашении долга. Все документы: договор, квитанции, выписка и справка, должны храниться до января 2022 года. В случае возникновения претензий со стороны банка или третьих лиц вы сможете подтвердить факт погашения и отсутствия долга.
Аналогично ситуация выглядит и с налоговыми документами. Срок исковой давности также составляет 3 года. Именно в течение этого периода следует хранить квитанции об оплате, налоговые декларации и документы, подтверждающие право на получение вычетов или льгот.
Сюда же следует отнести:
- договоры купли-продажи недвижимости или автотранспорта (если они использовались для расчета налогов при заполнении деклараций);
- ипотечные договоры;
- медицинские карты (включая счета, квитанции, рецепты и договоры страхования);
- документы, подтверждающие куплю-продажу валюты, золота, других активов.
Если договоры купли-продажи недвижимости или транспорта не использовались для заполнения налоговой декларации, их следует хранить как можно ближе к «вечным» на протяжении всего периода владения собственностью.
Важно: все чеки следует периодически сканировать и переводить в цифровой вид или делать ксерокопии. Дело в том, что через небольшой промежуток времени чернила обычно выцветают, а это грозит потерей подтверждающей информации об очередном платеже, например, по кредиту.
Документы с фиксированной датой
В эту категорию следует отнести договоры и документы, подразумевающие наличие гарантийных сроков: на установку пластиковых окон, дверей, пожарной сигнализации, услуги ремонта помещения, покупку бытовой техники.
Разложите их по файлам, упорядочивая по типу и дате окончания. При возможности отсканируйте их и храните в электронном виде.
Хранить 1 год
Эта категория в основном состоит из ежемесячных отчетов и счетов. Хорошее правило – организовать их хранение на протяжении года, а в следующем году каждые 6 месяцев избавляться от части прошлогодних бумаг.
Хранить 30-45 дней
К этой группе относятся:
- выписки по кредитным картам;
- чеки из банкоматов;
- коммунальные и телефонные счета.
Чеки из банкоматов и выписки с карт можно выбросить сразу после проверки информации. Чеки, подтверждающие оплату коммунальных услуг, следует отнести к предыдущей категории. Хранить их лучше, упорядочивая по датам.
Важно: все буклеты, проспекты, вырезки из газет, которые действительно нужны, лучше отсканировать и хранить в электронном виде. В этом случае объем бумаг существенно сократится. Инструкции на бытовую технику и электронику можно скачать через интернет, а напечатанные – выбросить.
Сортировка финансовых документов - довольно простой процесс, если определить срок действия конкретных типов документов. Периодическая ревизия сэкономит время на поиск нужной квитанции и избавит от лишних объемов бумаг.
Организация хранения
Все документы, кроме «вечных», можно хранить в файлах или папках, разбитых по категориям, подкатегориям и упорядоченных по срокам.
Можно заказать письменный стол, где один ящик будет предназначен для хранения документов.
Используйте возможности визуализации: определите соответствие цвета и темы.
Например:
- финансы – зеленый;
- личное – фиолетовый;
- недвижимость и автотранспорт – желтый;
- медицинские документы – синий;
- налоги – красный.
Такой способ требует небольших вложений на покупку стикеров, файлов или папок-конвертов определенных цветов, но это позволит сократить время на поиски и упорядочить документы.
Инвентаризация
Проверять документы на актуальность можно раз в год или полгода. Такой подход поможет поддерживать порядок и актуальность документов.
Не забывайте о возможности хранить все документы в электронном виде. Современные технологии и требования безопасности гарантируют сохранность и конфиденциальность информации при отсутствии огромных стопок бумаг.
