Рубрики
...

Как перестать быть очень занятым и стать более продуктивным

В современном обществе сложилось неверное мнение, будто занятой, постоянно что-то делающий человек обязательно должен быть успешен. К сожалению, это далеко не так. Нередко внешняя активность на деле является суетливостью, порожденной неумением распланировать свой день и сделать свою работу более продуктивной. В итоге нам ни на что не хватает времени, а успех все не приходит. И с каждым годом накапливающаяся усталость и разочарование жизнью становятся все больше. Поэтому разрывать этот порочный круг нужно как можно раньше. Как именно? Существует несколько простых способов.

Дайте себе право на выходной

Большинство работодателей в наши дни убеждены, что сотрудник должен быть на связи 24 часа в сутки 7 дней в неделю. Они считают себя вправе позвонить подчиненному посреди ночи или в его выходной день и потребовать срочно выполнить какую-нибудь неурочную работу. Изменить их образ мыслей, к сожалению, не в наших силах. Зато мы вправе исправить собственные устаревшие представление о труде. Крепостное право отменили полтора столетия назад, хватит безропотно пахать на «барина»! Если у вас не хватает духу решительно отказаться от дополнительной работы, поступите радикально: купите себе отдельный телефон и после выхода из офиса отключайте его.

Заставьте себя поверить, что время между концом смены и началом следующей принадлежит только вам. Так же как и еженедельные выходные и летний отпуск. Спокойный здоровый отдых позволит вам восстановить силы и сделает вас более продуктивным, внимательным и креативным.

Найдите способ расслабляться во время трудового дня

То, что человек – не машина и не способен выполнять работу равномерно и методично, понятно каждому. Но почему-то в нашей стране все еще считается неприличным как-то проявлять свои слабости во время нахождения на службе. А на тех, кто позволяет себе использовать какие-либо способы релаксации, не мешающие работе (например, приносить с собой в офис мягкие тапочки или удобную подушку) часто смотрят, как на сумасшедших.

Однако задайте себе вопрос: почему бы и нет? Основная задача работника – выполнять свои должностные обязанности качественно и вовремя. Если какое-то действие позволяет вам повысить свою продуктивность и не мешает другим людям, почему вы должны этого стесняться?

Займитесь медитацией

Отличный способ быстро прийти в норму – освоить какой-нибудь простой способ релаксации. Это может быть, например, знаменитая дыхательная гимнастика йогов или медитация. А быть может, вам стоит во время обеденного перерыва сократить время трапезы, а в сэкономленные полчаса немного подремать?

Ставьте цели для каждого этапа работы

Принцип «отсюда и до обеда» подходит разве что для анекдотов. В реальной же жизни четко поставленная цель, втиснутая в жесткие временные рамки, намного предпочтительнее. Не нужно садиться за компьютер, чтобы просто составить отчет или разобрать почту. Вместо этого четко определитесь, сколько времени вы готовы потратить на каждое действие и какого результата планируете достигнуть. А также – что будете делать, если справитесь с задачей раньше ожидаемого. «Полтора часа на то, чтобы составить месячный отчет» - вот как должна выглядеть ваша текущая цель. Это поможет вам полностью сосредоточиться на выполняемом действии и не отвлекаться на другие дела.

В идеале ваш рабочий процесс должен быть разбит на множество микрозадач. Вы увидите, что так все необходимые обязанности будут выполнены гораздо быстрее, чем обычно, а свободное время использовано с куда большей пользой.

В случае если поставленная задача очень объемна и нет возможности выполнить ее за один присест, помощь календаря особенно важна. Посчитайте, сколько часов в день вы должны посвящать проблеме, чтобы успеть решить ее в срок. Не нужно пытаться сделать как можно больше сегодня, чтобы на завтра осталось меньше. Практика показывает, что такой способ отнимает намного больше времени, чем методичное следование намеченному плану.

Соблюдайте режим дня

Перерывы во время рабочей смены – обязательное условие качественного выполнения сотрудниками своих обязанностей. Во многих организациях, кроме перерыва на обед, предусмотрены особые «перекуры» - 15-минутный отдых, предоставляемый каждые 2 часа. Особенно это касается тяжелых или опасных производств, требующих от работника постоянного внимания.

Не забывайте о том, что с каждым часом рутинной работы наша мыслительная активность снижается, а с ней и производительность. Поэтому, если вы работаете на дому или можете сами планировать порядок выполнения своих обязанностей, старайтесь чередовать разные виды труда или устраивать небольшой отдых каждые несколько часов.

Если же такой возможности нет, постарайтесь организовать свое рабочее время так, чтобы все-таки давать своему организму вовремя восстанавливать силы:

  • при работе с компьютером делайте гимнастику для пальцев не реже одного раза в час;
  • используйте возможность размять мышцы каждый раз, когда выходите в санитарную комнату;
  • не пропускайте обед – сэкономленный час в итоге обернется потерянными двумя, поскольку мозгу для нормальной работы требуется много энергии, а кроме как вместе с пищей он ее получать неспособен.

Заранее планируйте день

Исследования показали, что свободное время, особенно если оно появляется неожиданно, вредит рабочему процессу больше, чем жесткий цейтнот. Получая такой незапланированный мини-выходной, большинство людей теряются и не знают, чем заняться. Есть и другая сторона этой проблемы: неопределенные сроки выполнения задачи мешают многим работникам сосредоточиться, вызывая желание отложить дело на потом.

Чтобы избежать этого, специалисты советуют тщательно планировать свой день и стараться держаться в установленных временных рамках. Мелкие дела лучше делать загодя: погладить одежду заранее, собрать сумку вечером, а не за пять минут до выхода на работу, выписать себе график движения транспорта и приходить на остановку хотя бы за 10 минут до прибытия автобуса и т. д.

На первый взгляд все эти советы кажутся совершенно очевидными и довольно банальными. Однако на деле большинство людей не следуют им, считая, что и так все прекрасно успеют и лишние 10 минут, необходимые для составления плана на завтра, можно потратить на что-нибудь более важное. Итогом становятся ежедневная нехватка времени, ощущение чудовищной (и, что хуже, бесполезной) спешки и постоянная усталость. Что выбираете вы?