Рубрики

Как руководителю поддерживать внимание сотрудников на встрече: дать высказать разные точки зрения, пробудить эмоциональность и другие приемы

Относитесь ли вы к числу тех людей, которые ненавидят встречи, потому что они проходят слишком долго и никогда не кажутся действительно актуальными?

Но встречи могут стать одним из самых мощных инструментов в арсенале любого менеджера, если умело руководить вниманием аудитории. Не отвлекаясь, участники будут лучше понимать, о чем идет речь, и помогут принимать лучшие решения.

Что такое внимательность и осознанность

По сути, осознанность означает понимание происходящего в настоящем времени.

Будучи изначально буддийской концепцией, внимательность является одним из семи факторов просветления. В этом контексте это означает осознание реальности вещей, и поэтому считается способом преодоления заблуждений.

На личном уровне внимательность означает осознавать свое тело, разум и чувства.

Если председатель собрания помогает участникам стать более внимательными, они участвуют более активно, сосредотачиваясь на приоритетах встречи, а не на собственных мыслях. Хотя это может показаться сложным, есть удивительно простая серия нескольких шагов, которые нужно предпринять, чтобы помочь участникам войти в это «осознанное пространство».

Поощряйте открытость

Участники встречи должны чувствовать, что они могут говорить открыто, не беспокоясь о возможных последствиях своих высказываний. Руководитель даже может принять меры для поощрения этого, гарантируя, что личных преследований не последует, если мнение участников отличается от официальной точки зрения.

Установка доверия

Доверие требует времени для развития, но как только оно появляется, то становится мощным инструментом поощрения открытости и обмена информацией. Важно, чтобы участники собрания узнавали друг друга лучше и имели возможность укрепить доверие.

Убедитесь, что всем физически комфортно

Звучит странно, но исследования показывают, что все мысли и эмоции возникают сначала как физические ощущения. Они интерпретируются как чувства, а затем влияют на принятие решений. Следовательно, очень важно убедиться, что всем физически комфортно. Это означает, что в комнате для собраний должно быть достаточно места, чтобы все могли удобно расположиться, чтобы не было слишком жарко или холодно, и чтобы каждый, кто хочет, мог попить воды.

Убедитесь, что члены группы имеют разные взгляды

Если группа слишком однородна, могут возникнуть проблемы, например, есть опасность группового мышления, когда группа не видит, что возможны другие перспективы. Поэтому эффективная практика заключается в обеспечении того, чтобы присутствующие работали в разных сферах деятельности организации, а также чтобы у них были разные перспективы.

Разрешите участникам выражать эмоции

Иногда может показаться, что выражение эмоций осуждается в деловом контексте и даже при личной встрече. Но то, как мы себя чувствуем, является неотъемлемой частью того, как мы принимаем решения, поэтому осознанное состояние не может возникнуть, если не позволено выражать эмоции.

Так как у нас в стране все воспитаны так, что нужно держаться официально на производственных мероприятиях, руководитель должен дать "добро" и объяснить, что работники могут быть более эмоциональны и искренни.

Встречайтесь лицом к лицу везде, где это возможно

Хотя вполне возможно укрепить существующие отношения по электронной почте и даже развить их, встреча лицом к лицу помогает установить более глубокие связи. Поощряйте участников говорить лично, когда это возможно.

Учитывайте тот факт, что люди имеют ограниченный диапазон внимания

Время имеет решающее значение для поддержания внимания. Это трудно сделать, даже если нужно удержать внимание в ограниченное количество времени. Таким образом, председатель должен помнить об этом и следить, чтобы заседания были краткими и актуальными, с перерывами и прохладительными напитками, предоставляемыми в случае необходимости.

Если вы руководитель, который имеет слабость к продолжительным речам, вы должны написать для себя план речи и установить, сколько будет длиться каждый эпизод. Например, обзор ситуации - 10 минут, анализ результатов за прошлый месяц - 10 минут и т. д.

Говорить долго бессмысленно, так как большинство людей не может долго сосредотачиваться на речи и быстро теряет концентрацию, погружаясь в размышления о личных темах.

Председатель всегда в центре внимания

Председатель является центральной фигурой встречи. Он должен присутствовать от начала до конца, следить за порядком и тем, чтобы выступающие придерживались основной темы и структуры собрания.

Разрешить обсуждение новых идей и приоритетов

Но часть времени должна быть заранее выделена для обсуждения новых проблем, личных вопросов сотрудников. Если встреча будет посвящена анализу того, как компания или организация вела дела в прошлом, она, скорее всего, пропустит новые и появляющиеся идеи.

Поэтому председателю необходимо продолжать участвовать в обсуждениях и стараться не сопротивляться новым темам, если они возникнут.

Лучший способ сделать это - сосредоточиться на том, что необходимо прямо сейчас, что, вероятно, будет способствовать появлению необходимой информации и поможет группе принять наиболее эффективные решения.

Формируйте структуру собрания

Для каждого собрания заранее продумывается тема и повестка дня. Но руководитель должен помогать ему оставаться интересным и актуальным и менять вопросы в случае необходимости.

Так как на одного человека возложена ответственность следить за вопросами для обсуждения, все остальные могут сосредоточиться на содержании и, следовательно, принимать более осознанные решения.

Просто здравый смысл

Возможно, вы думаете, что многие из этих десяти шагов выглядят очевидными, и кто же будет действовать иначе. Но исследования показывают, что они не обязательно являются нормой.

Если вы включите хотя бы несколько из этих десяти пунктов в свои собрания, вы, вероятно, обнаружите, что ваши собрания станут более эффективными. Если вы включите их все, то непременно обнаружите, что группы, которые вы возглавляете, принимают более эффективные решения и что люди присутствуют не только телесно, но активно вовлечены в процесс обсуждения, находясь "здесь и сейчас".

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание