Ева Чен - менеджер в моей компании, была строгим сторонником Inbox Zero. Как директор по партнерству в области моды в Instagram, 40-летний бывший редактор журнала получает сотни сообщений в день, касающихся практически всего, начиная от одобрений работы до планирования встреч и приглашений на мероприятия.
Чтобы разобрать почту и справиться со всей работой вовремя, она рассказала мне о некоторых лайфхаках, которые также помогли ей добиться успехов в карьере.
Каков процесс?
Сначала она просматривает наиболее распространенные типы электронных писем, которые она получила за день, а затем разбирает их на восемь-десять различных категорий в зависимости от того, какой ответ им требуется. Например, приглашение на мероприятие может вызвать «RSVP Да» или «RSVP Нет», в то время как другие вопросы лучше всего обработать или направить помощнику, так как самостоятельно их разбирать - означает тратить уйму времени.
Затем она создала подписи электронной почты с этими постоянными ответами, которые она выбирает, перемещаясь по почтовому ящику, чтобы ускорить процесс, и добавляя персонализированные сообщения по мере необходимости.
Продвижение по карьерной лестнице
Автоматизированный метод помог, поскольку Ева была обычным менеджером, но совсем скоро стала директором. Секрет состоял в том, что она просто использовала этот метод, которым позже воспользовалась и я, также добившаяся немалых высот на работе. Вы должны всегда помнить, что с хорошей должностью приходит и огромная ответственность.
Сегодня Ева также использует более гибкий подход к сохранению нулевого количества непрочитанных сообщений.
Как другие лидеры справляются со своими почтовыми ящиками?
Конечно, Ева едва ли одинока в ежедневном наплыве рабочих сообщений. Согласно опросу Adobe, средний работник тратит более пяти часов в день на проверку личной и рабочей электронной почты.
Короткие и точные сообщения, как сжатые два предложения или меньше, - так телеведущий и продюсер Райан Сикрест управляет своей папкой «Входящие», в то время как Ким Кардашян говорит, что удаляет каждое электронное письмо, после того как прочитает его, и сохраняет только те, которые, по ее мнению, являются важными. Когда она отвечает на электронное письмо, оно, как правило, затрагивает другие задачи в течение ее напряженного графика.
Актер Эштон Катчер, ставший бизнесменом, сводит к минимуму стресс от электронной почты, избегая платформы в течение первого часа своего рабочего дня. Вместо этого он записывает то, что он хочет выполнить, и когда обращается к рабочей электронной почте, то сначала отправляет свои собственные сообщения, чтобы делегировать, что необходимо сделать, прежде чем он прочитает, что находится в его почтовом ящике.
Что касается Евы, то она предпочитает начинать свой день, отвечая на прямые сообщения, отправленные ей в Instagram, которые, как правило, являются более личными разговорами от друзей и семьи.
Она рассказала, что также получает около 600 сообщений в день от людей, которых она не отслеживает на платформе, и иногда будет отвечать на их вопросы в своей ленте Instagram Stories, которые часто работают в моде и ориентируются в технологии индустрии.
