Пандемия COVID-19 заставила людей сидеть по домам. И тем самым продемонстрировала эффективность заочной дистанционной кооперации – через сервисы видеоконференций. Однако сейчас регулярные звонки мешают работе. Как это исправить?
Бесконечное бессмысленное общение
Условия самоизоляции и карантина предполагают, что человек вынужден взаимодействовать с коллегами через Интернет. И на первых этапах пандемии подобное общение сопровождалось чуть ли не атмосферой праздника: офисные работники впервые попробовали новые условия и ощущали эмоциональный подъем.
Со временем видеозвонки превратились из приятной опции в обязательный элемент работы. И даже если раньше было намного проще подойти к соседнему столику или спуститься этажом ниже, теперь приходилось заранее планировать онлайн-встречу, сверяя расписание по календарю.
Более того, многие менеджеры превратили регулярные конференции в часть корпоративной культуры. Ситуация зашла настолько далеко, что крупные компании отметили в 2022 году рост числа звонков на 80% – со средних 5 раз в день до 8. В таких условиях многие сотрудники жалуются на стресс и хроническую усталость, на ощущение постоянной нехватки времени.
Гнетущая «необязательная» обязанность
Сбои в работе происходят из-за чрезмерного планирования. Хотя работники могут решить вопрос прямо сейчас в рамках диалога, они вынуждены подстраиваться под общие «совещания» и откладывать проблему на завтрашний день. Ведь прямо сейчас по ежедневнику у них решение иных задач.
Кроме того, от совещания онлайн невозможно отказаться, когда этого требует непосредственный начальник. С одной стороны, естественным будет сказать «нет», если присутствие работника не является необходимым, и он сам это осознает. С другой, оно нередко воспринимается в качестве отказа работать в команде и может негативно сказаться на зарплате.
Как итог, сотрудники участвуют в чем-то абсолютно не нужном для выполнения их обязанностей, тратят на это время и не справляются с непосредственными обязанностями. Как это исправить?
Рационализация встреч в онлайне
Многие фирмы на Западе уже предпринимают шаги по защите психологического здоровья работников. Одни вводят расписание, по которому нельзя совершать созвоны в среду, другие – ограничивают количество участников тремя за раз. Компания TechSmith отличилась тем, что на целый месяц запретила видеоконференции в любом формате и заявила о последующем повышении производительности.
Специалисты по менеджменту и психологии рекомендуют вместо радикальных мер действовать поэтапно. Стандартный план включает семь шагов:
- провести аудит встреч;
- проанализировать цель звонка;
- сократить требования к участникам;
- уменьшить время конференции;
- сократить стресс от общения;
- создание культуры взаимодействия;
- использование альтернативных инструментов.
Первый пункт предлагает проанализировать регулярно проходящие совещания и оценить, насколько они необходимы. Возможно, их количество можно уменьшить без вреда для рабочего процесса?
На втором этапе каждому организатору стоит задуматься: могу ли я обойтись без звонка? Заполнение отчета или личный вопрос не всегда требуют звонка в Zoom.
Третий шаг в большей степени нацелен на менеджеров, которые призывают каждого работника сидеть на совещании от начала и до конца. Хотя относящиеся к ним части разговора могут занимать буквально 5 минут из двух часов общения.
Вот почему на четвертом этапе лучше всего планировать созвоны так, чтобы время каждого было минимальным, а перерывы между ними – увеличивались.
Пятый и шестой пункты фокусируются на людях. Зачем работающему дистанционно тратить время на прихорашивание ради 15 минут разговора? Можно сократить личный стресс, выстроив рабочее место особым образом:
- уменьшить размеры окошек в приложении;
- выставить свое изображение вровень с остальными;
- подобрать комфортные свет и фон для рабочего места;
- по возможности, разрешить отключение камеры.
«Видеозвонок» не обязан сопровождаться передачей изображения, отсутствие которого делает созвон более комфортным для участников. В такой обстановке людям намного проще собраться с мыслями. Стоит заранее проинформировать участников о теме конференции и попросить быть лаконичными, чтобы сэкономить время друг друга.
Заочная работа в тишине
Седьмой шаг специалисты назвали «мозговой штурм в тишине», поскольку он предлагает эффективные альтернативы созвону. Ключевые моменты и задачи можно обговорить очно, но не все способны в сжатые сроки сформулировать хорошую идею. А вот онлайн-документ, открытый для редактирования или внесения предложений, позволит все спокойно обдумать. И уже на следующем видеозвонке лучшие предложения можно еще раз обговорить перед окончательным утверждением.
Общение не должно быть чрезмерным. И менеджеры должны осознать: слишком большое количество совещаний делает работу менее эффективной. Вот почему отказ от звонка или конференции не должны восприниматься в штыки.
