В жизни есть много вещей, которые потенциально могут отнять много времени. Минимизируя или устраняя отвлекающие факторы, вы можете достичь большего и даже стать более успешными. Когда вам нужно избежать как можно большего количества отвлекающих факторов, используйте советы, описанные ниже.
Телефон
Это устройство, которое используют все современные люди, но оно становится наиболее серьезным отвлекающим фактором в вашей работе.
- Когда вы заняты, включите тишину.
- Используйте голосовую почту, чтобы ответить на пропущенные звонки позже.
- Запланируйте время в течение дня, когда вы будете находиться онлайн или принимать звонки. Пусть другие знают ваше расписание.
- Заведите личный мобильный телефон, не давайте номер своему начальнику или коллегам. Друзья и семья всегда смогут связаться с вами в случае крайней необходимости.
- Когда вы звоните или получаете звонок, будьте вежливы, слушайте и уточняйте, но старайтесь избегать обсуждения лишних деталей.
- Принимайте звонки стоя. Исследования доказывают, что люди, которые стоят во время разговора по телефону, заканчивают его быстрее.
Электронная почта
Это еще один отвлекающий фактор, который можно свести к минимуму.
- Проверяйте свою электронную почту только пару раз в день. Закройте почтовый клиент, если он не используется. Новые электронные письма могут внезапно отвлечь вас от выполнения работы.
- Настройте папки в почтовом клиенте, чтобы автоматически фильтровать и сохранять сообщения.
- Запланируйте время для отправки и ответа на электронные письма.
- Немедленно удалите все спам-письма.
- Так же поступите и со всеми ненужными письмами. Это включает в себя "общие" письма, которые конкретно не касаются вас. Сотрудники организаций часто используют функцию "Ответить всем".
- Пересылайте электронные письма тому, кто может лучше на них ответить, если это уместно.
- Старайтесь обрабатывать каждое письмо только один раз, читайте и отвечайте в течение запланированного времени.
- Будьте внимательны с электронными письмами, помеченными как срочные или высокоприоритетные. Вероятно, что это просто способ привлечь ваше внимание.
Компьютеры
Большинство современных людей в своей работе использует компьютер. Однако нередко он превращается в отвлекающий фактор.
- Отключите все приложения для обмена мгновенными сообщениями.
- Закройте программы и документы, когда вы закончите их использовать. Это не только устраняет отвлекающие факторы, но и означает, что ваш компьютер имеет больше ресурсов для выполнения работы.
- Закройте веб-страницы после того, как вы закончили их читать. Это особенно важно для новостных или социальных сетей, где информация постоянно обновляется.
- Если вы испытываете искушение отвлечься с помощью компьютерной игры, то либо сократите количество времени, которое вы играете, либо удалите ее с вашего компьютера.
- Убедитесь, что ваш компьютер защищен от вирусов и вредоносных программ. Сделайте резервную копию своей работы; используйте USB-накопитель для хранения важных документов и файлов, но не забудьте защитить его паролем.
- Работайте в пределах своих возможностей. Попытка освоить новые ИТ-навыки, когда у вас нет времени, может обернуться катастрофой, попросите кого-нибудь о помощи или найдите более простой способ достижения своей цели. Запланируйте время в будущем, чтобы изучить конкретные ИТ-навыки.
Встречи
Если бесконтрольно посещать встречи, то у вас совсем не останется времени на выполнение работы.
- Посещайте только те собрания, которые имеют к вам отношение. Является ли встреча необходимой и имеет ли она конкретную цель?
- Стремитесь приходить на встречи вовремя, не рано и не поздно.
- Заранее выясняйте цель встречи и получите копию повестки дня. Договоритесь уйти с собрания пораньше, если это уместно.
- Заранее узнайте, как долго продлятся встречи. Начните и закончите встречу вовремя.
- Используйте повестку дня, особенно для более длительных заседаний, когда присутствующие отклоняются от темы.
- Дайте людям знать, когда вы можете встретиться с посетителями.
- Планируйте время, когда вы можете встретиться с посетителями. Постарайтесь ограничить каждую встречу десятью или пятнадцатью минутами. Слово "встреча" более формально, и люди менее склонны думать, что они "заскочили поболтать" и скорее всего придут по определенной причине.
- Научитесь говорить нет. Если посетители прибывают в неудобное время, то вежливо объясните, что вы не можете их принять, и запланируйте визит на удобное время для вас обоих.
Семейные обязанности
Не забывайте планировать время, чтобы провести его с друзьями! Иначе ваша жизнь превратить в беспрерывную работу.
- Используйте календарь, в котором будут указаны обязательства для каждого члена семьи. Включите общественные мероприятия, выходные дни, встречи с врачами и стоматологами, запланированные мероприятия, такие как праздники и визиты друзей. У вас должно быть как можно больше информации, чтобы эффективно управлять временем.
- Используйте коробку для хранения важных документов. Включите напоминания о встрече, если это требуется.
Стресс
Когда вы заняты, вы, скорее всего, более вспыльчивы, чем когда вы расслаблены. Мелочи раздражают вас, и вы, скорее всего, чувствуете стресс или гнев. Вы рискуете повредить своему здоровью и чувствам других людей. Всегда старайтесь оставаться как можно спокойнее, дайте другим понять, что вы заняты и что вам нужно время, чтобы выполнить свои задачи. Люди обычно понимают и даже могут предложить помощь!
Теперь вы знаете, как устранить отвлекающие факторы.
