Рубрики

Нужно действовать быстро: как написать эффективное письмо с извинениями

Когда в деловой переписке вы допускаете ошибку – это плохо. Неграмотно составленное или неуместное сообщение может подпортить репутацию вашего бизнеса. Реабилитироваться в глазах делового партнера помогут искренние извинения. Действовать нужно быстро, без промедления. В то же время нужно постараться подобрать правильные слова, чтобы не усугубить ситуацию и еще больше не разозлить собеседника. О том, как написать эффективное письмо с извинениями, расскажут эксперты.

В каких случаях нужно извиняться?

Перед отправкой письма с извинениями оцените, требует ли ситуация этого.

Задайте себе два вопроса:

  1. Будет ли адресат недоволен, если я не отправлю извинения?
  2. Я (или моя компания в целом) оскорбил или расстроил деловых партнеров/аудиторию, сделав что-то не так?

Утвердительный ответ даже на один вопрос говорит о том, что нужно исправлять ситуацию.

Разные ошибки требуют разных ответов. Вот несколько наиболее распространенных вариантов оплошностей, которые допускают компании.

Неверная информация, нерабочие ссылки и опечатки

Если вы забудете внимательно просмотреть и проверить сообщение, то можете случайно отправить электронное письмо с нерабочими ссылками или опечатками. Это случается довольно часто.

Для предоставления актуальной информации вам нужно написать и отправить адресату текст такого содержания:

«Приносим извинения за доставленные неудобства! Мы указали неверную ссылку в предыдущем письме. Вот где вы можете ознакомиться с нашим каталогом (ссылка)».

Случайная отправка сообщения

Случайно нажали на кнопку «Отправить»? Не беда. Сохраняйте спокойствие, но обязательно извинитесь. Если же в письме была какая-то забавная информация (например, фотография кошки или мультяшного героя), вы можете отправить извинения в таком же юмористическом стиле. Например: «Ранее мы отправили вам письмо, в котором не было ничего, кроме фотографии кошки. Это была ошибка, поэтому, пожалуйста, примите наши извинения за то, что засорили ваш почтовый ящик».

Недостающая информация или детали

Забыли включить важную информацию или детали в текст письма? Отправьте сообщение, чтобы исправить свою ошибку. Важный нюанс: во избежание дальнейших недоразумений предоставляйте полные данные в тот же день.

Например: «Здравствуйте, Елизавета! На этой неделе мы были так перегружены, что забыли ответить на некоторые вопросы, которые интересуют клиентов. Вот полный список вопросов и ответов. Спасибо за понимание! Хорошего дня!».

Технические моменты

Да, бывает, что техника выходит из строя. Также случаются сбои со связью, интернетом, иногда возникают проблемы с работой веб-сайта. Если произошло что-то (не по вашей вине), что нарушило планы и негативно повлияло на аудиторию, ваших клиентов, и т.д., извинитесь перед людьми и введите их в курс дела. В противном случае окружающие подумают, что вы не дорожите их временем, не проявляете уважения, если позволяете себе пропадать без причины или не выполнять обещанное.

Джоанна Вибе, основатель CopyHackers, отправила письмо с извинениями после того, как ее платформа вебинара не сработала во время презентации. Вот как оно выглядело:

«Сегодня я не смогла выйти с вами на связь, а это значит, что я отняла у вас драгоценное время. Мне очень жаль. Вот что произошло: сегодня утром у меня пропал интернет. Мои коллеги в офисе не знали моего логина и пароля, а потому не смогли связаться с вами.

Увы, вместо вебинара, я вынуждена переслать вам обучающее видео второго урока. Оно поможет вам в подготовке к презентации. Надеюсь, вам понравится. Спасибо за понимание! Увидимся на следующей неделе».

Тема письма

Не знаете, что указать в теме письма? Так и пишите: "Мы забыли прояснить некоторые нюансы", "Мы по ошибке отправили письмо с нерабочей ссылкой" и т. д.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание