Поддерживать связь с персоналом, клиентами и членами правления становится все труднее. Фактически, почти невозможно.
Когда-то было достаточно побеседовать в курилке. Но сегодня офисы опустели, поскольку команды специалистов по продажам пошли по клиентам, персонал работает удаленно из дома, кафе или вестибюля гостиницы, а руководство находится в разъездах по разным городам.
Скорее всего, ваша организация обменивается сообщениями по обычным каналам связи – электронной почте или СМС. Они хорошо всем знакомы, но знаете ли вы, что они также крайне небезопасны?
Если вы не хотите, чтобы ваша переписка стала достоянием общественности, не используйте следующие каналы связи.
Текстовые сообщения
Этот способ привлечения внимания клиентов сейчас на подъеме. Но в качестве средства отправки и получения важной информации лучше выбрать другой канал связи. Руководство медицинских учреждений требует от своего персонала отказаться от личного общения по СМС, поскольку «сообщения, содержащие электронные истории болезни пациентов, могут быть прочитаны кем угодно, пересланы кому угодно и останутся в незашифрованном виде на серверах операторов связи и на телефонах отправителя и получател».
Если уж медики советуют, то лучше перестать отправлять текстовые сообщения!
Курьеры и почта
Возможно, дни использования бумаги уже сочтены, но большинство все еще продолжает использовать документы на бумажной основе. Если уж на то пошло, эта зависимость обеспечивает работой курьеров, даже если она значительно увеличивает эксплуатационные расходы.
Если бы вы знали, сколько писем и посылок пропадает каждый год, вы бы подумали, прежде чем наклеить марку на конверт, который вы собираетесь отправить. Если полагаться на систему с таким количеством частей, вполне вероятно, что одна из них даст сбой и приведет к краху.
Какие угрозы ожидают отправителя в данном случае? Это может быть неправильный адрес, случайно приклеившийся к посылке, или переутомленный водитель доставки, оставивший посылку на крыльце, откуда ее могут забрать посторонние лица.
Может показаться неправдоподобным, но есть многочисленные примеры, когда документы попадали не в те руки. Что бы вы сделали, если бы отправленные вами конфиденциальные документы исчезли навсегда?
Представьте себе последствия...
Электронная почта
Электронная почта является самой вездесущей. С ней каждый чувствует себя безопаснее всего. Вы ведь используете ее каждый день, верно? Тем более, что вас убеждают в ее «шифровании» и «безопасности».
К сожалению, полагаться на электронную почту для отправки конфиденциальной информации не стоит. Даже самое безопасное шифрование не защищено от взлома, не говоря уже о ловушках сквозных каналов связи, поскольку информация и документы остаются на устройствах отправителя и получателя.
Кроме того, письма не всегда уходят по правильному адресу.
Facebook Messenger
Facebook Messenger остается инструментом общения для друзей, семьи и коллег. А в офисе? Там его определенно не должно быть. Помимо того, что сам Facebook манипулирует, собирает и продает личные данные, несмотря на неоднократные заявления об обратном, Messenger просто не место для обмена конфиденциальными документами.
Большая часть общения в этом приложении может быть безвредной, но достаточно малейшей оплошности - ленивого пользователя, который не скрывает свой пароль, и прикрепленного документа, чтобы ваша компания подверглась риску.
Общественный Wi-Fi
Если для вас новость, что публичный Wi-Fi не очень безопасен, то вы, вероятно, не обращали внимания на многочисленные предупреждения. Угрозы кибербезопасности распространяются и меняются гораздо быстрее, чем раньше.
Как и рабочие условия. Все больше людей работают на ходу - в кафе, аэропортах, библиотеках. Картина идиллическая, но протоколы безопасности оставляют желать лучшего.
Внутренние соединения Wi-Fi можно контролировать и обеспечивать их безопасность. Но публичные? В общественных местах легко установить поддельные точки доступа. В момент подключения вы передаете злоумышленникам ключи от сейфа, где деньги лежат.
Протокол передачи файлов
Внутренние сети должны быть крепостью, но даже сейчас существует множество небезопасных каналов. Иногда это привычка, простота использования или лень. Зачем что-то менять, если это и так работает, верно?
Но простота не обязательно означает, что опасности нет. FTP является одним из таких открытых протоколов, которые продолжают существовать даже в 2019 году. Он по-прежнему регулярно используется для загрузки и обмена файлами на внутренних сетевых дисках. И просто напрашивается на неприятности.
Безопасные альтернативы существуют, их только нужно найти
Не стоит сдаваться при таком удручающем положении вещей. В мире, где все на виду, все-таки можно общаться безопасно. И для этого не нужно прибегать к почтовым голубям. К счастью, на рынке есть несколько альтернатив, которые обеспечивают гораздо более безопасное и разумное решение всех проблем.
Программное обеспечение для управления документооборотом - одно из таких решений, и оно быстро захватывает рынок. Такие разработчики, как Stellar Library, являются лидерами в предоставлении экономически эффективного всеобъемлющего решения, которое позволяет легко создавать, обмениваться и совместно работать над документами независимо от местонахождения.
Перевод большей части ваших сетевых бизнес-коммуникаций на автономную систему, ориентированную на безопасность, является лучшим способом избежать выставления конфиденциальной информации на всеобщее обозрение.
