Рубрики

Одного объяснения вполне достаточно: способы избежать чрезмерного общения на рабочем месте

Коммуникация важна в каждой организации. Она требуется при постановке целей, поиске решения проблем, построении планов или реализации выбранной стратегии. Способность предпринимателя к коммуникации может либо вывести компанию на новые высоты, либо привести к ее краху. Искусство общения – это сложный навык, которым должен овладеть каждый бизнесмен. Лидер нуждается дополнительно в уверенности в себе, чтобы доходчиво доводить до собеседника нужную информацию. Но иногда управленцы сталкиваются с чрезмерным общением на рабочем месте. Это приводит к ненужным и утомительным повторениям, бесконечным лишним разговорам и сплетням. Такое общение отнимает много времени и усложняет рабочие процессы. Поэтому надо знать, как избежать чрезмерного общения на работе.

Узнайте разницу между повторением и избыточностью

Золотое правило общения в профессиональной среде гласит: одного раза достаточно. Если вы недвусмысленно излагаете инструкцию, цель, крайний срок или ожидания четко и безошибочно, нет необходимости повторять это снова и снова. Лидеры обладают достаточным авторитетом, чтобы их подчиненные или клиенты услышали нужную информацию с первого раза. Их манера разговора должна быть такой, чтобы люди смогли сразу понять их точку зрения.

Доверие - фундаментальная часть общения, потому что оно означает, что вас слышат и понимают. Вы не можете работать с людьми, которым не доверяете, поэтому от таких сотрудников придется избавляться. Безусловно, иногда нужно подчеркнуть важность своего сообщения, если оно касается важной сделки или серьезной задачи. Поэтому в таких ситуациях можно повторить инструкцию.

Пользуйтесь официальными документами

Одной из наиболее распространенных причин бесконечных повторений является отсутствие документации. Обязательно изложите нужную информацию на бумаге. Желательно делать протоколы встреч, сохранять электронные письма и не очищать сообщения в мессенджерах. Благодаря таким действиям не нужно будет постоянно повторять одну и ту же информацию. Если сотрудник компании или клиент забыл какие-либо сведения, он сможет открыть нужный документ для получения нужных данных, поэтому ему не придется разными способами связываться с руководством. Это одновременно сэкономит вам время и обеспечит абсолютную точность.

Делегируйте полномочия и ответственность

Любому лидеру лучше всего основываться на принципе ответственности. Каждое решение в компании должно быть принято только одним человеком, который несет за это ответственность. Если речь идет о важных решениях, ответственное лицо может проконсультироваться с заинтересованными сторонами, учитывая их точку зрения, но окончательное решение все равно принимается им самим. Если решение может повлиять на множество людей, можно обсудить его с теми, кто будет наиболее затронут, но не для получения разрешения. Даже руководители не должны вмешиваться в решения, принимаемые ответственным лицом. Задача руководителя заключается в лишении полномочий ответственного лица, если оно постоянно принимает неудачные решения. Естественно, здравый смысл должен преобладать. При принятии важных стратегических решений, ответственное лицо может обратиться за поддержкой всей команды до окончательного утверждения.

Сокращайте собрания

Оптимизируйте продолжительность собраний, насколько возможно. Исходите из предположения, что для каждой встречи достаточно 30 минут. При рассмотрении многочисленных вопросов доступен вариант продолжительностью в 45 минут. Возможно, вам даже хватит 15 минут, если тщательно продумаете повестку и цель собрания.

Иногда полезно проводить неформальные собрания, где можно просто поболтать без четкой повестки, провести мозговой штурм, восстановить связи в команде и узнать о новых событиях. Такие встречи могут быть ценными, но их следует проводить редко. Рекомендация сокращать время собраний относится к типичным, ежедневным встречам.

Таким образом, чрезмерная коммуникация на рабочем месте приводит к ухудшению производительности и трате времени. Поэтому можно пользоваться некоторыми простыми советами, которые позволяют улучшить взаимодействие с коллегами и клиентами. Они касаются использования официальных документов и делегирования ответственности.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание