Рубрики

Слишком много тем: причины неэффективных встреч и 6 способов улучшить ситуацию

Наверняка многие из вас сталкивались с проблемой неэффективных встреч. Имеются в виду совещания и другие мероприятия, на которых коллегам не удается договориться и решить важные проблемы. О том, как улучшить качество встреч пойдет речь в данной статье.

Найдите причину отсутствия эффективности

Есть множество причин, которые не позволяют сделать встречи эффективными, а договоренности конструктивными. Например, в процесс разговора вовлечено много людей, объем обсуждаемых тем слишком широк, отсутствуют заинтересованные стороны, от которых зависит результат. Встречи проходят достаточно часто, поэтому нет возможности проследить за динамикой прогресса. Также причиной может стать отсутствие комфортных условий для их проведения (слишком жарко или холодно, мало места, выделяется недостаточно времени и пр.).

Воспользуйтесь электронной почтой для предложений

Вы повстречались с коллегами и не решили важных для вас вопросов, поскольку не была затронута актуальная (по вашему мнению) тема. Если после совещания вы не нашли ответа на свой вопрос, воспользуйтесь электронной почтой, чтобы внести свое предложение. Можно также предложить провести дополнительную встречу, если вы считаете упущенный из виду вопрос очень важным для успеха предприятия.

Отправьте электронное письмо всем участникам встречи

Если вы являетесь руководителем компании, отправьте электронное письмо всем участникам встречи с кратким изложением обсуждаемых тем. Также не забудьте напомнить о поставленных задачах, которые нужно решить до следующего собрания. У ваших коллег будет возможность вспомнить и еще раз проанализировать все то, о чем говорилось. Кроме того, в следующий раз никто не скажет, что вы что-то упустили из виду или не дали ему индивидуального задания. Все будет задокументировано, и вы сможете в качестве аргумента предоставить ссылку на свое письмо.

Установите обратную связь

Очень важно понять, что думают по поводу собрания ваши коллеги. Опросите участников встречи выборочно или поговорите со всеми (это возможно, если коллектив не очень большой). Можно организовать анонимный опрос, чтобы каждый человек смог себя чувствовать в безопасности. Поинтересуйтесь, считают ли работники такую встречу конструктивной, что им хотелось бы еще обсудить, какие предложения внести и пр. Если не можете принять вот внимание все предложения и изменить концепцию самостоятельно, запланируйте дополнительную встречу, на который вы вместе сможете обсудить конкретно тему формата.

Создайте повестку дня для следующей встречи

Некоторые встречи проходят без повестки дня. В итоге такие мероприятия могут затягиваться или заканчиваться слишком рано, основные темы будут упущены, главные вопросы не решены и об эффективности не будет и речи. Если же вы по пунктам зафиксируете все, что вам нужно обсудить, а также каждому пункту уделите определенное время (хотя бы приблизительно), следующая встреча однозначно будет более плодотворной. В разговоре будут принимать участие заинтересованные люди, никто не станет жаловаться на бесполезно потраченное время, и встреча будет максимально плодотворной.

Измените концепцию

Подумайте над тем, как изменить формат неэффективных встреч. К примеру, если они проводились раз в неделю и оказалось, что это очень часто, проводите раз в две недели. Если на встрече присутствовало много людей, и вы не смогли дойти до консенсуса, пригласите заинтересованных в данной повестке, чтобы остальные не мешали проводить собрание.

Иногда достаточно решить вопрос с двумя или тремя людьми, аи остальных проинформировать после принятия решения (если такой вариант допустим). То есть, вам необходимо все тщательно проанализировать, определить ошибки и их исправить. Наверняка после изменений ситуация улучшится, и все останутся довольны.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание