Приложения для обмена мгновенными сообщениями, такие как WhatsApp и Telegram, являются наиболее популярными приложениями. Неудивительно, что их используют не только в личных целях, но и для работы.
Однако личная жизнь отличается от рабочей! Этика отправки сообщений в профессиональной сфере другая. Прежде чем отправить сообщение коллеге, необходимо обратить внимание на несколько важных моментов. Это необходимо для того, чтобы мы не оскорбляли наших коллег, не говоря уже об утечке конфиденциальных документов. Вот какие правила следует соблюдать в рабочей переписке!
Обратите внимание на время отправления сообщения
Даже если вы и ваши коллеги достаточно близки, лучше продолжать отправлять сообщения в разумные сроки, чтобы соблюдать баланс между работой и личной жизнью. Если мы не обращаем внимания на часы при отправке сообщений, мы можем помешать личным делам коллег.
Вот почему очень важно знать, заняты ли коллеги или у них есть рабочие цели, прежде чем отправлять им сообщение.
Перепроверьте сообщение перед отправкой
Прежде чем отправить сообщение коллеге, нам нужно понять, что мы хотим передать, как лично, так и через группу. Поэтому очень важно проверять напечатанные сообщения перед их отправкой коллегам, чтобы избежать конфликтов или недопонимания.
Минимизируйте использование смайликов и стикеров
Функции эмодзи и стикеров в мессенджерах облегчают нам самовыражение при отправке сообщений в Интернете. К сожалению, многие люди грешат отправкой смайликов, которые совершенно не соответствуют содержанию сообщения. Вместо того чтобы помочь нам выглядеть дружелюбно, использование смайликов производит впечатление непрофессионализма.
Чтобы сохранить профессионализм в работе, либо постарайтесь использовать соответствующий смайлик, либо вообще откажитесь от стикеров и смайлов в рабочей переписке.
Будьте терпеливы
Четвертое правило — терпеливое ожидание ответа от коллеги после отправки сообщения через приложение чата. Если более первых трех часов нет ответа, можно повторно отправить сообщение. Начинать его следует с приветствия и извинений, а закончить лучше всего словом "спасибо". Это делается для того, чтобы продемонстрировать то, что мы ценим время занятых сотрудников.
Уважайте правила компании
Самое важное в отправке сообщений коллегам — установить границы между личными и рабочими делами.
Приложения для обмена мгновенными сообщениями стали частной сферой между нами как отправителями сообщений и коллегами как получателями. Поэтому, прежде чем отправлять сообщение, мы должны вспомнить правила компании в отношении того, что можно и чего нельзя делать. Одним из таких правил является распространение конфиденциальных документов, таких как акции и сертификаты владения компанией.
Придерживайтесь рабочих тем в чате
Общаться в чатах различных мессенджеров очень весело, особенно если ваши коллеги — крутые, яркие и интересные люди. Это, конечно, провоцирует нас на искушение обсудить другие темы, из-за которых можно было бы пренебречь работой.
Запомните: рабочие чаты существуют для того, чтобы вы могли основательно обсудить рабочие проблемы. А вот болтать и обсуждать личные дела и ситуацию в мире в рабочих чатах не следует. Для этого существуют группы по интересам.
Знайте, когда прекратить болтать
Непрерывная отправка и получение сообщений, подробное объяснение разного рода заданий, безусловно, очень раздражают. Особенно если обсуждаемые темы становятся все более нестандартными и не относящимися к рабочим вопросам.
Что касается эффективного общения при разъяснении работы, лучше всего отказаться от переписки в мессенджере. Куда лучше поговорить с человеком напрямую в офисе или по телефону. Ваша цель в этом случае состоит в том, чтобы сообщение, которое мы передаем, было быстрее и легче для понимания.
Используйте электронную почту или другие приложения при отправке большого количества файлов
Действительно, сложно поспорить с тем, что мессенджеры невероятно удобны, эффективны и способны в кратчайшие сроки передавать информацию. К сожалению, далеко не всю информацию можно передать через приложения-чаты. Например, статью большого объема с большим количеством снимков, объемный видеофайл отправить вы не сможете.
Выход есть: эксперты рекомендуют использовать специальные приложения, предназначенные для работы. Это, например, электронная почта или Discord.
