Верное управление доходами и расходами является важным аспектом успешного ведения бизнеса. К сожалению, многие предприятия малого бизнеса совершают ошибки в бухгалтерских отчетах, даже не осознавая, какое влияние они могут оказать на долгосрочный прогноз успеха. Ни одна из современных систем бухгалтерской отчетности не является совершенной. Вне зависимости от того, ведете ли вы бухгалтерию через специальное приложение или используете электронные таблицы Excel, ошибка, допущенная из-за человеческого фактора, может дорого обойтись. Вот 5 самых распространенных ошибок в бухгалтерском учете, которые допускают небольшие компании, а также некоторые советы, которые помогут избежать их.
Ошибки на этапе ввода данных
Когда вы вводите числа в электронную таблицу, возникают ошибки. Одна из проблем электронных таблиц заключается в том, что в процессе заполнения вы можете нарушить формулу или сдвинуть длинный столбец вниз, что приведет к катастрофическим последствиям. Даже если вы очень осторожны, непросто защитить свою работу от этих ошибок. Возможны и другие нарушения, такие как неверный перенос чисел. Например, вы набираете 95, хотя хотели ввести число 59. Чем быстрее вы стремитесь завершить свою работу, тем больше вероятность того, что вы допустите ошибку.
Способы избежать ошибок при вводе данных:
- Проверьте свою работу. Попросите кого-то из членов команды проверить введенные вами данные, часто сверяя их с подготовленными финансовыми отчетами. Не оставляйте всю ответственность полностью в руках кого-то из сотрудников.
- Позаботьтесь об обучении своей команды тому, как правильно использовать выбранную систему для ведения бухгалтерской отчетности.
Привычка откладывать важные задачи на потом
Управление финансовыми отчетами и отслеживание изменений — утомительный процесс. Возможно, вы начали свой бизнес, чтобы иметь возможность выполнять интересную для вас работу, но точно не потому, что любите составлять финансовые отчеты. Таким образом, вы можете стремиться откладывать на потом важные бухгалтерские задачи. В конечном итоге вы только увеличиваете время работы, вероятность ошибок, усложняете использование вашей финансовой информации для увеличения роста бизнеса.
Как избежать распространенных ошибок, связанных с промедлениями:
- Заранее планируйте свое время. Составьте список дел, убедитесь, что вы ежедневно проводите какое-то время за финансовыми отчетами. Например, проводя час в день за заполнением или проверкой финансовой информации, вы сможете сосредоточиться на других важных аспектах, при этом своевременно проверять, насколько точно введены цифры.
- Используйте современные облачные решения для бухгалтерского учета, которые автоматически синхронизируются с другими программными решениями для ваших точек продаж. В результате вы сможете автоматически получать необходимую информацию для учета вместо того, чтобы выполнять двойной или даже тройной ввод данных.
Мелкие недостачи
Каждая компания должна разработать политику и порядок процедур использования мелкой наличности. В идеале все наличные, полученные от продаж, должны отправляться в банк в конце дня, но небольшая часть обычно хранится в отдельном месте, чтобы при необходимости ее использовать. Но наличие мелких денег может обернуться головной болью и даже стать причиной небольших убытков, если вы не настроили процесс работы с деньгами должным образом.
Способы избежать проблем с мелкими суммами:
- Создать эффективную систему, которая поможет отслеживать средства, имеющиеся в наличии и предназначенные для коммерческих расходов.
- Требуйте квитанции и другую документацию, подтверждающую, для чего использовались деньги.
- Храните мелкую наличность в сейфе. Не делайте доступ к нему открытым для всех.
Заключение
Используя перечисленные советы, вы сможете оптимизировать финансовые процессы в компании, избежав мелких ошибок и недостачи. Также в короткие сроки необходимо определиться, нужно ли вам включать в штат постоянного бухгалтера или периодически приглашать данного сотрудника для решения накопившихся задач.
