Право на отключение электронной почты узаконено во Франции. Это позволяет защищать работников от обязанности отвечать на письма в нерабочее время, и теперь это становится горячей темой в Великобритании, поскольку профсоюз настаивает на запрете электронной почты в нерабочее время.
Так что, если вы чувствуете себя перегруженными от своего почтового ящика, вы определенно не одиноки.
Как сохранить баланс?
Но есть привычки относительно электронной почты, которые вы можете использовать, чтобы оставаться продуктивным, сохраняя при этом свое психическое благополучие. И у самых успешных и занятых руководителей есть несколько хитростей, когда дело доходит до достижения этого непростого баланса.
«Учитывая поток электронных писем, которые я получаю каждый день, просто невозможно ответить на все из них, поэтому я научился отпускать. Я думаю, что многие профессионалы могли бы работать более продуктивно, сосредоточившись на своем списке дел и целях, а не отвечая на бесконечные электронные письма, которые не всегда служат им во благо», - говорит Жюльен Браулт, генеральный директор финтех-приложения Hardbacon.
СМИ попросили его поделиться своим опытом. Это позволит нам приобрести новые привычки, связанные с электронной почтой, и отказаться от тех, которые нам не служат на пользу.
Не отвечайте на электронные письма во время звонков
Вы из тех, кто отвечает на электронные письма во время звонка или во время встречи? Прежде чем снова выполнять несколько задач одновременно, подумайте дважды - эта привычка может лишить вас энергии, создавая иллюзию продуктивности.
«Когда мы очень заняты, мы рискуем попытаться ответить на электронные письма между двумя встречами или, что еще хуже, во время звонка. Это может показаться продуктивным, но если у вас есть звонок, он, вероятно, важный, и если вы отвлечетесь, у вас могут возникнуть проблемы, выходящие за рамки перегрузки электронной почты. Откликнуться на звонок неподготовленным или просто отвлечься, вероятно, не лучшая идея», - говорит Браулт.
Перестаньте постоянно смотреть в свой почтовый ящик
Жюльен рекомендует один или два раза в день находить время для работы с электронными письмами и не заглядывать в почтовый ящик в перерывах.
Непрерывно открывать почтовый ящик - это огромная изнуряющая привычка, которая скрывается под видом занятости. Но это задачи, которые заставляют вас не добавляют особой ценности вашему дню. Опять же, сопротивляйтесь побуждению и наблюдайте, как ваша продуктивность стремительно растет, а уровень стресса снижается.
Никогда не читайте электронное письмо, не ответив
«Если у вас нет времени отвечать, то вообще не смотрите письмо и не тратьте время зря», - говорит Браулт.
Это довольно хорошая философия, когда вы хотите работать умно и оставаться работоспособным, действенным и психически здоровым. Выделив в своем расписании время на то, чтобы погрузиться в электронные письма, вы избежите некоторых ловушек, в которые попадаете, когда заглядываете в свой почтовый ящик, не отвечая сразу.
Электронные письма должны быть короткими и лаконичными
«Делайте это коротко и отбрасывайте ненужное», - говорит Браулт. Иногда все, что от вас требуется, - это «да» или «нет» или несколько простых пунктов. Вам не нужно писать роман, чтобы решить все проблемы. И не беспокойтесь слишком сильно о риске показаться грубым.
Если краткие ответы достаточно хороши для перегруженных руководителей, они будут работать и для вас. Кроме того, это облегчит жизнь получателям вашего сообщения.
Не стремитесь отвечать на каждое сообщение
«Это нормально - не отвечать на электронные письма, если вы чувствуете, что вам нечего добавить», - говорит Браулт. Прежде чем стремиться обсудить какую-то тему, спросите себя, действительно ли у вас есть что сказать.
При необходимости возьмите трубку
Бывают случаи, когда сделать телефонный звонок на самом деле проще, чем переходить туда и обратно по электронной почте. Хотя вы, конечно, не хотите забивать свой график телефонными звонками, которые можно решить с помощью быстрого сообщения. Но должно быть и место для телефонного разговора.
«Не бойтесь брать трубку, чтобы решить проблему с помощью старого доброго звонка. По сложным вопросам или тому, что требует такта, телефонный звонок часто бывает более эффективным, чем электронное письмо», - говорит Браулт.
Избавьтесь от менталитета «нулевой почтовый ящик»
Хотите управлять своей электронной почтой, не теряя рассудка? Забудьте о концепции «нулевой ящик».
Браулт называет это строгим подходом к управлению электронной почтой, направленным на то, чтобы ваш почтовый ящик оставался пустым, но, несмотря на строгость, это не всегда необходимо.
«Это не только заставляет вас иметь дело с электронными письмами, независимо от ваших реальных бизнес-целей, но и побуждает вас удалять электронные письма. Мне нравится идея, что я всегда могу использовать панель поиска и найти старое электронное письмо, которое может содержать полезную информацию в будущем, когда мне понадобится», - говорит он.
