Если вы до сих пор находитесь в самоизоляции в связи с пандемией COVID-19, то сейчас самое подходящее время заняться организацией своего рабочего пространства. Когда вы работаете в офисе, до этого просто не доходят руки. Почувствовать себя более сосредоточенным, работая дома, позволит правильная организация вашего пространства.
Хватит откладывать на завтра то, что надо было сделать еще вчера. Особенно сложно найти время молодым мамам-предпринимателям, поскольку они являются самыми занятыми людьми на планете, но организованное пространство поможет вам оставаться продуктивными и более успешными.
Организация пространства поможет вам достичь цели
Бесспорно, цели у всех разные, но организация рабочего пространства – это первый шаг к успеху, который необходимо сделать. Организованный человек лучше справляется с поставленной задачей: он знает, что у него есть, имеет то, что ему необходимо, в любой момент может найти то, что ему требуется.
Организация влияет на успех
Правильно организованное рабочее пространство – это вызов для большинства людей, включая мам-предпринимателей. Однако поддержание всех систем требует времени. Если вы никогда не занимаетесь организацией своего пространства и не проводите технического обслуживания, вам потребуются дополнительные перерывы из-за беспорядка, что негативно отразится на сроках выполнения задания.
Ниже мы представим вам интересные решения организации рабочего места, чтобы вы могли чувствовать себя спокойно и сосредоточенно.
1. Старайтесь не отвлекаться
Уделите немного времени для составления своего расписания. Вам придется неуклонно соблюдать все его пункты. Старайтесь не нарушать свой распорядок и не забывайте о перерывах. Откажитесь от перекусов на рабочем месте: сделайте полноценный перерыв и пообедайте. Существует множество приложений, которые помогают оставаться сосредоточенными. Проверьте их и выберите то, что более всего подходит для вас.
2. Начните с малого
Некоторые люди сразу пытаются задействовать слишком большое неорганизованное пространство. Это ошибка, начинайте работу с малого. К примеру, выберите любой ящик стола, освободите его от ненужных вещей и разместите только то, что вам действительно необходимо в ближайшее время. Расположите вещи в нем таким образом, чтобы все они были хорошо видны и их можно было достать без труда.
Создайте небольшое замкнутое организованное пространство. Это будет вашей первой большой победой, которая станет мотивирующей к следующим шагам к успеху. Ежедневно ставьте перед собой небольшую задачу, которую доводите до логического завершения, особенно если ваше время ограниченно.
3. Организация в соответствии с вашим стилем
Для создания организованного стиля каждый человек может использовать свои предпочтения. Существует шесть организующих стилей личности, которые определяют ваши предпочтения. Некоторые люди стремятся убирать вещи с глаз долой. Другие чувствуют себя более уверенно и организованно, когда все, что им необходимо в работе, находится на виду.
К примеру, если вы предпочитаете идеально чистые и свободные поверхности, постарайтесь создать системы для хранения предметов, которые можно убрать подальше. Если вам нравится, когда необходимые предметы, документы находятся на виду, используйте разноцветные ярлыки. Кроме прямого назначения они украсят и оживят ваше рабочее место.
Обязательно организуйте хранилище для создаваемых файлов. Пространственная ориентация в данном случае имеет значение. Это позволит вам без труда найти необходимый предмет или документ. Независимо от того, какой стиль организации для вас является доминирующим, организованность заставит вас почувствовать себя более собранным и сфокусированным на поставленной задаче.
4. Сортируйте вещи, используя файловую систему FAT
Если у вас не слишком много времени для организации своего пространства, вам поможет сортировка. Создавайте папки для различных документов. Когда вы разбиваете проекты на отдельные задачи, это значительно облегчает работу и экономит время.
Сортируя бумаги или документы, воспользуйтесь файловой системой FAT для внутренней организации пространства, которую впервые разработала Барбара Хэмпхилл. Создайте три стопки и обязательно обозначьте каждую из них – «Файл», «Действие» и «Бросок». Выберите несортированную стопку бумаг и просто рассортируйте документы по одной из трех категорий, которые вы обозначили.
Если у бумаги уже имеется созданная файловая папка, просто необходимо поместить ее в стопку «Файл». Однако, если бумага требует каких-либо действий, даже если вам нужно создать для нее новую папку, поместите ее в стопку «Действие». Затем все, что вам какое-то время не понадобится, поместите в стопку «Бросок».
Когда вы используете этот метод, вы будете без труда находить любую необходимую бумагу. Вы сможете разбить довольно сложную задачу по организации вашего пространства на простые и очень удобные в использовании шаги. Попробуйте такой метод сортировки. Он действительно работает, поскольку это предельно просто и помогает удобно размещать документы.
5. Наведите порядок в компьютере и переименуйте файлы
Грамотная организация хранения информации и файлов сделает более продуктивным использование ПК, повысит эффективность работы. При правильной организации работы пользователь экономит большое количество времени, которое он до наведения порядка тратил на поиск файлов.
Порой пользователи сталкиваются с ситуациями, когда невозможно что-то найти на компьютере. Все файлы размещены беспорядочно, царит полный хаос. Прежде чем приступать к наведению порядка на компьютере, необходимо для себя определить базовые принципы для хранения данных. Следует распределить на категории все объекты, а новые в дальнейшем должны распределяться в категориях, которые были созданы раньше.
Требования к структуре хранения данных:
- она должна быть максимально понятной и удобной;
- изменения не должны быть хаотичными;
- следует поддерживать порядок в структуре.
Ненужные и лишние файлы с компьютера необходимо будет удалить, на ПК освободится место, повысится продуктивность. Вам необходимо обратить внимание на название файлов. Они должны быть простыми и легкими в обслуживании, иметь для вас определенный смысл. Можно рассмотреть возможность соответствия ваших цифровых файлов с их эквивалентными бумажными.
Организовать ваше рабочее пространство не трудно. Все, что от вас потребуется, – это немного планирования, немного свободного времени и желание. Настройте себя на успех, и он обязательно к вам придет, избегайте отвлекающих факторов, начните с малого и следуйте приведенным выше простым процессам сортировки и организации пространства.
