Инициативы по цифровому преобразованию в настоящее время популярны во всех отраслях и масштабах компаний. Предприниматели, открывающие новые предприятия, имеют возможность построить масштабируемую цифровую инфраструктуру, ориентированную на будущее, без необходимости отхода от устаревших систем и управления изменениями.
Одним из важнейших компонентов любого цифрового преобразования является переход к автоматизации рабочих процессов, особенно в отношении бизнес-процессов. Многие организации обременены ручными процессами, которые сохраняются, несмотря на явную неэффективность и высокий уровень ошибок.
Пример рабочего процесса
Возьмите простой процесс учета капитальных затрат, который наиболее распространен в производственном секторе, но существует и во многих других отраслях. В этом процессе кто-то запрашивает покупку дорогостоящего оборудования для бизнеса. Этот запрос вручную рассылается всем людям, которым необходимо одобрить покупку, обычно по электронной почте. В конечном итоге запрос будет одобрен или отклонен, и, если он будет одобрен, предмет будет приобретен.
Минусы
Хотя этот процесс может показаться простым на первый взгляд, любой, кто имел дело с этим процессом, знает, что это совсем не просто. Давайте начнем с того, как начинается процесс.
- Может не быть стандартной формы запроса для заполнения.
- Может быть форма, но тот, кто ее запрашивает, не знает, где ее взять.
- Форма может быть потеряна на просторах общего диска, может устареть.
- В более старой (или более новой) версии Microsoft Word, Excel или Acrobat.
- Громоздко для заполнения, а критические поля оставлены пустыми.
- Затем форму необходимо отправить кому-то конкретному, но кому?
- Как только правильная форма найдена, точно заполнена и отправлена нужному человеку, начинается процесс утверждения. В зависимости от типа запроса и сложности процесса утверждения запрос может потратить недели на обход почтовой системы. Между тем исходный человек, запрашивающий предмет, понятия не имеет, что происходит и когда он услышит ответ.
Этот процесс является лишь одним примером, но печальная правда в том, что именно так работают большинство бизнес-процессов. Это то, что многие инициативы по цифровому преобразованию стремятся решить с помощью автоматизации рабочих процессов.
Что такое автоматизация рабочего процесса?
Автоматизация рабочего процесса относится к проектированию, выполнению и автоматизации процессов на основе правил рабочего процесса. Человеческие задачи, данные и файлы передаются между людьми или системами на основе предварительно определенных бизнес-правил.
Рабочие процессы разрабатываются путем определения задач, например, «Предоставить одобрение» или «Заполнить форму запроса», а затем визуально выложить эти задачи, чтобы максимально точно имитировать фактический процесс. Каждая задача назначается соответствующему лицу (или группе) на основе установленных бизнес-правил.
Как только этот рабочий процесс запускается, обычно кем-то, кто заполняет форму, автоматизация начинает работать и обрабатывает рабочий процесс от человека к человеку и от системы к системе.
Каковы преимущества автоматизации рабочего процесса?
Уменьшить неэффективность и повысить производительность
Сокращая ручную обработку маршрутизации и назначения задач, сотрудники получают больше времени, чтобы тратить их на сами задачи, а также на другие более ценные работы. Вместо того чтобы полагаться на встречи, электронную почту и телефонные звонки, чтобы продвигать процесс вперед, система автоматизации рабочего процесса поддерживает импульс движения вперед.
Этот импульс достигается не только путем маршрутизации и назначения задач, но также с помощью предупреждений, напоминаний и делегирования. Эти инструменты имеют решающее значение для сокращения времени цикла. Это особенно верно в отношении делегирования, которое допускает резервное назначение задач, если первоначально назначенный пользователь недоступен.
Поскольку существует полная видимость процесса, все знают, кому назначены какие задачи и где находится рабочий процесс в настоящее время. Такая прозрачность снижает необходимость проведения нескольких совещаний по статусу или «проверок».
Уменьшите риски и увеличьте стандартизацию
Тщательно разработанные стандарты и политики могут быть проигнорированы, когда нет автоматизации. Люди будут отправлять неправильные формы, отправлять их не тем людям, утверждать то, что они не должны утверждать, и вообще игнорировать установленные стандарты.
В ситуациях, когда ошибка или задержка могут стоить тысячи долларов, например, в процессе разработки фармацевтического продукта, огромное преимущество - иметь защитные ограждения автоматизированного рабочего процесса. Если создавать воспроизводимый, проверяемый и прозрачный рабочий процесс, процессы с большей вероятностью будут выполняться в соответствии с организационными стандартами.
Адаптироваться к изменениям в процессе
Одной из замечательных особенностей построения эффективного визуального представления процесса является то, что легко вернуться назад и изменить / отрегулировать вещи на лету. Например, если начальник отправляет запрос на сумму более 50 000 долларов, допустим, финансовый директор решает установить лимит в размере 100 000 долларов. Администратор рабочего процесса просто меняет значение, и рабочий процесс мгновенно обновляется.
Эта адаптивность также применяется к изменениям в персонале, задачах, формах, интеграции и ролях. Все в процессе может быть изменено и мгновенно отражается в рабочем процессе.
Иногда эти изменения происходят из-за изменения политики, в других - из-за инициативы по улучшению процесса. Могут быть внесены и реализованы предложения, чтобы процессы со временем работали лучше и лучше.
Как подготовиться к автоматизации рабочего процесса?
Прежде чем рассматривать возможность инвестирования в систему автоматизации документооборота, необходимо убедиться, что организация или отдел, использующий ее, подготовлены.
И есть четыре ключевых момента:
- Привлекать аналитиков бизнес-процессов или способных менеджеров проектов для проведения собеседований с участниками процессов. Они могут разработать точные макеты каждого процесса и подпроцесса.
- Документируйте стандарты, правила и рабочие процедуры для всех ваших процессов, включая исключения.
- Установите время для просмотра и проверки всей документации, созданной всеми заинтересованными сторонами и исполнительными лидерами.
- Назначьте конкретного человека или группу, которые будут отвечать за поддержку программного обеспечения автоматизации рабочего процесса и построение начальных процессов.
Заключение
Надеемся, мы дали вам хорошее представление о том, что такое автоматизация рабочих процессов и почему она может быть полезна для вашей организации. Инвестирование в инструменты автоматизации рабочего процесса может оказать положительное влияние как на сотрудников, так и на прибыль компании в ближайшие годы. Просто помните, что всегда важно следить за этим процессом, чтобы програмное обеспечение не устарело, ведь это, в свою очередь, может повлиять на качество автоматизации в целом. Будьте внимательны и не ищите для себя лишней работы безвозмездно, и тогда успех вашему бизнесу гарантирован!
