В период карантина весной 2020 года многие организации перевели сотрудников из офиса на удаленную работу. Однако карантин рано или поздно закончится, а работа продолжится. Есть различные способы помочь бизнесу. Один из них заключается в создании архива. Удобное хранилище документов в офисе повышает показатели работы, и иногда почти в два раза, на 85%.
Особенности работы
Для улучшения делового климата в организации полезно устроить своеобразную "перезагрузку". Как правило, офис всегда что-нибудь захламляет, например бумаги. Пространство необходимо очистить.
Их можно просто выкинуть, но есть и еще один вариант - создать архив документов. Вдруг они где-нибудь пригодятся. В XXI веке технология офисных архивов ушла далеко вперед. Они могут быть и электронными, и обычными бумажными, ведь иногда требуются именно оригиналы документов. Появление в офисе современного архива приведет к тому, что освободится некоторая часть свободного пространства.
Архивирование и безопасность
Стоит вспомнить выражение "аккуратная комната, аккуратный ум". Наличие свободного места в комнате способствует росту производительности труда сотрудников фирмы. Им просто удобно и приятно работать. Меньше шансов, что они что-нибудь заденут локтями и оно упадет, а потом нужно будет подбирать, а это отнимает рабочее время.
Для подъема морального духа офисных работников полезно купить новый копировальный аппарат или современный ноутбук, а также поставить побольше комнатных растений. Полезно проводить генеральную уборку и перепланировку рабочего пространства на благо сотрудников.
В ряде государств действует закон о сроках хранения документов в каждой организации занимающейся бизнесом. Папки и документы полагается уничтожать через 7 лет. Часто бывает так, что за этот срок их ни разу и не открывают.
Недорогой и функциональный шкаф позволит быстро найти нужный файл с документами, если он вдруг кому-то нужен. При этом ничего не пылится и не валяется в столах или под ногами.
Если организация крупная и с соответствующим объемом делопроизводства, то есть вероятность, что ее кто-нибудь попытается ограбить. Следовательно, деловые документы хранить в офисе нежелательно. Зато в крупных архивных центрах предусмотрена сигнализация, как охранная, так и противопожарная, системы видеоконтроля и комплекс мер безопасности. Значит, есть повод воспользоваться их услугами.
Экономическая эффективность
Итак, если все ненужные документы и папки перенесены в специальное хранилище, то у сотрудников фирмы сразу появляется много свободного места. Ничего не мешает работе и отдыху в перерывах, а также корпоративным мероприятиям. Сотрудникам будет просто приятно приходить на работу, а ее показатели, по подсчетам экспертов, вырастают иногда на 85%.
Конечно, все зависит от специфики государства, законодательства, размеров бизнеса и еще ряда особенностей.
Услуги по хранению документов предлагают различные архивные компании. Они могут гарантировать конфиденциальность. Документы будут скрыты даже от сотрудников архивных компаний.
