Рубрики

Полегче с юмором и восклицательными знаками: этикет электронной бизнес-переписки

По статистике, среднестатистический работник тратит пять часов в день на переписку по электронной почте. Конечно, из-за обработки таких больших объемов информации у нас снижается концентрация внимания, из-за чего мы допускаем досадные ошибки. Чтобы этого не произошло, запомните основные правила этикета электронной бизнес-переписки.

Название должно быть ясным и понятным

Человек должен из темы письма понять, о чем идет речь, даже не открывая послание. Удачные примеры заголовков: "Дата встречи изменилась", "Обновленный прайс-лист по стройматериалам", "Предложения по новому проекту". Избегайте пространных названий, из которых неясна суть письма.

Используйте профессиональную почту

Если вы работаете в организации, тогда отправляйте письма с адреса электронной почты компании. Если же профессиональный ящик отсутствует и приходится переписываться по своей электронной почте, тогда убедитесь в том, что адресат знает, от кого послание. Обязательно ставьте подпись в конце письма.

Подумайте дважды, прежде чем нажать на кнопку "Ответить всем"

Вы можете просто упустить из виду наличие того или иного электронного адреса, который не имеет отношения к посланию. Из-за подобной оплошности вы можете отправить конфиденциальную информацию человеку, для которого она не предназначалась. Лучше всего делать рассылку в ручном режиме.

Придерживайтесь делового стиля

Приветствия наподобие "Эй", "Привет, люди" недопустимы при ведении бизнес-переписки. Не используйте выражения, которые употребляете в разговоре с друзьями или родственниками, поскольку они неуместны и портят о вас впечатление. Старайтесь придерживаться делового стиля, когда речь идет о работе и профессиональных вопросах.

Осторожнее с восклицательным знаками

В письме допустимо использовать один, максимум два восклицательных знака. Переизбыток данного знака препинания превращает ваше послание в крик о помощи, что также недопустимо в деловой переписке. Не нужно стараться делать так, чтобы письмо выглядело более эмоционально. В конце концов, вы общаетесь не с друзьями, а с клиентами или деловыми партнерами.

Полегче с юмором

В электронной переписке многие слова и выражения имеют двойственный смысл. А все потому, что собеседник находится по ту сторону экрана: он не видит ваших жестов, мимики, не слышит интонации. Поэтому ваша даже самая невинная шутка может быть воспринята адресатом всерьез, вследствие чего могут возникнуть досадные недоразумения.

Учитывайте культуру адресата

Если ваши деловые партнеры или клиенты из стран Азии, тогда вам лучше заранее изучить этикет деловой переписки, исходя из культуры и традиций адресата. Например, те же немцы или американцы, как и русские, предпочитают сразу переходить к сути дела, а вот у арабов принято перед переговорами вести светскую беседу. Будьте осведомлены о подобных нюансах, чтобы не попасть в глупое положение и навредить своему бизнесу.

Отвечайте на все без исключения электронные письма

Не игнорируйте послания: только тогда вы сможете установить с людьми доверительные отношения. Если письмо вам попало по ошибке, предупредите об этом отправителя, чтобы он знал, что послание не дошло до адресата.

Перечитывайте письмо

Не нажимайте сразу на кнопку "Отправить", как только напишете текст письма. В послании могут быть опечатки, пунктуационные или орфографические ошибки. Не поленитесь, а уделите пару минут, чтобы перечитать текст и справить недочеты.

Сначала пишите текст письма, а уже потом адрес

Это элементарная мера предосторожности, чтобы случайно не отправить неполное недописанное письмо получателю. По невнимательности такие оплошности случаются нередко.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание