Вне всякого сомнения, мы не смогли бы выжить без электронной почты. Но, хотя это эффективный инструмент, он также может стать минным полем и создать недопонимание! Когда вы исключаете дополнительные подсказки в виде мимики, языка тела и тона голоса, ваши слова иногда могут интерпретироваться не так, как вы предполагали изначально. И когда это происходит, вы рискуете обидеть людей или испортить отношения с ними.
Итак, как вы можете использовать свою электронную почту и делать это максимально эффективно? Прямо сейчас расскажем, как стать мастером общения, и приведем примеры наиболее распространенных ловушек.
Невежливые электронные письма
Вы всегда начинаете электронное письмо с приятного приветствия и заканчиваете вежливым прощанием? Вы можете подумать, что люди не заметят, если вы не напишете «Здравствуйте!» или не закончите словами «С уважением», но упущение вежливости может быть воспринято как резкое и грубое отношение.
Вы бы не подошли к кому-то в конференц-зале и не заговорили бы с ним таким образом, так зачем вы поступаете так, когда дело доходит до электронной почты? По словам экспертов, потратить время на то, чтобы обратиться к кому-то и поблагодарить его, просто необходимо, ведь это позволяет установить взаимопонимание и хорошие профессиональные отношения. Вы не должны быть чрезмерно любезными, но все же вам стоит демонстрировать вежливость и уважение.
Электронные письма, помеченные как срочные
Если дело действительно неотложное, нажатие кнопки «Отправить» в электронном письме со словом «срочное» в строке темы не всегда может быть лучшим способом получить помощь от людей. Это можно рассматривать как прямое требование, а не просьбу, и это один из способов отвлечь коллег от их дел и вызвать обратный эффект! Вместо того чтобы писать по электронной почте, подумайте, не будет ли более уместным личное общение. Если что-то действительно срочное и вы пытаетесь заставить кого-то бросить все и расставить приоритеты в пользу того, что вы хотите, вы должны иметь возможность влиять на этих людей и убеждать… Это крайне непросто (будем откровенны: просто невозможно) сделать посредством электронной почты, потому что людям легко сказать «нет» в переписке. Гораздо труднее сказать «нет» кому-то в лицо или по телефону.
Электронные письма, в которых говорится «заранее спасибо»
Вы можете подумать, что вы вежливы, но отправка благодарностей заранее может на самом деле показаться чем-то противоположным! Человек может рассматривать это как «подождите, я еще не сказал, что собираюсь это сделать, и вы просто предположили, что я собираюсь подчиниться и выполнить то, что вам нужно». Если вы хотите, чтобы кто-то помог вам, обязательно сначала спросите и дайте ему возможность согласиться сделать это.
Одинаковые электронные письма разным людям
Держать людей в курсе событий — это одно, а постоянно делать рассылку писем каждому коллеге — совсем другое. Люди могут увидеть это так: «Хорошо, если у меня будет много свидетелей, это уменьшит мою ответственность за проблему». Как правило, копируйте и пересылайте информацию и рассылайте ее только в том случае, если кто-то из вашей команды должен быть в курсе или это владельцы проекта, которые должны владеть этой информацией. Запомните одну простую вещь: почтовые ящики людей забиты настолько, насколько это возможно… Убедитесь, что информация, которую вы им рассылаете, имеет какую-то ценность. В противном случае ваши электронные послания займут место в корзине!
Электронные письма, перегруженные информацией
Писать огромные простыни текста? Нет, нет и еще раз нет! Это создает вам негативную репутацию с точки зрения вашей способности эффективно общаться с людьми. Прежде чем собрать всю возможную информацию в одном электронном письме, спросите себя, что именно вы пытаетесь сказать и что получатель действительно должен знать?
Электронные письма с ошибками
Действительно ли вредны орфографические и пунктуационные ошибки? Абсолютно. Это свидетельствует об отсутствии интереса и профессионализма! Нажатие кнопки «Отправить» в электронном письме с грамматическими ошибками указывает кому-то, что вы не очень цените получателя или ваше общение с ним. Чтобы избежать этого, выработайте привычку проверять свои электронные письма, чтобы убедиться, что они доведены до совершенства.
Как писать хорошие электронные письма
Когда дело доходит до написания электронных писем, эксперты говорят: очень важно всегда ставить себя на место получателя. Прочитайте сообщение с точки зрения того, кому вы отправляете это письмо, и спросите себя, что этот человек вынесет из того, что вы написали? Посмотрите на все, от тона до выбора того, как вы подписались, и адаптируйте это к человеку, с которым вы ведете переписку. Сообщение коллеге, с которым вы дружите, будет сильно отличаться от сообщения вашему начальнику. Помните об этих моментах, и вы сможете уверенно нажимать «Отправить» каждый раз.
