В мире, где компании не имеют географических границ, проведение эффективных бизнес-встреч становится все более важным. Хорошее совещание основывается на конкретной теме, должны быть выставлены четкие цели и сформирована повестка дня. Для новичков проведение собрания - сложная задача, но с ней вполне можно справиться.
Подготовка
Придется уделить время и приложить усилия, но только так можно приобрести необходимые навыки. Используя эти советы, вы сможете организовать все наилучшим образом. Итак, вот что надо сделать в процессе подготовки:
- Не стоит приглашать слишком много людей - надо позвать лишь самых важных.
- Повестку дня написать заранее и разослать всем предполагаемым участникам. Они смогут добавить пункты, которые кажутся им важными.
- На встречу придут новые люди? Стоит заранее поискать о них информацию. Такое исследование может повлиять на ход встречи и ее результат.
Следует задаться вопросом - кто из участников будет лидером, а кто - слушателем? Это поможет обратиться к нужному человеку, если это потребуется по ходу выступления.
Как правильно вести встречу
Следует уважать свое время и время своих коллег - начать надо вовремя и так же закончить. Повестку дня коротко огласить вначале и спросить присутствующих, не хотят ли они что-то к ней добавить.
Надо выслушать каждого. Встреча должна быть посвящена одной главной теме, от повестки отходить не следует:
- При переходе от одного пункта к другому нужна конкретность.
- Не забывайте о главной цели встречи.
- Сначала надо обсудить самые трудные и важные вопросы. Не стоит торопиться! Только когда есть решение, назначен срок или порядок действий, можно переходить к новому пункту.
- Обязательно вести протокол собрания - обычно этим занимается специально выбранный человек.
- Не забывайте о вежливости, даже если выражаете несогласие.
- Когда дается слово коллегам, их стоит выслушать очень внимательно. По ходу встречи делать заметки.
Если что-то непонятно, надо обязательно задавать вопросы. Перед завершением переговоров подвести итог: напомнить цель встречи, принятые решения, сроки.
После завершения
Когда встреча прошла, работа над ней продолжается. Не позже, чем через сутки, надо направить участникам информационные письма - там может содержаться повестка дня и перепечатанный протокол.
Во время совещания наверняка были приняты решения. Надо отслеживать ход их исполнения, делиться информацией со всеми участниками.
Сделайте “работу над ошибками”. Достаточно ли вы были внимательны во время встречи? Подумайте и проанализируйте язык своего тела и тон. Сделайте выводы - что необходимо улучшить, а что взять на вооружение и повторить.
Проанализировать следует и само совещание в целом. Были ли достигнуты желаемые цели или нет? Каков был уровень вовлеченности? Насколько каждый из присутствующих был удовлетворен результатами? На основе ответов уже можно сделать выводы о том, что следует улучшить во время следующей встречи.
Эффективные инструменты
Сегодня планирование встреч вполне можно проводить при помощи онлайн-инструментов. Многие из них достаточно удобны и предоставляются бесплатно. Например, "Гугл Календарь" - в нем можно планировать дату и время собрания, отслеживать доступность каждого участника. Программа Evernote и аналогичные ей используются для обмена заметками. Для работы над документами применяется виртуальный диск.
Действуя по плану, используя все вышеперечисленные советы, можно сделать любые переговоры намного более эффективными. Приятный бонус - они станут еще и короче по времени! Это даст коллегам и бизнес-партнерам мотивацию к дальнейшему сотрудничеству. Они смогут завершить свою часть работы, оправдать возложенные на них ожидания и уложиться в оговоренный срок.
Уважая потребности и точку зрения каждого участника, можно создать продуктивную среду, в которой каждый получит собственную выгоду.
