Рубрики

Пусть мир знает, что вы заняты: 10 советов по управлению своим рабочим временем

Все люди хотят успевать делать максимум дел за день, однако лишь немногие действительно распределяют свое время правильно. Часто заводятся блокноты или электронные документы для дневного планирования, но все же люди остаются в сомнениях, что проводят время максимально эффективно. В чем проблема?

Определение времени

Всегда нужно начинать с основ. Поэтому, чтобы понять суть распределения времени, нужно сначала понять, что это такое. Словари определяют время как точка или период, за который происходит действие. Проще говоря, время - это течение событий.

Довольно очевидное определение, но многие не понимают самой сути. Время можно разделить на часовое и реальное. Каждый человек имеет 60 секунд в минуте, 60 минут в часу, 24 часа в сутки и 365 суток в году. Определяющее слово - "каждый". Ни у кого нет какого-либо преимущества, все равны в этом плане.

В действительности длительность времени зависит от рода занятий. Например, 2 часа, проведенные в школе, могут показаться 12 годами. И наоборот, 12-летний ребенок, кажется, вырос всего за пару часов.

Какой вид времени является определяющим

Ответ на начальный вопрос кроется именно в том, что люди, пользующиеся планирующими блокнотами, ставят фокус на часовое время. Однако этот вид времени абсолютно не имеет значения, так как никто не может повлиять на его течение. Время постоянно идет, и его невозможно остановить. Все живут в реальном времени, где каждый распределяет его, исходя из своих ценностей и нужд. На такой вид можно и нужно повлиять, чтобы научиться правильно распределять время.

Секрет еще состоит в том, что реальное время существует в голове каждого. Люди создают его сами себе. Они ставят определенные рамки. На самом деле, все возможно контролировать. Все ограничения существуют лишь в голове. Поэтому, если их убрать, то и время получится контролировать лучше. Например, если не хватает времени, то стоит пересмотреть все свои дневные занятия на основе приоритетов: понять, какие из дел являются важными, а какие можно вовсе исключить. Таким образом, появится больше свободного времени для более важных дел.

Три способа провести время

Все события разделяются на три вида: мысли, разговоры и действия. Независимо от того, о каком роде деятельности идет речь, всегда все действия определяются именно этими видами.

Например, человек, занимающийся предпринимательством, не может исключить незапланированные беседы и тому подобное в своей работе. Однако можно установить определенное время, которое будет потрачено на разговоры, мысли, действия.

1. Постановка правильных целей

Перед тем, как записать свою задачу, необходимо удостовериться в ее правильности. Если она не соответствует ценностям человека, то эта цель лишь собьет его с пути. Нужно точно понять, чего необходимо достичь и как это сделать, а затем определить, действительно ли это нужно.

2. Эффективное распределение времени

Существуют так называемые квадраты времени. В этих четырех квадратах кроются следующие занятия: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные и важные, несрочные и неважные. Самый эффективный способ распределения времени - фокусироваться на несрочных и важных делах, так как такие задачи не требуют немедленного вмешательства, но они обязательны. Таким образом, в процессе выполнения этих задач, в голову может прийти много новых мыслей, которые будут полезны в этой области.

Многие пытаются скрыться от повседневных обязанностей в несрочных и неважных делах. Это может быть просмотр фильма или разговор по телефону. Эти занятия не приносят никакой пользы, поэтому их следует исключить.

3. Постоянное слежение за времяпровождением

Управление временем требует постоянного слежения за ним. 7 дней в неделю необходимо задумываться о том, правильные ли дела выполняются в данный момент. Также нужно записывать свои результаты в блокнот или тетрадку: сколько времени было потрачено впустую, а сколько было направлено на долгосрочный результат. В конце недели нужно проанализировать свои записи и сделать выводы. Возможно, нужно меньше заниматься ненужными делами и больше времени уделять своей цели. В таком случае уйдет гораздо меньше времени на ее достижение.

4. Правило "80-20"

Это невероятное правило гласит: "20 процентов усилий дают 80 процентов результатов". Это еще можно выразить следующим образом: "Результаты в 4 раза больше усилий". Например, 80 процентов продаж приходится на 20 % покупателей. Данное правило действует на все области жизни. Необходимо определить эти 20 процентов усилий, которые необходимо прикладывать каждый день, чтобы получить заветные 80 процентов результатов. Фишка в том, что если прикладывать гораздо больше усилий, то результат всегда будет больше в 4 раза.

5. Внедрение полезных привычек

В скульптуре главная часть является та, которая держит всю остальную конструкцию. Если эта часть развалится, то и самой скульптуры не будет. То же самое и в жизни: необходимо внедрять те привычки, на которых будет основываться весь дальнейший успех. Также эти привычки будут исключать плохие занятия, которые мешают выполнению важных задач.

6. Частый отдых

Одно исследование предположило, что человек должен работать в течение 52 минут и отдыхать 17 минут. Это значит, что нужно устраивать себе небольшие перерывы в работе, чтобы восстановить физическую и умственную энергию для продолжения работы. Гораздо хуже будет работать беспрерывно 2 часа и плохо выполнить работу, чем сделать 2 перерыва в течение этого времени и выполнить работу качественно.

7. Утренняя зарядка

Хоть этот пункт не относится напрямую к управлению временем, однако он поможет распределять свое время правильно. Сделав легкую тренировку утром (физическую или умственную), можно наблюдать, что день проходит гораздо эффективнее. Утренние тренировки помогают найти баланс между разными сферами жизни, а также разложить по полочкам все повседневные дела. Кроме того, утренние нагрузки полезны для здоровья.

8. Планирование следующего дня

Каждый вечер необходимо составлять список дел, которые нужно выполнить завтра. Во время сна мозг отдыхает и распределяет полученную информацию в нужные участки. Это значит, что, проснувшись, человек более отчетливо увидит картину этого дня, а также выполнит все задачи, которые он записал с вечера. Однако стоит учесть, что записывать следует именно те задачи, которые помогают приблизиться к главной цели.

9. Поиск вдохновения в дни уныния

У всех бывают дни, когда абсолютно нет желания заниматься нужными делами. Хочется отдыхать и заниматься бесполезными вещами. Однако в эти дни проявляется сила духа и характер. Необходимо найти свой источник вдохновения и обращаться к нему, если пропал огонь в глазах. Это может быть занятие искусством или общение с людьми, которые добились большего.

10. Исключение социальных сетей

Социальные сети забирают у людей кучу времени. Многие интересуются жизнью друзей или просто развлекаются, читая разные новости. Однако это бесполезные занятия. Гораздо важнее сконцентрироваться на своих задачах, которые помогают добиться целей. Именно поэтому следует полностью исключить социальные сети из своей жизни.