Независимо от того, где вы трудитесь (дома, в любимом кафе или шумном офисе) отвлекающие факторы стали неотъемлемым атрибутом современного рабочего места. В некоторых случаях, особенно при выполнении творческих задач, переключение внимания может быть полезно. Это может показаться нелогичным, но отвлечение может помочь выбраться из колеи, известной как когнитивная фиксация. Кроме того, у человека есть внутренняя потребность к переключению внимания.
Стоит иметь в виду, что мозгу требуется в среднем 25 минут, чтобы переориентироваться на исходную задачу, а если вас отвлекают каждые 10 мин, то время на ее выполнение возрастает в разы.
Согласно опросу, проведенному Udemy, отвлекающие факторы на рабочем месте негативно влияют на производительность и потенциал сотрудника. Более того, чтобы компенсировать эти перебои, люди начинают трудиться быстрее. Недавно проведенное исследование показало, что при увеличении скорости работы усиливается стресс. Даже короткие перерывы удваивают частоту совершаемых ошибок. Постоянное отвлечение от работы не только снижает ее качество, но и негативно влияет на здоровье человека.
Обратите внимание на 10 наиболее распространенных отвлекающих факторов и избавьтесь от них как можно скорее.
Смартфоны
Здесь нет ничего удивительного. В течение дня нас заваливают электронными письмами, СМС, уведомлениями в социальных сетях и телефонными звонками. Кроме того, смартфон используется для записи напоминаний, просмотра календарей, прослушивания подкастов и совершения покупок. Неудивительно, что у многих людей развилась зависимость от гаджета.
Ее преодоление – нелегкая задача, но не невозможная. Среди надежных проверенных методов: перевод смартфона в режим полета и использование функции «Не беспокоить». Это действие доступно как на Android, так и на iPhone. Можно оставить телефон в другой комнате или положить в ящик стола, сумку.
Планирование времени в течение дня также поможет сократить рабочие часы. Можно включить на телефоне беззвучный режим, когда необходимо сосредоточиться на трудовой деятельности. После выполнения части задачи (например, через пару часов) можно проверить смартфон, чтобы не пропустить что-то важное. Чтобы немного передохнуть, дайте себе 10 минут наедине с экраном телефона, а потом возвращайтесь к работе.
Электронные письма
В 2017 году по всему миру ежедневно отправлялось 269 миллиардов мейлов. Ожидается, что эта цифра вырастет до 333 миллиардов в 2019 году.
Соблазн проверить электронный почтовый ящик возникает каждый раз, когда приходит уведомление. Этим можно заниматься целый день, но когда же работать?
Самое простое решение – отключить уведомления о новых письмах на смартфоне. Также следует закрыть все приложения и браузеры, связанные с почтовым ящиком. Используйте утилиту, которая будет фильтровать спам.
Стоит помнить, что в случае чрезвычайной ситуации вы не только получите сообщение по электронной почте. Люди позвонят вам или даже придут оповестить лично, если произойдет что-то действительно важное. Все остальное может подождать.
Фоновый шум
Найдите минутку и по-настоящему вслушайтесь в весь шум, наполняющий офис. Люди разговаривают, работает техника, звонят телефоны, открываются/закрываются двери. Плюс к вышеперечисленному кто-то кашляет, жует, играет музыка.
Фоновый шум неизбежен. Если он слишком сильно отвлекает, придется раскошелиться на наушники с шумоподавлением или переместиться в более тихое место, когда необходимо максимально сосредоточиться. Неплохим подспорьем является ресурс Noisli, собранные там звуки природы помогают заглушить фоновый шум, а также усиливают концентрацию внимания.
Люди
Как и фоновый шум, сотрудники, клиенты, поставщики и родные нарушают сосредоточенность. Инженеры из Quora определили «постукивание по плечу» как один из самых распространенных отвлекающих факторов.
Чтобы решить эту проблему, нужно закрыть дверь кабинета, когда не хотите, чтобы вас беспокоили. Не лишним будет повесить соответствующую табличку. Если вы трудитесь в открытом офисном помещении, сигнализируйте о своей занятости невербально, например, надев наушники.
Беспорядок
Несмотря на то что в небольших дозах хаос может стимулировать творческий подход, захламленное рабочее место влияет на способность концентрироваться и обрабатывать информацию. Беспорядок напоминает обо всем, что должно быть сделано, и таким образом отвлекает от решения текущих задач. Со временем это делает человека более беспокойным и напряженным.
Поддерживайте порядок и чистоту на рабочем месте. Безжалостно избавляйтесь от вещей, которые больше не нужны. Отсортируйте документы по папкам. Используйте облако для хранения файлов, чтобы уменьшить количество бумаг в шкафах. Так вы еще и сохраните леса на планете. Убедитесь, что у всех канцелярских принадлежностей есть свое место, и наводите порядок на столе в конце дня.
Даже если вы не делаете уборку ежедневно, то нужно хотя бы раз в неделю чистить свое рабочее место. Например, в пятницу днем. Такое простое действие поможет отвлечься и немного расслабиться после напряженной трудовой недели.
Многозадачность
Многозадачность не экономит время и не повышает производительность. Правда в том, что наш мозг не способен сосредоточиться на нескольких вещах одновременно. Невролог Эрл Миллер утверждает, что когда вам кажется, что вы делаете сразу несколько дел, это не так. На самом деле вы просто быстро переключаетесь между ними. Это увеличивает количество ошибок, подавляет творческое мышление и потенциально наносит вред мозгу.
Решить проблему можно планированием времени. Отведите на каждую задачу определенный промежуток, и старайтесь сосредоточиться на текущих действиях, не размышляя о другом.
Микроуправление
Если вы предприниматель, то, конечно, должны знать, что происходит с вашим бизнесом, но постоянно проверять и контролировать сотрудников не стоит. Это отвлекает их и вызывает беспокойство.
Не зацикливайтесь на каждой детали, такое отношение убивает творческий потенциал и доверие между руководителем и сотрудниками. Отказ от некоторого контроля никогда не бывает легким для предпринимателей, но нужно дать команде делать свое дело. Вы должны следить за всеми и направлять их, не мешая работать в течение дня.
Голод
Невозможно сосредоточиться, если живот урчит. К сожалению, мы нередко удовлетворяем эту потребность вредными гамбургерами. Позаботьтесь о том, чтобы под рукой всегда был полезный перекус (например, орехи или сухофрукты).
Излишне строгие правила
Чрезмерно строгая политика в отношении пунктуальности может повысить уровень стресса у сотрудников. Особенно это касается тех служащих, которым приходится добираться до офиса издалека. Давка в транспорте и вероятность получить выговор за малейшее опоздание делает их более напряженными, они начинаю рабочий день с плохим настроением, что неизбежно сказывается на продуктивности.
Если вы руководитель, то стоит больше внимания уделять построению культуры, которая поощряет служащих за эффективность. Пунктуальность важна, но результативность важнее.
Как наниматель, вы можете предложить сотрудникам гибкий график, чтобы избежать транспортных часов пик, или позволить выполнять часть работы удаленно.
Собрания
Они печально известны свое непродуктивностью. Людей отвлекают от работы и заставляют просиживать часы, даже если вопрос не имеет к ним прямого отношения. В результате теряется драгоценное время.
Прежде чем планировать собрание, хорошо подумайте, действительно ли оно необходимо. Многие вопросы можно решить посредством рабочего чата. Если без личного общения никак не обойтись, приглашайте только заинтересованные стороны и старайтесь решить вопрос в кратчайшие сроки.
Устранение отвлекающих факторов поможет увеличить продуктивность работы в разы, что положительно скажется на успехе бизнеса.
