Проводимые многими специалистами исследования постоянно указывают на то, что сотрудники компаний тратят впустую драгоценные часы рабочего времени совсем не потому, что они ленивы. Есть масса других причин, о которых многие совершенно не задумываются, а потом удивляются тому, что времени ни на что катастрофически не хватает, а прибыли компании или предприятия падают.
Встречи
Встречи действительно могут быть очень важными моментами, связанными с организацией рабочего процесса, и от этого никуда не денешься. Но часто именно их относят к наибольшим (и бесполезным) временным затратам.
Решение: если вам в организации рабочего процесса или управления персоналом, и нужно проводить собрания или организовывать встречи с коллегами и партнерами, так сказать, по долгу службы, сделайте их более эффективными. Как говорится, краткость – сестра таланта. Ставьте задачи четко и быстро, не разглагольствуя попусту и не ходя вокруг да около.
Электронная почта
Сколько времени вы уделяете каждый день чтению и ответам на электронные письма? Согласно проведенным исследованиям, предполагается, что время, затрачиваемое на рабочую электронную почту каждый год, равно времени, потраченному на восхождение на Эверест дважды!
На самом деле работник тратит примерно 28 % времени рабочей недели на управление электронной корреспонденцией, а многое из этого может быть связано даже с общением между коллегами и менеджерами, которые предпочитают такие компьютеризированные средства живому разговору.
Решение: существует множество способов оптимизации обработки электронной почты и минимизации временных затрат. Например, некоторые предлагают не проверять корреспонденцию каждый день, как только вы пришли на работу, а посвятить начальное время выполнению более важной и неотложной задачи. Сначала действительно можно проверить электронную почту, чтобы узнать, нужно ли кому-то ответить в срочном порядке (например, если это касается поступления денег за товар, корректировки договора, уточнения времени встречи и т. д.), а затем отметить письма, к которым можно вернуться позже.
Затраты на обработку внутренней корреспонденции могут быть сокращены за счет применения так называемых социальных технологий. В компании McKinsey & Company отмечают: «Чтобы воспользоваться всеми преимуществами социальных технологий, организации должны трансформировать свои структуры и процессы - им нужно стать более открытыми и неиерархическими и создать культуру доверия».
Дезорганизация
Если вам нужно найти документ, товарный чек или еще что-то, но все разбросано в полном беспорядке, опять же, поиск может занять по времени весьма ощутимый промежуток, а ведь драгоценные минуты можно было использовать и на выполнение более важных задач.
Решение: просто держите свой рабочий стол организованным, используйте систему хранения документов, к которой легко получить доступ, создавайте папки для электронной почты, а также очищайте или перемещайте старые компьютерные файлы. Одним из лучших инструментов в наши дни является сканирование квитанций и других письменных материалов, которые вы хотите сохранить (таким способом их можно просто преобразовать в файлы электронных документов).
Отвлечение внимания на рабочем месте
Такие ситуации могут быть совершенно разными: коллега прерывает кого-то ненужными разговорами, просматривает веб-страницы, слишком громко комментируя их содержимое, или шумит – да мало ли что может произойти?
Решение: исправление любой подобной ситуации напрямую зависит от ее типа. Например, от шума (например, прослушивания телефонных разговоров от сотрудников в смежных кабинах) можно избавиться при помощи наушников, а вообще, как говорится, выход можно найти всегда - было бы желание!
