Исследователи подсчитали, что руководители компаний могут тратить время на различные заседания в среднем до 23 часов в неделю. А у владельцев бизнеса на эти мероприятия может уйти еще больше времени. Им приходится участвовать в большом количестве встреч, и если они организованы неправильно, это будет стоить потерянного времени и упущенных возможностей.
Эффективность собраний
Любой владелец бизнеса, скорее всего, слышал о том, что создание повестки дня (и ее соблюдение) имеет решающее значение для максимально эффективного использования собраний компании. Это утверждение действительно верно. Но с одной оговоркой. Для большинства этих встреч руководитель не должен создавать повестку дня самостоятельно.
Создание повестки дня для различных встреч, которые вы проводите в течение недели, не только лишает вас возможности работать над задачами более высокого уровня, но и может реально помешать вашей способности помочь членам своей команды расти и развиваться как лидерам компании.
Пусть ваши сотрудники предложат свои собственные повестки дня
Для проведения встреч с членами своей команды заранее готовьте список своих собственных вопросов, которые нужно освещать на собрании, но лучше, чтобы сначала ваши сотрудники сами определили повестку дня. Нужно попросить их представить это предложение по повестке собрания до конца рабочего дня за два дня до вашей запланированной встречи. Таким образом у вас будет целый день, чтобы рассмотреть его, и в девяти случаях из десяти в нем уже могут быть некоторые пункты вашей собственной повестки планерки.
Выгоды
Делегирование вашей команде права на определение повестки собрания имеет некоторые действительно важные преимущества, которые могут не только помочь вашему бизнесу расти быстрее, но также могут помочь вам тренировать и развивать в них лидерские качества.
- Это дает вам понимание того, что сотрудники считают важным. Например, если все пункты повестки дня посвящены конкретным задачам, это говорит о том, что этот член команды мог бы помочь выработать более стратегическое понимание своей роли и того, как она связана с остальной частью организации. Конечно, всегда будут какие-то пункты, ориентированные на задачи, которые нужно решить, но это поможет вам понять, на чем сосредоточены ваши работники.
- Это служит напоминанием. Когда вы получаете предложенную повестку дня, это служит напоминанием о том, что вы должны подготовиться к этой встрече. Независимо от того, означает ли это, что вы должны задавать дополнительные вопросы или просматривать данные до начала собрания, это поможет вам максимально использовать время, проведенное с работниками.
- Это помогает установить культуру компании. Если вы назначите встречу, вам лучше иметь повестку дня. Это поможет укрепить идею о том, что время каждого человека ценно, и вы хотите максимально использовать время, проведенное вместе, заранее продумав тему встречи.
Разрешив членам вашей команды создавать свои собственные повестки собраний, вы освободите время для быстрого развития своего бизнеса и поможете членам вашей команды стать лидерами. Это беспроигрышный вариант для всех участников.
