Если у вас есть хотя бы одно электронное письмо, которое вы уже должны были отправить - день назад, неделю назад, даже месяц назад, но не сделали этого - не паникуйте. Есть несколько шаблонов, которые помогут вам выйти из затруднительного положения.
Итак, у вас есть несколько сообщений, которые вы опоздали отправить. Тем не менее вы всегда вспоминаете о них только перед сном, и в этот момент вы обещаете себе, что завтра утром первым делом отошлете их. Затем проходит время, и проходит еще немного, и, прежде чем вы собираетесь отправить письма, понимаете, что в связи с опозданием, уже неловко на них отвечать. Не лучше ли сделать вид, что письмо попало в спам? Нет. Чтобы, наконец, отослать его, создайте пару шаблонов, которые одновременно спасают профессиональную репутацию и помогают получателю лучше понять причину задержки.
Для «дружественных» писем, которые не требуют быстрого ответа
Отвечать на подобные письма очень просто, так как ваши ежедневные обязанности обычно имеют перед ними приоритет. Но лучше отправить поздний ответ, чем проигнорировать письмо своего друга или хорошего знакомого. Просто выразите искренние извинения и докажите, что, несмотря на ваш запоздалый ответ, вы заинтересованы в жизни другого человека.
Для запроса электронной почты
Когда кто-то просит подсказку или помощь в каком-либо вопросе, и вы забываете отвечать (или откладываете это, потому что сильно загружены делами), вы, как правило, чувствуете себя довольно виноватым. Непременно ответьте на письмо как только у вас появится время, и сделайте это в доброжелательной форме. Покажите человеку, что он вам не безразличен, сделав все возможное, чтобы помочь ему.
Для плохих новостей
Многие из нас часто откладывают в долгий ящик сообщения, которые содержат плохие новости. Тем не менее надо дать на них ответ, ведь будет очень неловко, если вы проигнорируете просьбу о помощи от друзей или коллег. Сначала извинитесь, затем попытайтесь объяснить ситуацию, и, наконец, действительно приложите усилия, чтобы помочь.
Для любого другого электронного письма
Во всех остальных случаях главное, что нужно написать, – это слова извинений и раскаяния в том, что не ответили вовремя. Можно указать причины столь длительного молчания, а далее уже решить вопросы, которые имеют место в том или ином письме.
Не удаляйте и не игнорируйте
Наверное, каждый человек сталкивался с ситуацией, когда по причине личной занятости он долгое время не отвечает на письма и сообщения друзей и знакомых. Если правильно поступить в данном случае, у них не возникнет вопросов, почему вы это сделали. Наоборот, эти люди, скорее всего, выразят вам признательность за то, вы все-таки нашли минутку и помогли им решить их проблему.
Но ни в коем случае не удаляйте эти письма, не игнорируйте их. В подобной ситуации вы можете потерять не только ценные профессиональные связи по работе, но и не менее дорогие для вас дружеские. Важно просто знать, как правильно подобрать слова, чтобы человек воспринял ваш поступок доброжелательно и адекватно, принял предлагаемую вами и помощь и в дальнейшем мог снова обратиться к вам.
