Работа финансового отдела в современной компании затрагивает почти все сферы ее деятельности. И взаимодействие с клиентами в рамках маркетинговой политики, и контракты с партнерами, и хозяйственная часть со всеми ее расходами – все, так или иначе, сопрягается с функциями бухгалтеров и экономистов.
По этой причине опытные руководители всячески стремятся поддерживать и развивать финансовую команду, используя технологические, психологические и организационные методы повышения ее эффективности. В этом плане можно выделить 6 наиболее полезных в практическом отношении способов повышения производительности финансового отдела.
1. Сокращение объема механических процессов
В эпоху внедрения автоматизированных и цифровых систем амбициозная и стремящаяся к успехам компания не может себе позволить выполнение финансовых задач традиционными способами. Формирование счетов-фактур, составление отчетов, заполнение форм и многочисленные расчеты могут производиться в электронных системах с элементами автоматизма. Даже ответственные транзакции с платежами сегодня можно доверить надежному программному обеспечению, избавляя штат финансового отдела от лишней трудоемкой работы.
2. Внедрение практики аутсорсинга
Часть узкоспециализированных задач в контексте сращивания бухгалтерии и IT-технологий на первых порах можно доверить сторонней фирме. Грамотные и опытные специалисты в формате аутсорсинга помогут сформировать правильные модели ведения той же отчетности, при этом поддерживая и должный уровень информационной безопасности.
3. Учет сторонних факторов влияния
Как работа финансового отдела может влиять на другие процессы деятельности компании, так и внешние факторы, в свою очередь, должны браться во внимание работниками бухгалтерии. Данный принцип, в частности, может предполагать учет мнения партнеров и клиентов, расширенное представление возможностей функционирования финансового отдела, а также эффективную борьбу с первопричиной факторов, сдерживающих рост производительности бухгалтерского учета. В комплексе работа над внедрением этого подхода позволит повысить качество выполнения финансовых процессов.
4. Расширение сотрудничества
Компании, в которых финансовые команды работают в более открытом для сотрудничества режиме, достигают больших успехов. Открытость предполагает более плотное взаимодействие с другими отделами компании, а в некоторых случаях и партнерами. Это позволяет специалистам лучше определять не только методы решения конкретных задач, но и напрямую получать больше полезной информации о целях, которые должны достигаться. В то же время обратная связь с финансовым отделом помогает и специалистам в других сферах лучше понимать механику материального обеспечения, а в дальнейшем и подстраивать под нее отдельные процессы по мере возможности.
5. Введение практики тренингов
Финансовая сфера более консервативна с точки зрения знаний и практических методов, нежели информационная среда. Но это вовсе не значит, что работники данного профиля не должны развиваться. Регулярное улучшение профессиональных качеств путем обретения нового опыта и знаний непременно скажется на эффективности финансового отдела.
Сегодня не требует больших ресурсов технологическая организация подобных процессов повышения квалификации. Например, с помощью тренингов, мастер-классов, вебинаров и лекций можно создать прочный образовательный фундамент из опытных кадров, которые в дальнейшем смогут выступать в роли наставников для представителей молодого поколения. Такие практики, безусловно, сами потребуют вложений, но эти затраты обязательно окупятся в будущем.
6. Согласование операций
Формирование отчетности, утверждение решение, регистрация, исполнение и архивирование с другими операциями документооборота вполне могут выполняться обособленно. Однако в той же отчетности гораздо удобнее для всего финансового отдела объединять циклы выполнения определенных групп операций, что физически облегчит трудовой процесс и минимизирует риск допущения ошибок. Это своего рода оптимизация работы с документами, к которой предприятие должно стремиться с самых ранних этапов развития, вырабатывая принципы рационального производства.
