Ежедневная проверка почтового ящика, просеивание спама, составление правильных ответов и отслеживание сообщений, которые того требуют, занимают много вмени и затрат энергии. Чтобы облегчить работу, профессионалы дают несколько советов относительно того, как правильно организовать процесс работы с электронными письмами, если их ежедневно приходит более сотни. Таким образом, у вас не возникнет трудностей с электронной почтой.
В папке «Входящие» храните только те письма, которые требуют немедленных действий
Необходимо, чтобы в папке «Входящие» содержались только самые важные письма, чтобы при открытии почты можно было сразу увидеть, что является самым неотложным и требует быстрого ответа. Специалисты также говорят о том, что необходимо вести переписку таким образом, чтобы ни одно письмо не оказалось без ответа, несмотря на то, что их может приходить огромное количество каждый день.
Создайте папку «Ожидаемые» для тех писем, ответ на которые может подождать
Специалисты рекомендуют создать папку «Ожидаемые» для тех писем, которые могут подождать некоторое время с ответом. Это поможет значительно сэкономить время. Таким образом, это будет являться отличным местом, которое будет напоминать о том, какие вопросы следует рассмотреть в ближайшее время.
Теперь вам не придется проводить полдня в поисках нужного письма среди огромного их количества. Просто возьмите под контроль свой почтовый ящик!
Создайте подпапки и ярлыки
Специалисты рекомендуют сделать легко декорируемую систему меток. В данном случае организация имеет первостепенное значение. Папки и ярлыки необходимо использовать для группирования важных почтовых цепочек. Когда вам нужно что-то посмотреть для справки, вам будет это легко сделать. Таким образом, если приходит огромное количество писем и возникает необходимость просмотра некоторых из них, вы будете знать, где они хранятся. Это даст возможность найти все необходимое на протяжении дести секунд.
Установка фильтров
Многие провайдеры дают возможность устанавливать фильтры, которые смогут помочь быстро классифицировать электронные письма, не затрачивая много энергии и времени. Установите один из фильтров, который будет помещать письма в разные папки, устанавливать приоритеты в зависимости от отправителей. Вы сможете легко отыскать то, что вам нужно, а также свести к минимуму беспорядок.
Используйте свой календарь для отслеживания писем
Добавьте в электронную почту календарь. Создавайте в нем напоминания о том, что вам необходимо ответить на то или иное сообщение. В календаре вы можете указать местоположение письма (папку) и дату, когда требуется написать ответ.
Используйте папку «Спам»
Довольно часто на электронную почту приходит много рекламы. В таком случае заблокируйте рекламные рассылки, используя папку «Спам». В следующий раз, когда вам придет от кого-то реклама, вы сразу же отпишитесь от рассылки.
Создайте шаблоны для готовых ответов
Создание шаблонов для ответов на письма может помочь сэкономить время. Если вы обнаружили, что отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова, вам рекомендуется хранить в «Черновиках» ответы, которые вы можете использовать повторно.
У вас могут быть заранее написанные электронные письма, которые можно использовать. Например, это может быть ответ на вопрос о том, чем занимается ваша компания или какие она предлагает услуги. Если вы не хотите отвечать на письма вручную, можете использовать определенную программу.
Ограничьте время для получения писем
Вы можете не оставлять открытой свою электронную почту весь день. Установите определенное время на протяжении дня, чтобы просматривать каждое письмо и отвечать на него, сохранять или архивировать. Таким образом, вы будете иметь возможность быстрее просматривать письма, так как будете сосредоточены только на них.
Некоторые специалисты рекомендуют выделять время один раз в неделю для обслуживания входящих сообщений. Удаляйте неактуальные сообщения, расставьте приоритеты в списке дел.
Отключите уведомления по почте
Чтобы не отвлекаться на звуковые сигналы, которые сообщают о получении сообщения, просто отключите уведомления в почтовом ящике. Также можно использовать специальную программу, которая разрешает приходить сообщениям только два раза в день в определенное время.
Своевременно очищайте входящие сообщения
Синхронизируйте записи электронной почты с вашим телефоном, чтобы иметь возможность своевременно удалять входящие письма. Удаляйте все сообщения в папке «Спам», сохраняйте важные. Таким образом, вы сможете справиться с большим количеством писем, находясь несколько минут, например, в супермаркете.
Если следовать данным рекомендациям, можно правильно организовать процесс работы с электронными письмами, сэкономить много времени и сил. К тому же, в вашем почтовом ящике всегда будет порядок, и вы сможете сосредоточиться на более важных задачах, чем рассылка ответов на сообщения.
