Рассылка электронной почты — популярный метод корреспонденции. Таким нехитрым способом бизнес ищет новых клиентов, поддерживает связи с уже существующими контрагентами. В общем, пока никаких альтернатив привычным электронным письмам не существует.
Правильно составленное письмо способно повысить доход компании в несколько раз, увеличить продажи, поднять интерес со стороны потенциальных контрагентов и клиентов бизнеса.
Что говорит статистика
По данным статистики, около 25 % предпринимателей считают, что популярность электронных писем в будущем будет только расти. Причем на объемы использования этого механизма не влияет даже появление иных методов коммуникаций. При этом лишь 77 % писем остаются прочитаны адресатом. Остальные либо удаляются самим получателем без прочтения, либо автоматически попадают в категорию спам.
Как же написать эффективное письмо
Написание коммерческого текста требует скрупулезного подхода. При этом необходимо учитывать и некоторые важные правила и рекомендации.
Никакой агрессии
Текст коммерческого письма ни в коем случае не должен давить на получателя. Такое не нравится никому. Многие предприниматели ошибочно полагают, что агрессивный маркетинг, наоборот, помогает продать больше продукции. Вот только людям крайне не нравится то, что на них оказывают давление, контрагент пытается ограничить их свободу выбора.
Не стоит несколько раз напоминать и о своих предыдущих письмах. Эффект от такого подхода будет только один — раздражение. Естественно, человек начнет подсознательно сопротивляться вашему предложению. Даже в том случае, если оно полностью удовлетворяет его интересам.
Не следует в электронной рассылке заявлять также о баснословных скидках на конечную стоимость вашей продукции или услуг. Клиент либо не поверит в подобный аттракцион щедрости, либо начнет искать больших скидок у ваших конкурентов. Чем мягче будет текст самого послания, тем лучше.
Пишите сжато
Примерно треть респондентов отметили, что они читают письма на смартфонах. Около 70 % используют для этого ноутбуки или стационарные компьютеры. В любом случае наибольшее раздражение вызывают очень длинные послания.
Все электронные письма должны быть лаконичными и сжатыми. Иначе вероятность прочтения значительно снижается. Желательно поработать и над структурой письма. В этом случае нужно учесть:
- Приветствие.
- Введение.
- Основную часть.
- Выводы или заключение.
- Прощание.
Необходимо поработать не только над структурой письма, но и над структурой текста. Пользователи лучше всего воспринимают послания, разбитые на абзацы. Любые перечисления, содержащие больше трех элементов, должны быть оформлены в виде списков.
Подобные приемы помогают удерживать внимание контрагента при прочтении. Желательно сложные моменты сопровождать картинками. Например, можно добавить схему доставки товара конечному потребителю. Большинство из нас легче воспринимает именно изображение, а не текст.
Для рассылок подойдет обезличенный вариант письма. При общении с конкретным контрагентом лучше обращаться по имени и отчеству. Это покажет вашу заинтересованность в продолжении сотрудничества.
Установите собственный формат рассылок
Очень важно определиться, где вы будете использовать разные виды коммуникаций. Например, для сообщения срочной новости, требующей немедленного реагирования, лучше всего воспользоваться обычным телефонным звонком. Да, электронная почта доходит быстро, вот только большинство не проверяет ее каждые несколько минут. В общем, важная новость может затеряться, а это отрицательно скажется на качестве всей работы.
В электронном письме лучше рассказать о преимуществах нового продукта, объяснить какие-либо изменения в работе. Такая форма корреспонденции отлично подходит и для поздравительных посланий. Например, электронным письмом можно поздравить контрагентов с успешным завершением какого-либо совместного проекта, наступлением национальных праздников.
Подобный вариант корреспонденции применим и в тех случаях, когда одна компания пытается выразить благодарность за сотрудничество другой. В общем, электронные письма можно использовать и для налаживания некоммерческих взаимоотношений.
Применяйте современные технологии
Не бойтесь использовать современные технологии для отправки писем. Некоторые программы и разработки подходят и для сокращения входящей корреспонденции. Например, спам-фильтры помогут сократить время для прочтения входящих писем. Сейчас появились даже электронные автоответчики, позволяющие создавать типовые виды рассылок.
Итоги
Для оптимизации собственного времени на прочтение электронных писем рекомендуем выделять 30 - 60 минут ежедневно. В противном случае на это придется потратить собственные выходные. Повышается риск того, что вы не ознакомитесь с важной информацией.
