Планирование рабочего времени может стать хорошим помощником в деле повышения продуктивности и снижения риска стрессовых ситуаций. Но даже самый четкий и продуманный распорядок трудового дня не решит главную проблему тайм-менеджмента, которая заключается в систематическом выполнении ненужных задач. Согласно исследованиям, однотипным и бессодержательным операциям в среднем посвящается 51% рабочего времени.
Очевидно, что данная ситуация требует изменений. Для понимания, как именно можно минимизировать столь огромный процент, будет нелишним подробнее рассмотреть виды тех самых ненужных задач.
1. Поездки
Средний работник 13% времени тратит на дорогу до места трудовой деятельности. На путь в одну сторону в среднем уходит около 30 мин, что составляет целый час в ежедневной рутине. И это притом, что многие офисные операции можно выполнять из дома, используя компьютерную технику и современные средства коммуникации.
2. Встречи и собрания
Корпоративные дискуссии, переговоры и обсуждения важны, но только если повестка интересная и содержательная. Типичная ситуация, когда больше половины участников собрания вовсе никак не заинтересованы в теме и вынуждены проводить время в зале для галочки, потому что это предписано нормативом. В результате 16% времени рядовой сотрудник тратит на присутствие на мероприятиях, которые к его прямым должностным обязанностям не имеют никакого отношения.
3. Чтение электронной почты
Еще 22% рабочего времени тратится на обработку электронных писем, которые стали одним из самых распространенных способов связи в корпоративной среде. Опять же, сам этот канал коммуникации играет важную роль в жизнедеятельности компании, но на практике его использование далеко не всегда отвечает деловым интересам. К слову, по статистике, лишь четвертая часть таких писем действительно имеет ценность с точки зрения трудовых задач.
Теперь стоит перейти к вопросу о том, как можно исключить ненужные процессы и операции из рабочего графика. Специалисты предлагают 3 направления решения проблемы.
1. Переход на дистанционную работу
Концепция организации домашнего офиса с привязкой к основному штабу компании неспроста набирает популярность в бизнесе. Во многом затраты на обеспечение условий работы в традиционных офисах толкают самих работодателей менять формат трудовой деятельности. Разумеется, это возможно далеко не во всех сферах, ведь множество профессий, так или иначе, требуют личного присутствия работника.
2. Пересмотр формата встреч
Неэффективные деловые встречи также находятся под ударом критики со стороны экспертов в сфере менеджмента. Оптимизация времени на проведение планерок и собраний, четкое определение повестки и приглашение только заинтересованных участников позволяют избавить сотрудников от необходимости тратить время впустую. В рамках снижения организационных расходов также вводится практика проведения онлайн-встреч и конференций с помощью современных средств видеосвязи.
3. Эффективная работа с электронной почтой
Есть множество способов оптимизировать процесс обработки электронной почты, а также сообщений в корпоративных соцсетях. В частности, речь может идти о следующих приемах:
- Строгая фильтрация посланий с пометками важности.
- Введение оценочной системы относительно полезности писем.
- Оптимизация времени на прочтение сообщений. Так, в день кроме чтения срочных писем с пометками можно посвящать не более 10-15 мин обработке накопившихся сообщений.
Заключение
Даже небольшой шаг в деле сокращения времени, затрачиваемого на бессмысленные и необязательные процессы, может смягчить рабочий график. Как результат, будут улучшены производительность и качество основных трудовых процессов. К тому же свободное время можно потратить и на отдых, который позволит восполнить энергетический заряд.
