Рубрики

Тайм-менеджмент - это не решение, а проблема: производительность зависит от правильных приоритетов

Производительность труда зависит от множества факторов. Для лучшей эффективности деятельности необходимо научиться управлять своим временем, чтобы иметь возможность продвигаться по карьерной лестнице и одновременно наслаждаться жизнью в полном объеме. Автор нескольких бестселлеров и книги «В работу с головой», психолог и ученый, профессор Адам М.Грант, предлагает свою точку зрения на решение вопросов о менеджменте.

Управление временем

Профессор вспоминает, что некоторое время тому назад к нему подошел менеджер и пожаловался на то, что его босс требует от него продуктивности и обвиняет в неумении управлять временем. Парень не сумел найти ничего лучшего, чем пить меньше воды, чтобы не тратить время на хождение в туалет. Профессора осенило, что управление временем не является универсальным решением всех проблем, а само по себе становится частью проблемы. Люди стараются потратить максимальное количество сил на то, чтобы научиться управлять временем (читают книги, посещают курсы и т.д.) не понимая, что в данный момент попусту тратят свое время на улучшение компетентности в этом вопросе.

Управление вниманием

К Адаму М. Гранту обращалось множество людей, которые хотели бы услышать от него совет, доверяя его опыту и считая его компетентным по всем вопросам. Но сам ученый не считает себя продуктивным, поскольку он часто не достигает поставленных перед собой целей. И к управлению временем стоит еще добавить концентрацию внимания. Это поможет проанализировать, где время было потрачено с пользой, а где оно прошло впустую. Поэтому разумнее будет научиться управлять временем, чтобы уметь выстраивать приоритеты, концентрируясь на людях и проектах, а не на том, сколько часов или дней было на это потрачено. Управляя вниманием можно получить бесценный опыт и заниматься продуктивными делами в самом оптимальном для этого месте и в самое плодотворное время.

Мотивация

Отсутствие мотивации является еще одной проблемой в достижении цели по вопросам производительности. Например, вам нужно было составить бухгалтерский отчет. Для этого вы выделили себе определенное время (управление временем) и попытались сосредоточить на нем внимание (управление вниманием). Но, поскольку не были мотивированы, отвлеклись на разные новости в интернете, стали проходить тесты, не имеющие никакого отношения к вашей работе. В результате, вы потратили время и не сделали отчета. И здесь возникают дополнительные условия, касающиеся вашей мотивации. Отчет был нужен не срочно, а в течение месяца, это является работой, которая не оплачивается отдельно, а входит в вашу заработную плату. Поэтому вы решили, что можно ее отложить на более позднее время (хотя первоначально было запланировано срочное выполнение). А если бы вы понимали, что от данного отчета зависит зарплата ваших сотрудников, ваша репутация и престиж фирмы, вы бы ее обязательно выполнили как можно быстрее.

Местонахождение

Производительность во многом зависит от вашего местонахождения. Ни для кого не секрет, что для своевременного и качественного выполнения работы необходимы комфортные условия. Когда вы находитесь в уютном помещении, сидите в удобном кресле, не хотите есть и пить, ваша работа будет продвигаться намного быстрее, чем в холодной комнате, где негде сесть. Но здесь есть и внешние природные аспекты, которые позволяют производительности увеличиваться или снижаться. Речь идет о местности, где вы находитесь, и о банальной погоде. Если за окном идет дождь со снегом и всех прохожих пронизывает сильный ветер, вам будет намного приятнее находиться в это время в комфортной обстановке своего рабочего места. Поскольку у вас не будет соблазна поехать на природу или отправиться позагорать к водоему, вы станете работать с особым рвением. Именно поэтому общая производительность людей снижается в теплое время года.

Интерес и желание

Для того чтобы работа выполнялась качественно, необходимо иметь к ней интерес. Особые сложности возникают именно тогда, когда мы вынуждены выполнять работу, которая нам не нравится. Профессор проводил эксперимент, при котором группе людей были показаны интересные ролики, а затем было дано поручение выполнять рутинную работу. Расчет был на то, что приподнятое настроение поможет удержать это состояние на период выполнения рутины. Но все вышло не так, как ожидалось. Сработал эффект остатка внимания, при котором оптимизм очень быстро улетучился, и работа не смогла быть хорошо выполнена. Ни к чему не приведет и перестановка процессов местами, когда люди сначала приступают к рутине, а тем переходят к тому, что им нравится. При этом, все мысли поглощены той работой, которая оставлена на потом, а сиюминутные задачи решаются очень медленно. Поэтому оптимальным вариантом будет выполнение части интересного задания, затем рутинной работы и снова возврат к увлекательному занятию. Такое распределение сможет значительно повысить продуктивность.

Циркадные ритмы

Еще одной проблемой является совмещение продуктивности и творчества. Дело в том, что эти две фазы имеют разные источники питания. Продуктивность направлена на более конкретные мысли, которые должны быть сосредоточены на определенной цели и которые не должны отвлекаться на другие вопросы, не имеющие отношения к работе. Творчество подпитывается за счет устранения всех ограничений и препятствий в мыслях. В этом случае огромное значение имеют циркадные ритмы. Если вы «жаворонок», вам необходимо заниматься аналитическими задачами по утрам, оставить неинтересные рутинные вопросы на обеденное и послеобеденное время, а творчеством заниматься вечером. Если вы «сова», лучше оставить решение аналитических задач на день и вечер, а утро посвятить творческим идеям.

Созидательные и управленческие дни

Если есть такая возможность, обязательно распределите неделю на управленческие и созидательные дни. Речь идет о днях, когда вы можете выполнять работу максимально эффективно. Например, управленческие дни у вас будут посвящены исключительно деловым переговорам, звонкам, решению серьезных задач. Постарайтесь ни на что не отвлекаться (будь то общение с друзьями или домашние хлопоты). В созидательные дни позвольте себе сделать то, что вам хочется и нравится, постарайтесь не думать о работе и нагружать свой мозг аналитическими задачами. Такое распределение поможет вам более продуктивно распределить свое время, не ущемляя ни одного из аспектов.

Моменты продуктивности

Существуют также моменты продуктивности, когда ваш мозг способен обработать максимальное количество полезной информации. Например, можно целый день просидеть за решением задачи и так ее и не решить. А можно делать это периодически, понемногу, шаг за шагом, с перерывами и отдыхом, продвигаться к поставленной цели. По результатам исследований стало ясно, что люди, которые подолгу работают без перерыва, имеют более низкую производительность, чем их коллеги, предпочитающие трудиться периодически.

Отсутствие анализа

Если вы хотите значительно увеличить производительность вашего труда, позвольте себе не анализировать, как вы проводите свое время. Если занятие долгое время привлекает ваше внимание, сделайте акцент именно на нем. То, что вам нравится, обязательно будет получаться лучше и качественнее. А тайм-менеджмент – это понятие относительное. Правильно ли вы использовали время, читая эту статью? Это решать вам.