Наша жизнь наполнена техникой, без которой каждый современный человек не может представить собственное существование. Сотовые телефоны – не исключение. Пользователи настолько к ним привыкли, что считают эти устройства необходимостью. Более того, от них нередко зависит личная и профессиональная жизнь. Телефон выполняет множество функций, начиная с обычного звонка и заканчивая воспроизведением музыки.
Сотовые телефоны в бизнесе
Эти устройства используются для взаимодействия с действующими и потенциальными клиентами. Организация предоставляет сотовые телефоны персоналу для использования в корпоративных целях. Таким образом предприятие демонстрирует собственную заботу о сотрудниках, предоставляя им возможность использования рабочего, а не личного телефона для общения с клиентами.
Преимущества предоставления сотовых телефонов для сотрудников
Редкая компания сейчас не выдает персоналу рабочий телефон. Ведь это несет в себе массу преимуществ для работодателя.
- Если ваш сотрудник выполняет собственные обязанности за пределами офиса, это позволяет поддерживать с ним связь большую часть времени.
- Если работник осуществляет техническую поддержку пользователей, сотовый телефон позволяет быстро связаться с заинтересованным лицом и решить проблемы, даже находясь вне рабочего места.
- Если значимые для компании сотрудники находятся в отпуске и с ними нужно срочно связаться, сотовый телефон позволит это сделать.
- Это проще, чем компенсировать своим сотрудникам расходы на мобильную связь, так как в любой момент можно получить детализацию расходов и выявить те, которые не связаны с выполнением обязанностей.
Почему вам нужна политика использования сотового телефона в компании?
Возможно, вы неоднократно наблюдали, как ваши сотрудники используют рабочий телефон в личных целях или проводят бесчисленные часы в социальных сетях или онлайн-играх.
При этом они упорно игнорируют ваши замечания и напоминания о том, что корпоративный сотовый телефон предназначен для выполнения рабочих обязанностей, а не для использования в личных целях. Ведь в последнем случае компания вынуждена оплачивать личные расходы сотрудников, что снижает ее прибыль.
Злоупотребление со стороны персонала не должно оставаться безнаказанным. Каждый владелец бизнеса должен заботиться о сотрудниках, но при этом не позволять им переходить границы.
При установлении политики компании в отношении сотовых телефонов необходимо учитывать использование сотрудниками корпоративных и личных мобильных телефонов.
Что следует учитывать?
Сначала у вас должен быть хотя бы небольшой набор идей для составления политики в отношении сотового телефона компании. Если их нет, задайте себе несколько вопросов и тщательно сформулируйте ответы на каждый из них.
- Это станет преимуществом или недостатком для вас? А для ваших сотрудников?
- Часто ли ваши сотрудники злоупотребляют сотовым телефоном компании?
- Будут ли ваши сотрудники соблюдать установленную политику?
- Какие требования будут предъявляться к использованию корпоративного сотового телефона?
У вас должны быть довольно веские причины, чтобы сформировать политику использования сотового телефона. Однако при ее наличии владельцу предприятия будет существенно легче контролировать собственных сотрудников.
Основные пункты
Правила, из которых будет состоять политика использования сотового телефона в вашей компании, должны быть простыми и понятными, чтобы сотрудники могли им следовать.
- Позвольте вашему сотруднику поделиться номером мобильного телефона компании со своей семьей при наличии такой необходимости. Однако подобные разговоры не должны быть частыми.
- Номер телефона, предоставленный сотруднику, должен принадлежать компании.
- Регулярно отслеживайте счета и звонки, сделанные сотрудниками. Это позволит контролировать их расходы.
- Сравните количество официальных и личных звонков, которые были сделаны с мобильного телефона компании.
- Вы должны предупредить собственных сотрудников, что звонки и сообщения, отправленные с корпоративного сотового телефона, будут отслеживаться.
- Сотруднику рекомендуется немедленно сообщить о потере устройства, если это произошло.
- На телефоне активирована система слежения GPS. Это очень удобно, особенно если сотрудник выполняет собственные обязанности вне офиса.
- Телефон компании не подлежит обмену или передаче третьему лицу. Сотрудник несет ответственность за любой ущерб, причиненный устройству.
- Сотрудники могут загружать приложения только в том случае, если они необходимы для выполнения рабочих обязанностей.
- Сотрудники не должны загружать приложения социальных сетей на мобильный телефон компании.
- Использование камеры телефона должно быть ограничено, если оно не требуется для работы.
Что должен знать сотрудник?
Вы должны помнить, что любой сотрудник, который владеет корпоративным телефоном, становится представителем компании, на которую он работает. Поэтому он должен соблюдать определенные правила этикета при общении с клиентами. Например, если ваш сотрудник отвечает клиенту грубым языком или тоном, это может привести к потере клиента, а также испортить репутацию компании.
Вот почему важно не только сформулировать политику использования сотового телефона компании, но и рассказать сотрудникам об основных правилах этикета, которым они должны следовать при общении с действующими или потенциальными клиентами.
Основы этикета
Зная эти простые правила, сотрудники не навредят репутации предприятия, под брендом которого они работают.
- Следует избегать оскорбительных или грубых выражений при разговоре по телефону.
- Во время путешествия или в людных местах лучше не отвечать на звонки клиентов. Пусть их сообщения попадут на голосовую почту. Это лучше, чем пытаться понять друг друга сквозь шум.
- Разговаривая по телефону в офисном помещении, сотрудник не должен повышать голос, чтобы не отвлекать коллег от выполнения обязанностей.
- Если ваши сотрудники получают какие-либо неуместные сообщения или звонки на мобильный телефон компании, необходимо сообщить об этом менеджеру по персоналу для принятия немедленных мер.
Использование сотового телефона в офисе
Если в офисе вашей компании трудятся несколько человек, для них должны действовать особые правила, которые позволят не отвлекать коллег.
- Держите телефон в режиме вибрации, так как громкие мелодии отвлекают других людей, работающих в том же пространстве.
- Откажитесь от использования сотового в период встреч. Исключением может стать ожидание срочного звонка.
- Если необходимо принять телефонный звонок во время встречи, на него следует отвечать за пределами конференц-зала.
Общие правила
Создание политики сотового телефона компании – это не так просто, как может показаться. Давайте повторим основные правила, которые нужны работодателю.
- Регулярно информируйте собственных сотрудников о правилах использования мобильного телефона компании.
- Если вы нанимаете нового кандидата, убедитесь, что он полностью ознакомлен с политикой компании.
- Вы должны не только информировать персонал, но и проверять, как сотрудники используют телефоны.
- Попросите ваших сотрудников прочитать и подписать документ, который содержит правила об использовании сотового телефона компании. Это нужно сделать прежде, чем передать устройство.
