Первый шаг к повышению производительности в любой сфере деятельности заключается в планировании и организации дел. Технически эта задача решается простым способом – составлением списка того, что нужно выполнить. Но на практике многие сталкиваются с существенной проблемой планирования непосильного объема работы. Список становится бесконечным, так как в него включаются неконтролируемо широкий перечень дел. При первом же взгляде на такой план может отпасть любое желание даже приступать к его выполнению.
Устранить это препятствие на пути к повышению производительности предлагает Клэр Эванс, специализирующаяся на задачах эффективного управления временем. В ее концепции идеальный список дел должен характеризоваться не большим объемом, а возможностью реализации запланированного. Также добиться успеха в эффективном планировании дел помогут следующие советы тренера.
Поддержание контроля над списком
Начинать нужно с малого, строго устанавливая границы реализуемого объема работы. Базовым параметром контроля станет количество дел. Это может быть 3, 5 или 10 задач на день, которые поддаются выполнению в намеченных временных блоках. Важно не только определить приоритетность этих дел, но и правильно рассчитывать ресурсы, которые потребуются в процессе реализации плана.
Быстрый прогресс
В первую очередь выполняются простые дела. Это важно для ощущения быстрого прогресса. Мелкие задачи тоже отнимают определенный объем ресурсов, однако повышение мотивации, обеспеченное наглядным прогрессом, обязательно компенсирует расход энергии. Далее и сложные дела можно разбивать на подзадачи, выполнение которых устранит ощущение непосильно тяжелой предстоящей работы.
Создание нескольких списков
Различаться могут не только дела, но и сами списки дел. Не стоит смешивать в одном перечне задачи разного значения и направления действий. Для удобства представления дел желательно иметь под рукой несколько разноплановых списков. Например, хозяйственные задачи, рабочие операции, промежуточные дела и т.д. У каждой категории будет своя приоритетность и ресурсозатратность. Разделение списков также позволит эффективнее распределять силы и время. Улучшится и контроль выполнения неотложных и трудоемких задач, которым должно уделяться особое внимание.
Вознаграждение
Мотивация играет огромную роль в деле поддержания высокой производительности. Хороший психологический настрой даже при недостатке сил и энергии может стимулировать на эффективную деятельность. Как уже отмечалось, быстрый прогресс и сам факт выполнения некоторых задач станет мотивирующей основой для продвижения, но этого недостаточно. Должны предусматриваться дополнительные поощряющие факторы, которые помогут в ответственный момент перед выполнением тяжелой задачи не свернуть в сторону. Поддерживать темп можно за счет небольших отвлечений на отдых с элементами развлечений. Но крайне важно заранее вводить такие вознаграждения в общий план работы, выделяя четкие временные блоки.
