В этой статье вы найдете отличные советы о том, как расставить приоритеты в работе и уложиться в сроки. Расставление приоритетов влечет за собой определение того, что должно быть сделано в первую очередь из множества конкурирующих приоритетов. Требуется планирование и усилия, чтобы решить, что следует обрабатывать в первую очередь, а также придумать последовательность действий.
Перечисление задач в списке дел
Первый логичный шаг перед началом упражнения по расстановке приоритетов — перечислить все конкретные задачи, которые вы хотите выполнить. Это дает вам общее представление о вашей рабочей нагрузке изо дня в день. В своем списке дел запишите все ежедневные задачи, которые вы надеетесь выполнить. Кроме того, перечислите как краткосрочные, так и долгосрочные действия, которые вам необходимо выполнить.
Способы расстановки приоритетов
Что произойдет, если вы не расставите приоритеты в своей работе? Считаете ли вы, что у вас нет достаточно времени, чтобы завершить свой список дел, даже если вы работаете так быстро, как только можете? Постоянно следите за сроками выполнения каждого задания при определении приоритетов вашей работы. Некоторая работа должна быть начата задолго до установленного срока.
Вопросы для определения приоритетов:
- Что нужно сделать немедленно?
- Каковы последствия, если задача не выполнена?
- Когда вы должны начать работать над задачей?
- Какие ресурсы и материалы мне нужны для выполнения этой задачи?
- Что не было сделано и должно было быть сделано?
Вопросы, которые помогут вам при отслеживании прогресса в вашем списке приоритетов:
- Какие задачи я выполнил?
- Каков результат, когда задача выполнена?
- Что я постоянно откладываю в своем списке? Почему?
- Что не должно было быть в списке первоначально?
- Как я могу сократить свой список дел?
- Актуален ли этот список дел? Время от времени переписывайте новый список дел.
Разбиваем большие задачи на мелкие кусочки
Мысль об одновременной работе с большой задачей или проектом может быть подавляющей, поэтому полезно разбить большие проекты на более управляемые компоненты, а затем начать работать над одним небольшим шагом за другим. Разбиение проектов помогает следить за будущими задачами, которые необходимо начать на ранней стадии, чтобы уложиться в сроки. Например, если вы готовите ежегодный семинар, его можно разделить на этапы, такие как предварительные действия, которые необходимо выполнить за 9 месяцев до мероприятия.
Важность оценки времени и усилий
Оценка времени и усилий, необходимых для выполнения задачи, помогает в организации ваших приоритетов и позволяет составить реалистичный план относительно того, что вы можете решить за один день.
Если список приоритетов слишком длинный и часто не завершен, со временем это может вызвать разочарование. Попытка сделать слишком много за один раз может иметь противоположный эффект с точки зрения чрезмерных обещаний и пропущенных сроков, повторной работы, чтобы исправить ошибки, снижения производительности, беспокойства и выгорания.
Несколько советов о том, как лучше планировать и расставлять свои приоритеты
- Визуализируйте, как будет выглядеть конечный результат для каждой задачи, которую вы делаете.
- Планируйте совместную работу над аналогичными задачами.
- Постарайтесь начать и работать над задачей, пока она не будет завершена.
- Запланируйте время для работы над своим календарем.
- Делай одну вещь хорошо одновременно.
- Создайте импульс, плавно переходя от одного выполненного задания к новому.
- Начните работу над своими приоритетами достаточно рано, чтобы избежать спешки в последнюю минуту.
- Делайте небольшие перерывы.
- Продолжайте делегированную работу.
- Прогнозируйте проблемы, с которыми вы можете столкнуться.
- Задумайтесь о выполненных заданиях.
- Если необходимо, найдите партнера по подотчетности.
