Видеоконференции в сегодняшних условиях являются самой оптимальной формой управления, поскольку у сотрудников нет возможности работать вместе в одном офисе. Виртуальные встречи способны стать не менее эффективными, чем обсуждение задач и проблем с глазу на глаз. Очень важно знать, как их правильно провести, и тогда производственные успехи будут вам гарантированы.
Не тратьте времени на перекличку
Не стоит тратить драгоценное время на то, чтобы контролировать каждого из присутствующих. Особенно это тяжело в компаниях с многочисленным штатом сотрудников. Пока вы будете определять, кто есть, а кого нет, люди будут отвлекаться или просто скучать, и в этом случае вам будет сложно привлечь их внимание в момент непосредственного начала видеоконференции. Если вы хотите точно знать, кто присутствовал на совещании, попросите работников зарегистрироваться (пусть укажут имя и время появления в чате). Так вам будет проще отследить, кто и когда к вам присоединился, а задачи начнут обсуждаться непосредственно в положенное время.
Устанавливайте повестку дня
Чтобы ваше общение стало более продуктивным, постарайтесь установить повестку дня в самом начале. Поместите ее на слайд, чтобы это было визуальным напоминанием о том, что сегодня необходимо обсудить. Людям необходимо помочь сконцентрироваться, поскольку для всех новая виртуальная форма работы не является привычной. А если вы сделаете все, что вам рекомендуют эксперты, вы сможете контролировать ситуацию. Каждый человек будет в состоянии вернуться к теме, от которой он отвлекся, и в любое время получить нужную информацию.
Перейдите непосредственно к содержанию
В данных условиях не стоит затягивать с главными задачами. Огласите повестку дня, поблагодарите всех присутствующих за их сознательность и желание работать в таких непростых условиях, а затем приступайте к активному обсуждению. Отсутствие длительного вступления позволит вам сразу привлечь внимание сотрудников. Они не будут дожидаться важной информации и в это время блуждать в своих мыслях (все дружно приступят к непосредственным задачам). К тому же они будут вам чрезвычайно благодарны за то, что вы цените их время и не занимаете его пустыми разговорами.
Используйте видеосвязь
Постарайтесь установить видеосвязь со всеми участниками процесса. Это поможет людям сосредоточиться непосредственно на разговоре с вами (они не позволят себе отвлекаться на параллельное общение по телефону или блуждание по интернету). А у вас будет возможность видеть их на экране, обращать внимание на их реакцию, в конце концов, видеть их глаза и установить необходимый зрительный контакт.
Предоставьте четкие инструкции для входа
Вам необходимо обеспечить каждого сотрудника важной информацией относительно входа для общения. Это значит, что вам следует оправить необходимые инструкции по времени выхода на прямую связь, установке приложений и пр. Сообщите все это людям заранее (например, на завтра), а затем продублируйте свои рекомендации за час до включения. Не будет ничего страшного, если вы дадите время для соединения и после назначенного часа. В данном случае пяти минут вполне хватит на подготовку.
Используйте повторяющуюся ссылку
Вам необходимо продумать все до мелочей, создать шаблоны для входа и не тратить на эту работу дополнительного времени. Каждый раз перед началом виртуальной встречи участникам будут разосланы сообщения с необходимой информацией. Действуйте по обстоятельствам (например, если ваши совещания проходят одно за другим, найдите необходимое приложение, которое позволит информировать о темах собраний и пр.). Находите универсальные приемы, которые облегчат работу вам и вашим сотрудникам.
