Существует мнение, что понятие "этикет" появилось еще во времена древних цивилизаций. В современном деловом этикете отражены лучшие традиции и обычаи народов всего мира. Следование правилам общения способствует карьере, пренебрежение этикой может привести к полному краху самого перспективного бизнеса. Успешные бизнесмены знают, что хорошие манеры гарантируют прибыль.
Однако с развитием общества и технологий многие из правил этикета устаревают. Каких норм поведения сегодня не придерживаются офисные сотрудники?
Приходить на работу больным
Еще совсем недавно сотрудника, приходящего на работу с температурой, слабостью, кашлем и т. п., всячески поощряли, хвалили его за усердие. Несколько лет назад приносить своих микробов в офис считалось нормой. Однако в наши дни мало какую работу нельзя сделать из дома. И придя нездоровым на работу вы сформируете негативное о себе мнение. Мало кто из коллег захочет общаться с вами в болезненном состоянии. Новый офисный этикет предписывает больному сотруднику оставаться дома.
Неожиданный визит
Придти в организацию в поисках работы без предварительной договоренности считалось нормой 20-30 лет назад. Сегодня соискатель вряд ли получит ответ на свое резюме, если в поисках работы он посетит интересующее его заведение, не договорившись заранее о встрече с сотрудником отдела кадров или руководителем компании. Если в организации нет открытых вакансий в данный момент, необходимо найти другой способ. Например, познакомиться с руководством через друзей, работающих в этой организации, или разместив заявку на ее сайте.
Быть скромным не возбраняется
Раньше бахвальство вашими рабочими успехами и достижениями считалось дурным тоном. И сейчас скромность – показатель воспитанности. Это качество многим мешает в важном аспекте жизни – в поиске работы. Застенчивый человек испытывает неловкость при составлении резюме соискателя, и особенно при собеседовании с предполагаемым работодателем. Однако в поиске работы собеседование – это ваш шанс показать себя, свои знания и достижения. Если вы действительно хотите произвести впечатление, скромность должна отступить. Не следует стесняться своих достоинств там, где это уместно. И достижения коллег не стоит оставлять без должного внимания.
Рукописные письма
Безусловно, письмо написанное от руки и отправленное по почте получить приятно, но сегодня несколько необычно. Если это благодарность, поздравление или какие-то документы, то этот способ общения приемлем. Однако если вы отправляете резюме или важное срочное сообщение, через 2-3 дня, когда бумажный конверт дойдет до получателя, информация может быть уже неактуальна. В современном мире практически любой вопрос можно решить посредством электронной почты. Вас услышат в максимально короткие сроки.
Обращение "Уважаемый господин" в электронном письме
Это предполагает, что получателем является мужчина, и у вас есть только 50-процентный шанс не ошибиться. Это может автоматически испортить впечатление получателя, основываясь не на содержании сопроводительного письма, а на том, кому оно адресовано неправильно. В таком случае вы не дождетесь положительного ответа. Соискатели могут просто обратиться в сопроводительном письме, как «Уважаемый менеджер по найму (сотрудник отдела кадров)», чтобы исключить любые возможные дискриминации по признаку пола и направить получателя на непредвзятое изучение содержание сопроводительного письма.
Цитаты в вашей электронной подписи
Если это не является обязательным условием вашей организации, следует избегать цитат из известных людей в вашей электронной подписи. Хотя конкретная цитата может отражать вашу сущность, она может вызвать негативные эмоции у получателя письма. Следовательно, отправляемые вами сообщения могут быть искажены или неправильно поняты, в зависимости от того, как этот человек интерпретирует цитату и прикрепляет ее к вашему посланию.
Раздача визиток
Этот деловой обычай утратил свою актуальность. Большинство из визиток забыты, потеряны или используются в качестве импровизированных закладок. Если на самом деле необходимо установить связь, отправьте человеку короткое текстовое сообщение и сохраните о нем информацию, чтобы вы могли продолжить общение. Кроме того, с большинством смартфонов вы можете отправить/сохранить полную контактную информацию.
Длинные вдумчивые письма
Пожалуй, самая устаревшая практика, которой следует избегать в современному бизнесмену. Большинству предпринимателей, и не только, нравится простая и доступная информация. Никто сегодня не хочет тратить время на витиеватые размышления в поисках необходимой информации. Все, что вы хотите сообщить, следует излагать последовательно и максимально коротко. Если вы не получаете ответа на ваши электронные сообщения, это повод пересмотреть стиль деловой переписки.
Подробные голосовые сообщения
Подумайте, хочется ли вам прослушивать продолжительные голосовые сообщения? Также и вашему собеседнику достаточно короткого внятного обращения. Современный деловой этикет предписывает в сообщении представиться, озвучить тему, на которую вы хотели бы пообщаться, и сообщить номер телефона для связи. Когда вам перезвонят, вы обсудите с собеседником все волнующие вас вопросы. Повторять все сказанное ранее многие считают нелепостью и занудством.
Обращение господин/госпожа
Сегодня в деловой среде принято обращаться к коллегам, партнерам и т. п. по имени, реже с отчеством. Однако при встрече с личностью выдающейся, занимающей важный пост уважительное обращение все еще уместно. Кроме того, обращаться к важным персонам по имени может восприниматься как неуважительное и фамильярное. В таких ситуациях доверяйте своей интуиции и опыту.
Отправка документов Microsoft Word в виде вложений
С момента появления Google Docs нет необходимости отправлять в электронных письмах дополнительные вложения. И это удобно, ведь все эти дополнительные данные занимают и место, и время. И самое приятное то, что документы Google доступны не только с вашего компьютера, но и с любого другого устройства в удобное для вас время.
Ритуал рукопожатия
По этикету, мужчине предполагалось стоять, когда его представляли женщине, в то время как она могла продолжать общаться сидя. И только когда женщина протягивала руку, мужчина мог ее пожать. Сейчас эти нормы канули в Лету. Современная деловая женщина в знак уважения обязательно встает при знакомстве с новым человеком, независимо от его пола. Это свидетельствует об уважении, интересе к собеседнику и равенстве полов. К тому же, сейчас при встрече уже не принято ожидать реакции от человека. Независимо от ранга, пола, возраста и т. п., вы всегда можете с улыбкой первым протянуть руку для приветственного рукопожатия. К тому же, рукопожатие – это единственный допустимый телесный контакт в деловом общении.
Полезные рекомендации
Приветствуйте коллег сразу, как только вы вошли в офис. Отвечайте на их приветствия.
Стучать в дверь коллеги по работ не принято. Стуком вы даете ему понять, что подозреваете его в какой-либо посторонней деятельности. А в кабинет вышестоящего руководителя стучать положено (при отсутствии секретаря).
Приводить себя в порядок (поправлять макияж или причесываться, уделять внимание одежде и т. п.) следует только в туалетной комнате.
На рабочем месте не должно быть предметов, рассказывающих о вашей личной жизни, увлечениях и т. п. Наборы для рукоделия, кроссворды, любимая книжка должны находиться в закрытом ящике стола.
Для личного разговора по телефону выходите из общей рабочей комнаты.
