Рубрики

Все спокойно: как сделать так, чтобы дедлайны не приносили огромный стресс и не заставляли паниковать

Сроки у всех нас есть, и мы все боимся их. Нетрудно понять, почему исследования показывают, что дедлайн является наиболее частой причиной стресса на рабочем месте. Но есть способы прекратить это – нужно перестать воспринимать их как нечто негативное. Исполнение сроков, а не наоборот, является первым шагом к управлению стрессом и повышению вашей производительности.

Почему дедлайны удерживают нас?

Иногда сроки устанавливаются произвольно внешней стороной, например боссом или спонсором проекта. Они могут не учитывать такие вещи, как объем работы, необходимый для завершения проекта, или объем работы, которую конкретно вы выполняете.

В других случаях мы устанавливаем сроки для себя, но добровольный дедлайн также может вызывать стресс, потому что мы действительно плохо оцениваем время. Поскольку мы склонны недооценивать, сколько времени нам потребуется для выполнения задачи или проекта, мы устанавливаем для себя чрезмерные сроки, которые в итоге оказываются столь же напряженными, как и произвольные, установленные для нас другими.

Наконец, крайние сроки могут быть напряженными, потому что мы устанавливаем только одно: дату, когда все работы для проекта будут завершены. Единственный дедлайн для огромного проекта может привести к затягиванию либо потому, что мы недооцениваем, сколько времени потребуется для завершения проекта, либо потому, что мы слишком перегружены размером проекта, чтобы начать.

Если вы научитесь тайм-менеджменту, вы можете начать использовать дедлайны, чтобы мотивировать себя и повысить свою производительность. Если вы боретесь со стрессом, вызванным проволочками, попробуйте эти пять методов.

1. Устанавливайте несколько сроков

В 2002 году исследователи Дэн Арили и Клаус Вертенброх провели исследование о сроках и их эффективности, назначив три задания по корректуре для трех разных тестовых групп:

  • Первой группе был назначен крайний срок каждую неделю для каждого задания по корректуре.
  • Второй группе был назначен один последний срок для всех трех задач.
  • Третья группа выбрала свои сроки.

Группа, которой были назначены еженедельные сроки, работала значительно лучше, чем две другие группы: они сделали меньше ошибок и пропустили меньше сроков.

Основываясь на этом исследовании, можно утверждать, что лучший способ создать менее напряженные и более реалистичные сроки - разбить большие проекты на более мелкие задачи, устанавливая дедлайны для каждой задачи вместо одного окончательного.

2. Найдите идеальный уровень стресса

Вот несколько хороших новостей: не все стрессы плохие. В умеренных условиях стресс может мотивировать нас, а не удерживать от своевременного завершения проекта.

Закон Йеркса - Додсона, разработанный психологами Робертом М. Йерксом и Джоном Д. Додсоном в 1908 году, гласит, что чем больше психического возбуждения, тем эффективнее становится человек. Но после достижения определенного порога ваша производительность начинает снижаться.

Так что же это за идеальные уровни стресса, которые могут помочь нам не только завершить проект вовремя, но и сделать это в меру наших возможностей? Ну, это зависит от типа проекта. Более легкие задачи дают лучшие результаты при более высоком уровне стресса. Напротив, сложные проекты не выигрывают от сильного возбуждения и испытывают обратный эффект. Производительность выше для сложных задач, когда уровень возбуждения низкий или умеренный. Что еще важно для управления временем?

3. Устанавливайте больше дедлайнов

Если вы изо всех сил пытаетесь уложиться в сроки, потому что у вас нет мотивации, необходимой для начала выполнения задач, вы можете подумать над тем, чтобы установить для себя более срочные сроки.

В исследовании 2018 года, опубликованном в журнале Consumer Research, исследователи попросили участников заполнить опрос. Одной группе было предоставлено семь дней для завершения обследования, а другой - 14. Угадайте, какая группа завершила опрос вовремя? Та, которая получила более короткий срок.

4. Поделитесь своими целями и прогрессом с другими

В 2015 году Ассоциация развития талантов (ATD) провела исследование подотчетности и обнаружила, что приверженность одному человеку увеличивает ваши шансы на достижение цели на 65 %. Это увеличивается на целых 95 %, если вы проводите текущие совещания по подотчетности.

Это согласуется с исследованием корректуры Ariely и Wertenbroch, которое мы рассматривали ранее. Ученые обнаружили, что наиболее эффективные сроки были установлены внешней стороной. Участники, которым были назначены дедлайны, делали меньше ошибок и реже выполняли задание позже, чем люди, которые выбрали свои собственные рамки.

Эрили и Вертенброх пришли к выводу, что, хотя люди признают собственное прокрастинацию и пытаются обуздать ее с помощью добровольных сроков, они не всегда столь же эффективны, как установленные для них другими.

5. Заинтересуйте себя

Чтобы найти состояние потока, когда вы настолько сосредоточены, что даже не замечаете, что время проходит, вы должны быть вовлечены в задачу, достаточно сложную, чтобы вы считали ее полезной, но не настолько трудной, чтобы это уменьшило вашу мотивацию. Когда мы находимся в состоянии потока, иначе называемого максимальной когнитивной эффективностью, наша мозговая активность меняется. В нашей префронтальной коре увеличивается концентрация оксигенированного гемоглобина. Когда нам скучно, этот эффект уменьшается.

Нам, естественно, труднее сконцентрироваться на задаче, преследовать цель или измерить прогресс в проекте, когда нам неинтересно, потому что наша префронтальная кора не взаимодействует так, как это было бы, когда мы в состоянии потока.

Чтобы бороться с этим, мы можем применить принцип геймификации к задачам, которые мы находим особенно непривлекательными. Это означает, что мы в основном превращаем задачу в игру, чтобы сделать ее более увлекательной и мотивирующей. Поскольку крайние сроки не всегда работают, когда мы эмоционально не связаны с поставленной задачей, поиск способов сделать ее веселой может побудить нас выполнять задания вовремя.