Тайм-менеджмент, или, проще говоря, управление временем, вовсе не является какой-то сложной наукой. Научиться правильно планировать свой рабочий день, оставляя после него время на хобби, тренировки и другие дела может каждый, у кого есть желание. Вот несколько простых советов, которые помогут это сделать.
1. Приучите себя вставать как можно раньше
Если вам постоянно кажется, что 24 часов в сутках слишком мало для того, чтобы все успеть, вы, вероятно, не практикуете ранние подъемы с постели. И дело даже не в том, сколько часов вы бодрствуете, а во сколько именно встаете, а все потому, что существует множество задач, которые возможно выполнять исключительно по утрам.
Если вы привыкнете просыпаться в 6-7 часов утра без ущерба для здорового сна, то вскоре удивитесь, каким длинным и продуктивным может быть самый обыкновенный день.
Если ваша работа начинается в обед или после него, это вовсе не значит, что вы не можете вставать задолго до того, как на нее отправиться и успеть сделать огромное количество дел, включая те, на которые обычно нет времени: посетить сеанс йоги или маникюра, уделить время изучаемому языку или музыкальному инструменту. В конце концов, прибраться в доме и приготовить еду на вечер, чтобы не тратить на это время после работы, когда сил просто не останется.
2. Проанализируйте свой обычный рабочий день
Вы никогда не сможете улучшить свои навыки управления временем, если не поймете, в чем кроется проблема нехватки этого ресурса. Попробуйте целую неделю вести простой дневник, чтобы отследить свои рабочие и домашние дела, и в итоге вы поймете, куда же тратится все свободное время.
В тетрадь или на диктофон записывайте все моменты непродуктивной деятельности на работе, все случаи, когда вы надолго отвлекались (с обязательной пометкой на что), все непосильно трудоемкие задачи, которые вы слишком долго выполняли.
Каждый день должен заканчиваться какой-то единой мерой вашей продуктивности, дающей понять, насколько полезным был каждый из этих семи дней. Это позволит найти связь между отвлекающими факторами и полезной деятельностью. Как только вы обнаружите ответы на вышеупомянутые вопросы, вы можете начать вносить необходимые изменения в своей повседневный график.
3. Составьте график и следуйте ему
Тайм-менеджмент всегда подразумевает планирование и составление графиков, которым, конечно же, необходимо следовать. У вас должно быть одно тщательно составленное расписание, включающее подробный список дел, составляемый утром или накануне следующего дня.
Составьте список рабочих задач вечером, прежде чем уйти домой. Таким образом, вы можете сразу же приступить к работе, когда вернетесь на следующий день. Мы не замечаем, сколько времени тратится на утреннюю рабочую "раскачку", когда мы просто не знаем, с чего начать, а с конкретным списком задач можно приступать к делу незамедлительно, не тратя свежие силы на несколько часов апатии и замешательства.
Если по какой-либо причине вам не удастся создать график, сделайте это первым делом утром следующего дня - пусть это будет первым и главным делом.
4. Определитесь со своими приоритетами и научитесь их расставлять
Многие люди отстают в своей работе или тратят больше времени, чем другие, чтобы завершить одни и те же задачи, потому что им не хватает навыков в расставлении приоритетов. Вы должны четко понимать, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие можно отложить на потом.
Утром вы должны делать дела, которые первоочередно важны. Их успешное выполнение не только даст вам заряд положительных эмоций, но и душевное спокойствие от того, что самое сложное уже сделано.
Однако есть еще срочные дела, которые могут появиться как бы "вне очереди". В идеале к их появлению вы уже должны разобраться с важными, но если этого не произошло, придется делать выбор, в зависимости от обстоятельств.
5. Утром старайтесь делать самые важные дела
Обычно утро - это время, когда мы полны энергии и готовы к испытаниям. Таким образом, именно после просыпания вы должны работать над самыми сложными, важными и требующими много времени проектами. Утром нашим преимуществом в выполнении сложных задач является свежий ум, а также предельное внимание, что позволяет справляться раньше, чем в другое время суток.
6. Не стремитесь к многозадачности
Вопреки распространенному мнению, многозадачность не поможет вам в управлении временем, напротив, она может ухудшить качество вашей работы. Ведь процесс предполагает переключение между задачами.
Это не только отрицательно влияет на сосредоточенность, но также может привести к трате дополнительного времени при переключении. Следовательно, мы рекомендуем придерживаться одной задачи за раз.
7. Установите конкретные сроки для каждой задачи
Следуя вашему списку дел, убедитесь, что вы не работаете над одним из пунктов слишком долго. Это не хороший метод управления временем. Перед началом какого-то дела вы должны назначить еще и время для его завершения.
Например, вы можете обозначить себе лимит времени по 25 минут на дело или части большого дела. Через каждые 25 минут делайте пятиминутный перерыв, как и между каждой завершенной задачей. Затем, когда выполните четыре дела из списка примерно за час, позвольте себе 25-минутный отдых, а затем продолжайте.
Если эта техника вам не нравится, просто заранее обозначьте время для каждого конкретного дела и старайтесь в него уложиться. Между задачами обязательно делайте какой-то перерыв.
8. Найдите наиболее оптимальное время для каждого дела в течение дня
Каждый из нас индивидуален. В то время как некоторые работают лучше всего по утрам, другие наиболее продуктивны поздними вечерами. Вы должны сами определить, когда вы работаете оптимально. Когда вы обнаружите это, попробуйте заняться важными, сложными и большими проектами в это конкретное время.
9. Делайте небольшие перерывы
Это может показаться противоречащим тому, чего мы пытаемся достичь, но небольшие перерывы являются неотъемлемой частью управления временем. Частые короткие перерывы освежают наш разум и омолаживают нас.
Если вы будете работать над одним проектом шесть часов подряд, или же на протяжении шести часов будете работать над ним с перерывами, в последнем случае вы управитесь быстрее, а в первом просто не сможете продолжать работу, так как ваш ум слишком переутомится.
10. Избавьтесь от отвлекающих факторов
В работе есть безграничные отвлекающие факторы: электронная почта, разговоры с коллегами, текстовые сообщения, просмотр веб-страниц, социальные сети и многое другое. Если вы хотите лучше управлять своим временем и работать продуктивно, вам нужно начать устранять эти отвлекающие факторы.
Попытайтесь устранить хотя бы пару отвлекающих ваше внимание вещей. Примерное через неделю уберите еще что-то. С каждой прошедшей неделей вы станете свидетелями повышения производительности своего труда.
Заключение
Если вы всегда заняты и не находите времени для выполнения важных задач, у вас очень плохие навыки управления временем. Следуйте вышеупомянутым советам, чтобы получить отточенное управление своим временем в рабочий день.
