В настоящее время по разным причинам все более актуальной становится работа из дома. Соответственно, встает проблема налаживания связей и общения на расстоянии. Один из самых удобных вариантов для этого - проведение деловых встреч на основе видео из дома. Эксперты, использующие опыт видеосвязи уже более 10 лет говорят о том, что проводить встречи при помощи видео не так просто. Люди, мало знакомые с этой средой, постоянно совершают самые разные ошибки.
Вместо того, чтобы заново изобретать велосипед и придумывать способы, как проводить виртуальные встречи, используйте опыт других людей и их лучшие практики проведения собраний (или собеседований), когда вы не можете встретиться лицом к лицу. Все эти правила были составлены после долгих лет проб и ошибок.
Выберите надежную платформу
Если вы пробуете платформу (или если ваш работодатель дал указание), которая кажется ненадежной, будьте готовы к тому, что проблемы есть у всех программ. Чтобы убедиться в этом, вы можете попробовать самые разные платформы, а можете прислушаться к мнению опытных пользователей и просто наконец остановиться на том варианте, который вас устроит и будет доставлять наименьшее число проблем. Самое главное - чтобы связь была устойчивая, когда количество участников становится достаточно большим. Хорошо также, если вы сможете записать всю встречу.
Проверьте ваше оборудование и скорость вашего соединения перед звонком
За долгое время пользования видеосвязью огромное количество часов было впустую потрачено только на то, чтобы начать разговор. А сколько раз та и другая сторона тратят первые 15 минут встречи, говоря: «Эта штука включена?». Для того чтобы обеспечить максимально хорошее качество связи, особенно если эта встреча жизненно важна, старайтесь избегать Wi-Fi и пользуйтесь обычным проводным высокоскоростным интернетом.
Настаивайте на видео
Можете ли вы представить себе проведение встречи лицом к лицу, которая начинается с того, что между участниками опускается занавес? Это то, что вы делаете, если вы используете только аудио. Раньше это можно было обосновать тем, что отключение видео дает возможность не использовать слишком большую пропускную способность, и поэтому качество звонков улучшается. В наше время такое утверждение будет неправдой. В действительности подобная фраза будет означать: «Я хочу провести эту встречу, но меня не должны видеть». Да, если вы на видео, на вас будут смотреть. В этом весь смысл. Если вы беспокоитесь, что кто-то увидит, что вы ковыряете в носу, помните, что нельзя во время разговора ковырять в носу. Если вы предпочитаете просто позвонить по телефону, чтобы во время разговора вы могли выполнять какие-то другие действия, возможно, пришло время пересмотреть необходимость проведения собрания. Виртуальные встречи требуют бдительности и особого внимания, даже немного больше, чем если бы вы присутствовали там лично.
Не нажимайте кнопку отключения звука
Сколько раз случалось такое, что люди произносили некоторые из своих самых умных высказываний, когда по незнанию была включена кнопка отключения звука. Кому-то использование этой кнопки покажется удобным, но на самом деле это контрпродуктивно. Эксперты выяснили, что отключение звука во время собрания с небольшим количеством участников говорит о нежелании участвовать в реальном разговоре. Чтобы такие встречи были продуктивными, нужно пользоваться правилом, согласно которому на собраниях, в которых участвует меньше дюжины человек, «никто не умолкает». Это означает, что каждый должен участвовать, и это также означает, что никто не может участвовать параллельно в других собраниях или заниматься другими делами (например, отвечать на электронную почту), когда необходимо уделять все внимание этой видеоконференции.
Выделить пространство
Слишком часто люди предполагают, что работать удаленно - значит работать где угодно и когда угодно. Это не так. Виртуальная работа требует еще большей дисциплины. Найдите специальное место, где вам не могут помешать дети, супруги или другие отвлекающие факторы. Никто не сомневается, что вы любите вашу семью, но вряд ли кто-то захочет слышать звуки мультфильма или ситкома, или лай собаки во время собрания или интервью. Создайте отдельную рабочую область, в которой вам никто не будет мешать.
Проверьте свои углы
Во время теста посмотрите, как вы выглядите. Звучит просто, но естественный угол обзора камеры ноутбука означает, что камера смотрит прямо в нос и вдоль подбородка (обычно это добавляет пару лишних подбородков). Естественное компьютерное освещение делает человека размытым и слишком бледным. Иногда люди сидят перед окном, наполненным солнечным светом. И хотя золотой ореол вокруг головы красиво смотрится в искусстве эпохи Возрождения, он раздражает человека, который видит его на своем мониторе. Проверьте все заранее, и, скорее всего, вы сможете улучшить то, как выглядят настройки по умолчанию, отрегулировав углы и освещение. Не забудьте про свой фон. Иногда можно много сказать о человеке по тому, какие книги, безделушки (и даже плакаты) находятся позади него.
Работа из дома, но одежда для работы
Дистанционная работа не является синонимом случайной работы, а также разрешением на работу в халате. Вы будете работать лучше, если оденетесь для этого. Кроме того, люди, с которыми вы общаетесь по видео, будут относиться к вам более серьезно. Вы удивитесь, но некоторые умудряются отвечать на деловые звонки прямо из постели. Если говорить более серьезно, глубокие футболки с V-образным вырезом и топы без бретелек могут и часто заставляют людей на экране выглядеть топлесс. Это не самый подходящий вид. Суть в том, что если вы хотите, чтобы с вами обращались как с профессионалом, следуйте дресс-коду вашей команды, даже работая дома. Это очень важно на торговых встречах и во время интервью.
Мелкие детали могут иметь большое значение
Вот краткий список мелких деталей, которые улучшат ваши виртуальные встречи:
- используйте наушники;
- по возможности используйте внешний микрофон, если он у вас есть;
- позади вас не должно быть жалюзи (свет, движущийся и выходящий из них, мешает вашему собеседнику);
- закройте мешающие приложения на вашем экране, сделайте так, чтобы участникам конференции не было слышно телевизор и радио;
- выключите звуки уведомлений вашего компьютера и телефона для отправки текстовых сообщений, электронных писем и других действий, которые могут сработать во время собрания;
- и, пожалуйста, не крутитесь на стуле., это выглядит странно и на другом конце звучит как землетрясение.
Изучая виртуальный мир, гораздо приятнее и быстрее учиться на чужих ошибках. Учитывая современные тенденции, старайтесь быстрее приспосабливаться к новым требованиям. Использование советов поможет вам выглядеть настоящим профессионалом.
