В повседневной работе каждый человек от подчиненного до лидера сталкивается с препятствиями. Для того чтобы их эффективно решать, важно находить первопричины. Для этого следует использовать самые разные инструменты, но одним из самых мощных является метод «пяти почему». Это позволяет не только решить существующую проблему, но и снизить риск повторных ошибок. Этот вопросительный прием был изобретен еще в 1930-х годах в Японии и активно используется по сей день.
Перед тем как использовать описываемую методику, важно понять, что часто количество вопросов, задаваемых для того, чтобы добраться до реальной проблемы, не ограничивается пятью, и для понимания причины проблемы требуются другие точки зрения.
Цель метода
Метод "пяти причин" - это тактика решения проблем, используемая для ситуаций средней сложности. Например, если целевая страница интернет-сайта не конвертируется, важно задать себе вопрос, почему. Но этот метод не всегда подходит для решения сложных проблем, потому что они обычно требуют особого внимания и уникальных алгоритмов. Альтернативным методом может выступить причинно-следственный анализ.
Шаг первый
Для того чтобы использовать метод «5 почему», следует понять, как это работает в бизнесе и пройти несколько шагов, это может способствовать устранению проблем. Процесс решения проблемы начинается с установления взаимопонимания с ней и ознакомления с последствиями. При этом можно заручиться помощью команды и описать проблему, чтобы остальные работники смогли выдвигать свои предположения.
Шаг второй
На этом этапе необходимо поставить первый вопрос почему - почему возникла проблема, например: «почему мы не делаем продаж? Цель этого вопроса найти точный ответ, основанный на наблюдении и понимании. Если нет способа дать ответ, необходимо определить одну очевидную причину. И лучше всего при этом перейти к следующему этапу, если вы нашли два или более ответов на этот вопрос.
Шаг третий
Этот шаг требует задать остальные четыре почему и найти на них ответы. При этом следует рассматривать тот же самый пример с первым почему, что позволит понять, как формировать ответы на следующие четыре почему.
Во-первых, «почему мы не занимаемся продажами». Во-вторых, «почему у нас меньше рекламы». В-третьих, «почему у нас некачественная графика». В-четвертых, «почему команда недостаточно хорошо обучена». В-пятых, «почему у нас низкий бюджет». И вуаля!
Ваша первопричина прослеживается в последнем ответе и заключается в маленьком бюджете и решении: необходимости увеличения финансирования. Таким образом, вы можете задать вопрос пяти почему, чтобы найти первопричину проблемы и в конечном итоге прийти к решению.
Что собой представляет шаблон метода «пяти почему»
Привлеките заинтересованных людей. Важно, чтобы в процесс мозгового штурма были вовлечены люди, которых действительно интересует решение вопроса. Ключевые лица тоже должны присутствовать, чтобы принять решение и обеспечить эффективность обсуждения.
Выберите модератора и сформулируйте проблему
Чтобы убедиться, что беседа будет выстраиваться в правильном направлении, необходимо назначить модератора, который должен вести беседу и следовать всем этапам процесса. Лучше всего выбрать кого-то с опытом работы и с естественным любопытством.
Начните с создания четкой формулировки проблемы, которая позволит понять, к какому результату вам следует прийти.
Активно обсуждайте
Используя шаблон для структурирования обсуждения в ходе мозгового штурма, начните с максимально широкого вопроса. Попросите группу подумать о том, чтобы она поставила проблему, что будет способствовать ее решению.
Теперь можно сузить круг вопросов и посмотреть, к чему это приведет. Каждый следующий вопрос будет определять потенциальную первопричину. Обсуждение должно быть сосредоточено именно на поиски первопричин, которые и позволят решить возникшую проблему.
Предложите решение
По мере того, как вы будете выявлять причины проблемы, вы будете предлагать возможные решения. Ваша команда, скорее всего, разработает больше решений по мере того, как вопросы будут становиться более конкретными. Запишите эти решения на доске и назначьте людей, которые будут заниматься выполнением задач.
Недостатки анализа «пяти почему»
Одним из основных недостатков использования описываемого подхода является то, что он предполагает только одну первопричину. Но ситуация может оказаться намного сложнее с учетом того, что первопричин может быть великое множество. Поэтому важно изучить все аспекты, связанные с проблемой и рассмотреть все потенциальные первопричины.
Еще одним ограничением такого анализа выступает то, что организация часто использует его для выявления только негативных проблем своей деятельности. Но анализ направлен еще и на то, чтобы искать положительные аспекты и понимать, почему конкретные вопросы выполняются исключительно хорошо. Если определять положительные моменты, это позволит найти больше возможностей для постоянного совершенствования и повышения общей производительности.
