На работе может быть множество раздражающих и неприятных моментов, которые снижают мотивацию и в целом отбивают желание что-то делать на благо предприятия. Но планерки – это особый раздражитель, изощренность которого заключается в его обязательности. Участие в таких собраниях утверждается регламентом. И может показаться, что это совершенно естественное в корпоративной среде мероприятие, без которого не может обойтись ни одна компания. Это правда, но я ненавижу худшие стороны планерок, обусловленные их неэффективной организацией. При этом у меня есть несколько советов по улучшению данного формата встреч.
Общие моменты
Планерка может дать свои полезные плоды, если в ней будут участвовать люди, которые действительно причастны к обсуждаемой теме. Утверждение повестки должно быть четким и ясным для всех приглашенных лиц. Скучающий коллега, который никак не подействует на обсуждение и которого не затронут итоги встречи, – это провал собрания. В принципе количество участников должно быть минимальным, что повысит эффективность обсуждения. Также следует продумать технические моменты наподобие наличия микрофонов и возможности видеоконференции, если в этом есть надобность.
Принцип рассадки
Часто на собраниях выступающих просто не слышно. Это говорит о неправильно подходе к рассадке. Важно учитывать, что люди разные, с разным психотипом и голосовыми данными. Индивидуальные особенности необходимо учитывать, предлагая людям первые, средние или дальние места в зависимости и от их пожеланий.
Порядок выступлений
Структура дискуссии должна быть четко продумана, чтобы в ходе встречи не возникало неразберихи. В формате селектора выступающих может быть немного, но у слушателей обязательно должна быть возможность внести уточнение или поправку. Но очень важно, чтобы подобные прерывания были согласованы с ведущим по формату. Например, в некоторых компаниях вырабатываются специальные знаки от слушателей, по которым ведущий сам прерывает выступающего в удобные для этого моменты. Вопросам посвящается отдельный этап обсуждения, о чем также необходимо оповестить участников заранее.
Гендерный вопрос
Сегодня в бизнесе стараются отходить от практики разделения по полу, даже если дело касается этической плоскости. Но, на мой взгляд, может быть оправданным учет гендерного фактора, поскольку на практике все же присутствует неявное, но притеснение женщин в деловой среде, из-за чего многие из них чувствуют себя неловко на планерках. В прогрессивных компаниях сегодня именно женщинам дают первое слово для выступления, что вдохновляет и других представительниц прекрасного пола активнее участвовать в дискуссии.
Стиль выступлений
Собрание может быть бессодержательным даже при условии тщательной организации. Я бы рекомендовал продумать этот вопрос еще на этапе формулирования повестки. Каждое выступление должно приносить ценность с точки зрения освещения актуальных вопросов или решения поставленных задач. Каждый участник должен ясно понимать суть происходящего в контексте не только общих интересов компании, но и с позиции своей должности. Важно отойти от формализации с пустыми презентациями к простому и четкому изложению. Если участнику нечем дополнить тему, не стоит его принуждать к выступлению.
В конце встречи должен быть подведен итог. Если участники уходят с ощущением бессмысленности затраченного времени – это тоже будет провалом. Ответы на ранее поставленные вопросы могут быть и не найдены, но даже из этого должны быть сделаны выводы и поставлены новые задачи, которые приблизят к целям в следующий раз. Если же были приняты конкретные решения, то важно оговорить и дальнейшее распределение ответственности за их выполнение.
