Деловые встречи часто являются одним из самых больших стоков производительности для многих корпораций. В 20-м веке они были ключевым способом распространения информации. Естественно, нам нужны встречи, собрания, совещания, чтобы все шло своим чередом. Однако исследования показали, что многие компании работают в этом направлении неэффективно, что на самом деле вредит, а не помогает организации.
Встречи, проведенные правильно, повысят производительность. Давайте посмотрим на пять самых больших ошибок, которые вы можете сделать, и даже не знаете об этом.
1. Вы слишком много тратите
Во сколько вам обходятся ваши встречи? Ответ большинства людей: мы не знаем (и это не хорошо). Согласно опросу, ежегодно на встречи тратится около 37 миллиардов долларов. Хуже всего то, что эксперты обнаружили, что каждый год с 2000 года время на встречах увеличилось на 10 %.
Представьте себе совещания персонала с более чем 100 человек, которые длились два часа. Это поразительное количество потенциальной производительной энергии, выброшенной в канализацию.
В статье Harvard Business Review Стивен Роджельберг из Университета Северной Каролины и его коллеги опросили 182 старших менеджера. Шестьдесят пять процентов сказали, что встречи мешают им закончить индивидуальную работу, и 71 % считают их непродуктивными и неэффективными.
Исправить это можно. Постарайтесь уменьшить или устранить как можно больше встреч, насколько это возможно. Вы будете удивлены, как мало их действительно необходимо.
2. Вы пригласили не тех людей
Запомните, слишком много людей, участвующих в собрании, могут все испортить.
Встречи часто проводятся с группой людей, которые не должны быть там. Практикуйте "Правило двух пицц", придуманное знаменитым Джеффом Безосом. Если вы не можете накормить всех на встрече двумя пиццами, то у вас слишком много людей.
Исправить можно так: ьолько необходимые участники посещают собрание.
3. Вы недостаточно сосредоточены на повестке дня
Брайан Трейси любит говорить: «Каждая минута, которую вы тратите на планирование, экономит 10 минут в исполнении». То же самое касается и встреч. Плохо спланированные собрания могут быть хуже, чем их полное отсутствие. Повестка дня, с четкими целями и результатами в виду, преобразует ваши встречи.
Дело не в том, как долго продлится совещание, а в том, что все, что нужно сделать, будет сделано. Нужно держать в руке повестку дня, проработать все пункты один за другим, вычеркивая их планомерно. Как только вы проработаете все, что стоит на повестке дня, встреча закончится. Не совершайте ошибку, пытаясь заполнить отведенное время. Если ваша часовая встреча заканчивается через 21 минуту, то так тому и быть. Она должна длиться столько, сколько потребуется, не больше.
Как исправить? Работайте с повесткой дня.
4. Вы слишком доверяете своей памяти
Давайте посмотрим правде в глаза: у многих из нас бывают проблемы с памятью. Справедливости ради нужно сказать, в сегодняшнем мире мы страдаем от информационной перегрузки. Просто невозможно все запомнить.
Исследование, проведенное двумя британскими психологами, Дж. Блэкберном и Э. Дж.Линдгреном, выявило некоторые интересные статистические данные о встречах. Они записали на магнитофон дискуссию в конце заседания Кембриджского психологического общества.
Две недели спустя они попросили участников озвучить все, что они могли вспомнить о дискуссии. Результаты были красноречивыми:
Среднее количество баллов, которые запомнил каждый человек, составило всего 8,4 % от тех, что были записаны на самом деле. 42 % запомнившихся предметов были неправильно запомнены. Многие вещи, которые "помнили", вообще не были сказаны или были сказаны по какому-то другому поводу.
Исправьте это: распределите в протоколе совещания все основные даты, номера и составьте общий план действий.
5. Вы не используете собрания для обсуждения
Совещания можно разделить на два типа: предназначенные для распространения информации и предназначенные для обсуждения. Первое нужно огранить. Есть лучшие способы распространения информации в современном мире от видео до онлайн-систем, которые позволяют отслеживать любое количество данных.
Что касается дискуссионных встреч, важно помнить закон Паркинсона: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения». Это касается и встреч, сделайте их краткими. Не тратьте время зря.
Исправить это можно так: найдите другие, более эффективные способы распространения информации. Старайтесь проводить собрания только для обсуждения.
