Должностные права и обязанности документоведа

Каждое должностное лицо имеет определенные права и обязанности, связанные с его служебной деятельностью. Они непосредственно прописаны в его должностной инструкции, указываются в трудовом договоре. В статье мы разберем в этом ключе права и обязанности документоведа. Рассмотрим, какие требования предъявляются к этому сотруднику, что он должен знать, какая предусмотрена в его отношении ответственность.

Профессиональные знания

Обязанности документоведа начинают с того, что специалист должен обладать определенным багажом знаний, необходимым для занятия служебной деятельностью.

В должностных инструкциях прописывается следующий стандартный набор:

Нормативные, законодательные, правовые акты, распоряжения, приказы, иные постановления вышестоящих структур, касающиеся документационного обеспечения деятельности работодателя.
Главные положения Единой госсистемы делопроизводства.
Стандарты унифицированной структуры организационно-распорядительных документов.
Методики планирования, проектирования и дальнейшего развития документационных систем.
Техники проектирования, планирования, проведения документационного обеспечения при помощи вычислительной и компьютерной аппаратуры.
Порядки оформления, классификаций, хранения, экспертизы рабочей документации.
Порядок осуществления контроля над исполнением документации.
Требования к обращению с различной документацией - входящей, внутренней, исходящей.
Требования к документации планирования и отчетности по векторам деятельности структурных подразделений организации.
Организация архивного дела.
Нормативные документы и методические разработки по проектированию и использованию автоматизированных инфосистем управления.
Основы документообразования.
Основы программирования.
Отечественный и иностранный опыт в сфере документационного обеспечения деятельности работодателя.

Общие знания

Обязанностью документоведа также будет обладание знаниями, которые необходимы для любого члена коллектива, работника обслуживающей сферы, трудящегося в офисе:

Порядок эксплуатации компьютера, иной офисной, вычислительной техники.
Основы социологии, эргономики, социальной психологии.
Основы экономики, а также управления персоналом, менеджмента, организации труда.
Российское трудовое законодательство.
Правила внутреннего рабочего распорядка компании-нанимателя.
Устав, коллективный договор организации-работодателя.
Положения российской Конституции.
Действующие нормы и правила по охране труда.
Служебная этика.
Культура общения.
Основы административного законодательства.
Правила пожарной безопасности.

Руководство в деятельности

Обязанности документоведа в школе, на предприятии, в коммерческой фирме - это и руководствование в своей деятельности следующими актами:

Конституция РФ.
Актуальное российское законодательство.
Устав организации-работодателя.
Коллективный договор компании-нанимателя.
Правила внутреннего трудового распорядка в организации работодателя.
Приказы, указы, распоряжения непосредственного руководства сотрудника.
Должностная инструкция.

Функциональные обязанности документоведа

Это обязательный элемент всех должностных инструкций. Обязанности документоведа в организации, конечно, зависят от вектора ее деятельности, количества сотрудников-документоведов и прочих факторов.

Стандартный же набор следующий:

Разработка и внедрение технологических процессов работы с документацией (документными данными) на основе применения вычислительной и оргтехники. Сюда входит учет, контроль, исполнение, выдача справок, оперативное хранение.
Участие в планировании, организации, совершенствовании деятельности документоведческого отдела организации-работодателя. Контроль за общим состоянием делопроизводства.
Подготовка предложений по обеспечению комплекса мер эргономических условий труда, рационализации рабочих мест трудящихся над документационным сопровождением деятельности организации.
Разработка унифицированных систем документации, табелей деловых бумаг различного назначения, уровня управления, классификаторов документных данных.
Организация и внедрение системы по ведению документов.
Меры по упорядочиванию состава документации, различных информационных показателей, сокращению их числа, организации поисков деловых бумаг.
Участие в отборе документации, передаваемой на госхранение, в экспертизе ценности деловых бумаг.
Принятие участия в постановке задач, планировании, проектировании, эксплуатации и совершенствовании информационных автосистем, систем управления информацией.
Принятие участия в разработке инновационных информационных технологий, что базируются на использовании микропроцессорной и вычислительной техники, проектирование и дальнейшая актуализация баз данных.
Изучение и обобщение передового российского и зарубежного опыта в области документационного обеспечения деятельности.
Разработка нормативно-методологической документации по сфере своего ведения.
Принятие участия в деятельности по отбору, расстановке, обучению и повышению квалификации кадров из документационного отдела.

Конечно, обязанности документоведа в детском саду могут быть несколько иными. Направление деятельности организации непосредственно влияет на наполнение этого раздела должностной инструкции.

Вторая вариация

Если говорить о должностных обязанностей документоведа в школе, то тут может быть предъявлен следующий набор:

Ведение делопроизводства в соответствии с распорядительной документацией.
Обеспечение полного, качественного и современного выполнения служебных заданий.
Рациональное использование материальных, технических ресурсов в рамках выполнения рабочих задач.
Сохранение порученной документации от разглашения коммерческой, служебной тайны.
Регистрация входящей корреспонденции.
Контроль за своевременным исполнением документации.
Подготовка и сдача в архив исполненных документов.
Контроль за сохранностью доверенных деловых бумаг.
Подготовка отчетности, документации планирования.
Печатание и тиражирование служебных документов.
Подготовка проектов приказов по учебной деятельности.
Выдача справок сотрудникам и учащимся.
Ведение и предоставление в бухгалтерию (ежемесячно) табеля рабочего времени.
Исполнение иных поручений своего непосредственного руководства.

Права специалиста

Мы определили должностные обязанности документоведа в учреждении. Теперь упомянем права данного трудящегося:

Внесение предложений по совершенствованию организации документационного обеспечения, его рационализации в рамках действующих стандартов.
Требование от служб, отделов, отдельных сотрудников, осуществляющих подготовку документации в организации, следовать определенным стандартам и нормам.
Разработка и внедрение единых, унифицированных систем документации, табелей деловых бумаг, соблюдение требований и установок в области документоведения.

Расширенные права

Работодатель может дополнить перечень прав документоведа следующими положениями:

Право на запрос у руководителей, работников предприятия документации, необходимой для обеспечения служебной деятельности.
Право на пользование общей библиотекой, информационными фондами, услугами социальных, медицинских, бытовых подразделений компании-работодателя.
Право в установленном порядке обжаловать приказы как начальника отделения, так и руководства компании.

Ответственность

Обязанности ведущего документоведа, конечно, будут шире функциональных обязанностей рядового специалиста. Но они оба несут ответственность за свою деятельность. Стандартно она следующая:

За невыполнение функциональных обязанностей (указанных в должностных инструкциях).
За несоответствующие реальности данные по статусам выполнения поручений и заданий.
За нарушение правил внутреннего рабочего распорядка в организации нанимателя.
За нарушение правил техники безопасности на предприятии, норм пожарной безопасности.

Мы рассмотрели базовые права и обязанности документоведа. Как видно из статьи, сотрудник обязан также обладать определенным багажом знаний при приеме на эту работу. За ненадлежащее исполнение обязанностей он несет ответственность.