До 2017 года организации и бизнесмены представляли отчет РСВ-1 в ПФР, откуда орган власти получал данные о застрахованных лицах. Но в 2017 году отчет был отменен, и у фонда появилась трудность: пропал источник информации, необходимый для расчета стажа работы. Для этого был разработан и внедрен отчет СЗВ-СТАЖ с образцом заполнения 2017 года.
Внешний облик напоминает отчет, который отправляется в фонд – СЗВ-М, но содержит более детализированную информацию о каждом сотруднике.
Документы не отменяют действий друг друга: ведь на базе ежемесячной информации от СЗВ-М пенсионный фонд получает данные о работающих пенсионерах для отмены постоянной индексации пенсии. Новый отчет стал источником информации о стаже каждого сотрудника, а также о размере начисленных платежей.
В качестве годового отчета новая форма стала применяться только в 2018 году. Но если работник решил уволиться в 2017 году, то организация должна была передать ему СЗВ-СТАЖ.
Рассмотрим основы заполнения СЗВ-СТАЖ в рамках данной статьи.
Общая информация
Заполнение отчета СЗВ-СТАЖ имеет ряд особенностей, но не представляется сложным, если изучить нормативные документы по данной форме.
Все страховщики должны предоставлять данные о застрахованных лицах, которые работают на них, как на основании трудовых договоров, так и договоров ГПХ, не позже 1 марта года, который исчисляется за отчетным годом (п. 2 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Это значит, что в 2018 году форма СЗВ-СТАЖ, которая была заполнена для застрахованных сотрудников, должна быть подана не позже 01.03.2019.
Одновременно форма ОДВ-1 должна быть приложена к представленным формам СЗВ-СТАЖ, которые были объединены в пачку входящих документов.
Кто должен сдавать?
Данная форма отчетности является годовой и заполняется, как правило, по итогам года. Есть исключающие ситуации, о которых будет рассказано ниже. По данным отчетности органы ПФР получают информацию о периодах работы сотрудников, о начислениях и уплате страховых взносов.
Обязанность сдавать данную форму отчетности предусмотрена для следующих категорий:
- организации;
- ИП.
Отчет должен быть представлен по всем застрахованным сотрудникам, которые работают по ТД или договорам ГПХ.
Бланк отчета
Форма СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Представляет собой сбор данных, которые группируются по основным разделам, что отражено ниже.
| Номер раздела | Характеристика |
| 1 | Отражены сведения о самом страхователе |
| 2 | Отражены сведения об отчетном периоде |
| 3 | Отражены сведения о сроках трудовой деятельности сотрудников |
| 4 и 5 | Отражены сведения о начисленных взносах по страхованию |
Как сдавать отчет?
Данную форму необходимо сдавать в территориальные органы ПФР в электронном либо бумажном виде в зависимости от количества застрахованных лиц. При превышении значения 25 человек отчет сдается только в электронном виде.
Общие правила оформления
Процедура заполнения отчета приведена в Приложении 5 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507p.
При составлении отчета необходимо использовать инструкцию, состоящую из двух разделов: единые требования и сам порядок внесения наполнения в формы отчета.
Общие правила заполнения СЗВ-СТАЖ представлены ниже:
- формы заполняются чернилами, ручкой либо компьютерным способом без пятен и помарок. Можно применять цвета;
- подписываются руководством либо иным уполномоченным лицом.
Как заполнить: основы
В согласовании с инструкцией заполнения СЗВ-СТАЖ, отчет необходимо оформить следующим образом:
- Раздел 1: «Сведения о страхователе» содержит данные о самом страхователе (регномер ПФР, ИНН, КПП, заглавие организации), тип информации и сведений.
- В разделе 2: «Отчетный период» следует указать год «2018».
- В разделе 3 отражена информация о сроках деятельности сотрудников, а также о работниках, которая может быть указана в соответствующих колонках.
В целом обязаны быть заполнены следующие столбцы:
- ФИО должны быть обозначены в столбцах 2-4;
- в столбце 5 его СНИЛС;
- в столбцах 6-7 - срок трудовой деятельности;
- а в графе 11 - код неотработанного периода. Если у определенного сотрудника присутствовали периоды, в которые он не работал, то в форме нужно ввести несколько строк по порядку: без кода в столбце 11 для периода, в котором он работал, и с подходящим кодом для периода, где он не работал.
В данном случае полное имя и фамилии этого лица должны быть заполнены лишь один раз.
В случае застрахованных лиц, которые работают на базе ГПД, в графе 11 следует указать «ДОГОВОР».
Столбцы 8-10, 12, 13 в форме могут быть заполнены в ситуациях, когда сотрудник преждевременно ушел на пенсию по какой-то причине. Надлежащие коды для заполнения обозначенных столбцов отражены в Классификаторе, являющемся Приложением к Постановлению Правления ПФР от 6 декабря 2017 года № 507п.
Если застрахованный был уволен 31.12.2018, необходимо указать дату в графе 14 при заполнении СЗВ-СТАЖ при увольнении. В остальных вариантах графу не требуется заполнять.
Раздел 4 и 5 заполнять не надо.
Подсказки для заполнения
В таблице ниже представлены основные подсказки при заполнении отчета.
| Критерий | Подсказка |
| Срок | Не позже 1.03.19 |
| Кто сдает | Организации с наемным персоналом, ИП. |
| Куда сдавать | Компании - по месту регистрации, ИП- по месту жительства |
| Кого включать в отчет | Все застрахованные лица, работающие: · по ТД; · по ГПД; · по авторским договорам. |
| Надо сдавать, если нет выплат | Предоставлять нужно в любом случае |
| Нужно ли повторно включать работников, уже вышедшим на пенсию в этом году | Если в 2018 году уже сдавался отчет с работниками, которые ушли на пенсию, то в годовой форме этих работников отражают снова вне зависимости от того, остались ли они на рабочем месте или нет |
| Если у ИП деятельность отсутствовала | Если деятельность не велась и наемные работники отсутствовали, то отчет не подается |
| Особенность образца заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении | При уходе с работы работнику в обязательном порядке выдается полный пакет кадровых документов, в том числе отчет. |
Увольнение сотрудника
Особенность заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника заключается в обязанности работодателя в день расторжения ТД предоставить ему трудовую книжку, а также сведения о его заработке и стаже. Факт передачи таких сведений необходимо подтвердить. Для примера заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении отметим, что требуется проставление метки о получении формы отчета на руки сотруднику. Такая отметка проставляется на экземпляре, который остается у работодателя.
В процессе увольнения сотрудника заполнение формы является индивидуальным процессом. На руки уволенному может быть выдана выписка из отчета, а сам оригинал при этом отправляется в органы ПФР. Кроме того, необходимо указать следующую информацию:
- отчет необходимо отметить как исходный;
- отчетным периодом будет являться год увольнения;
- в периоде работы указывается начало и окончание работы сотрудника.
Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ и образец заполнения при увольнении сотрудника следующие:
- необходимо заполнить период работы сотрудника;
- графу 14 не надо заполнять;
- разделы 4 и 5 отсутствуют.
Обязательными документами при увольнении сотрудника являются:
- СЗВ-СТАЖ;
- СЗВ-М;
- информация о зарплате;
- выписка из 3 раздела расчета по страховым взносам;
- трудовая книга;
- 2-НДФЛ.
Внеплановый отчет
Форма может предоставляться в ПФР не только по окончании года, но и внепланово, что может быть связано со следующими ситуациями, отраженными в таблице ниже.
| Ситуация | Когда предоставляется |
| Ситуация банкротства | До предоставления отчетности конкурсного управляющего в арбитраж |
| Ликвидация ИП | В течение 1 месяца со дня решения о ликвидации |
| Ликвидация организации | В течение месяца со дня утверждения ликвидационного баланса |
| При прекращении статуса адвоката | При подаче заявления о снятии с учета |
| При выделении организации из состава | В течение месяца со дня утверждения акта передачи |
| При присоединении к другой компании | Не позже дня предоставления сведений в ЕГРЮЛ |
| При выходе работника на пенсию | В течение 3 дней с момента подачи заявления от работника |
| Заполнение СЗВ-СТАЖ при увольнении | Передается сотруднику в день его увольнения с трудовой книжкой |
| По требованию сотрудника | В течение 5 дней со дня обращения |
Форма сдачи отчета
Страхователь может сдать отчет в отделение ПФР в бумажном или электронном виде, когда будет выполнено условие относительно количества сотрудников.
Лимит ─ 25 человек:
- если число равно 25 и превосходит данный предел, страховщик не имеет выбора: он должен отчитаться по ТКС;
- если число равно либо меньше 24 человек, отчет может быть представлен любым из этих способов.
Электронный вариант отчета должен быть подписан усиленной УКЭП. Отчет на бумаге должен быть подписан руководством и заверен печатью (если имеется у страхователя).
Состав формы
Общий вид формы СЗВ-СТАЖ и образец заполнения представлен ниже на рисунке.
Состав разделов зависит от типа отражаемой информации, что представлено в таблице ниже.
| Тип информации | Описание | Состав разделов |
| Исходная | Первичная сдача | Раздел 1,2,3 |
| Назначение пенсии | Для сдачи сведений, когда застрахованному необходимо учесть сведения отчетного года. | Все 5 разделов |
| Дополняющая | Для сдачи сведений к исходной форме, если в ней были ошибки. | Раздел 1,2,3 |
Порядок заполнения по разделам
В таблице ниже представлены основы заполнения формы СЗВ-СТАЖ и первых трех основных разделов отчета.
| Раздел | Заполнение |
| 1 | Отражение всех сведений о работодателе - страховщике, регномер, ИНН, КПП, название |
| 2 | Отражает отчетный период |
| 3 | Таблица, состоящая из 14 граф: 1. номер записи; 2-4. ФИО застрахованного; 5. СНИЛС; 6-7. срок трудовой деятельности; 8. территориальные условия; 9. особые условия; 10-11. основание для расчета страхового стажа; 12-13. условия выхода на пенсию до срока; 14. данные об увольнении. |
Заполняются не все графы. Чаще 2,3,5,6,7. В других графах данные проставляются в случае необходимости.
Сведения по стажу застрахованного могут быть заполнены по данным кадровой документации: приказов, табеля рабочего времени, трудовой книжки и т.д.
При заполнении 3 раздела необходимо учитывать следующий порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ:
- ФИО указывается в именительном падеже;
- на каждое лицо выделяется отдельная строка при заполнении;
- если работник заключал несколько разных договоров, то при этом указывается его ФИО и СНИЛС один раз, а по каждому договору сведения отражаются отдельными строками при указании спецкода;
- в гр. 6 и 7 отражаются периоды, когда работник числился, но фактически не работал (болезнь, декрет, отпуск и т.д.). Спецкоды указываются в графе 11;
- графа 14 может быть заполнена только для тех, кто был уволен 31.12.2018.
Пошаговая инструкция заполнения
Новый порядок формирования отчета подразумевает следующие инструкции.
Шаг 1. Указание типа сведений.
Возможные типы сведений: исходные, дополняющие, назначение пенсии. Необходимо проставить символ «Х» в нужное поле.
Шаг 2. Заполнение первого раздела.
Образец заполнения СЗВ-СТАЖ по шагу 2:
- регномер ПФР;
- ИНН;
- КПП;
- название компании или ИП.
Шаг 3. Указание отчетного периода
В качестве отчетного выступает год. В данном случае 2018 год.
Шаг 4. Заполнение сведений о сроках трудовой деятельности застрахованных.
Пример заполнения СЗВ-СТАЖ по шагу 4:
- в первой графе указать номер сотрудника;
- со 2 по 4 графах указать ФИО;
- в 5 графе указать СНИЛС;
- в 6 и 7 графах указать начало и окончание периода работы сотрудника;
- в графах с 8 по 13 указать допсведения при наличии особенностей в работе.
Шаг 5. Заполнение 4 и 5 разделов.
4 и 5 разделы заполняются при выходе сотрудника на пенсию. При типе сведений «Исходная» данные разделы отсутствуют.
Шаг 6. Подпись и печать руководства.
Основные коды для заполнения 3 раздела
Множество сведений в отчете отражается в виде специальных кодов. Пример заполнения в СЗВ-СТАЖ данных кодов представлен ниже:
- графа 8: код территориальных условий;
- графа 9: код спецусловий;
- графа 10: код особых периодов стажа;
- графа 11: коды периодов отсутствия;
- графа 12: коды условий выхода на пенсию до установленного срока.
Указанные коды отражены в Постановлении № 507п.
Нулевая отчетность
Заполнение СЗВ-СТАЖ и порядок заполнения нулевой отчетности описывает, как нужно формировать данный отчет.
Когда ИП, нотариусы, юристы, люди со статусом самозанятого лица не заключили ни один трудовой контракт, то нет необходимости подавать отчет.
Суть в том, что у любого сотрудника всегда есть руководитель, который указан в карточке при регистрации. С одной стороны, если трудовой контракт с ним не подписан, отчет по нему не требуется. С другой стороны, если с ним заключен контракт, но нет активности, нужно подать в ПФР отчет с указанием только руководителя. До настоящего времени Пенсионный фонд не предоставил организациям каких-то разъяснений для представления нулевого отчета.
Изменения с 2019 года
С 2019 года появился ряд нововведений.
Были внесены следующие правки:
- в новой форме отсутствует реквизит «стр.», то есть не указывается номер страницы;
- отсутствует повтор регномера, ИНН и КПП. Данные могут быть указаны только раз;
- 8 графа не требует заполнения, если в 11 графе указан код отпуска по уходу;
- в графу 14 вносится дата увольнения сотрудника.
Основные штрафы по отчетности
В таблице ниже отражены основные виды возможных штрафов по отчету.
| Причина | На кого возложен штраф | Сумма |
| Опоздание по срокам, сведения с ошибками | На руководителя, ИП на организацию | 500 |
| За бумажный отчет вместо электронного | На руководителя, ИП на организацию | 1000 |
| За невыдачу выписки сотруднику при увольнении | На руководителя или ИП | От 1000 до 5000 |
| На организацию | От 30000 до 50000 |
Возможности автоматизации
Для создания банка отчета можно применять разные компьютерные программы. Но самыми популярными являются: 1С версия 8.3 и ПУБ.
В программе 1С 8.3:
- в разделе «Зарплата» выбирают выкладку «Страховая отчетность»;
- необходимо нажать кнопку «Сформировать» и сделать выбор требуемой формы;
- выбрать дату и период;
- отметить тип сведений;
- заполнить раздел по сотрудникам.
В программе ПУБ:
- сразу нажать на значок СЗВ-СТАЖ, внести данные по страхователю, указать тип сведений и год;
- внести все данные по сотрудникам.
Основные ошибки и их устранение
В таблице представлены основные возможные ошибки при создании формы и возможные пути их устранения.
| Ошибка | Пути ликвидации |
| Не включили работника в форму | Представить дополняющую форму отчета с недостающими данными |
| Указаны неверные данные по работнику | Представить дополняющую форму отчета с исправленными данными |
| Обнаружены ошибки в стаже работника, по которому приняли уже отчет | Представить дополняющую форму отчета с исправленными данными |
| Если указали лишнего работника в отчете | Представить форму с отметкой «отменяющая». В нее включают только лишнего работника |
Среди часто встречаемых ошибок можно также отметить:
- графа 14 может быть заполнена только, если сотрудник уволился 31.12.2017;
- должность руководителя обязательно нужно заполнить;
- отпуск без сохранения зарплаты был отменен с 2017 года;
- блоки стажа с допсведениями отражены в начале списка;
- количество лиц к страхованию должно совпадать во всех отчетах.
Заключение
В рамках данной статьи представлены основы заполнения СЗВ-СТАЖ.
Информация о трудовом стаже больше не учитывается при исчислении страховых платежей потому что вопросы, которые связаны с расчетом и уплатой платежей в ПФР, в текущее время контролируются налоговой службой.
Налоговой не надо получать данные о стаже сотрудников, но ПФР нуждается в данной информации. Потому обязательство получать данные о стаже является постоянным для этого фонда. Отчет представляется в форме СЗВ-СТАЖ один раз в год. В целом нужно представить отчет за 2018 в новой форме не позже 01.03.2019 г. Одновременно с отчетом ОДВ-1, который призван отразить дополнительные данные, представленные в форме основного отчета о стаже сотрудника.