Компании должны учитывать, какое количество времени фактически отрабатывают все сотрудники предприятия в течение дня или смены. Для этого требуется ведение табеля учета рабочего времени работников. Данный документ составляется по специальной форме. Каждая компания и ИП должны заполнять эту документацию. Пользоваться для этого надо учетными бланками Т-12 и Т-13, разработанными Госкомстатом. Заполнять табель достаточно просто, но для этого должны учитываться некоторые правила и требования, чтобы отчет был корректным. От его содержания зависит правильность расчета зарплаты работников предприятия.
Понятие документа
Специальная форма табеля была утверждена еще в 2004 году Госкомстатом. Ведение табелей учета рабочего времени в организациях осуществляется работниками кадровой службы или бухгалтерского отдела.
На основании данной формы руководство предприятия может выполнять разные действия:
- учитывать все отработанное время каждым сотрудником предприятия;
- контролировать соблюдение дисциплины на рабочем месте;
- отражать все явки и неявки сотрудников на работу;
- фиксировать факт опоздания каждого специалиста;
- обладать сведениями, позволяющими определить, насколько полно была выполнена работа специалистом в компании;
- пользоваться этой информацией для грамотного начисления зарплаты;
- вносить данные в статистические формы.
Наиболее часто используется этот документ сотрудниками бухгалтерского отдела, когда они рассчитывают оптимальную зарплату, премии и надбавки другим работникам предприятия. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников для кадровой службы позволяет контролировать явки и опоздания. Если выявляются нарушения, то привлекаются соответствующие сотрудники предприятия к ответственности, а также могут применяться разные виды дисциплинарного взыскания.
Нюансы использования документа
В НК содержится информация о том, что каждый человек, официально работающий в какой-либо компании, может при увольнении запрашивать табель учета совместно с другими документами, к которым относится и трудовая книжка. Эти сведения указываются в ст. 84.1 НК.
С 2013 года руководители предприятия при ведении табеля учета рабочего времени работников могут не пользоваться унифицированными формами, так как они были отменены. Но обычно специалисты предприятия пользуются именно этими документами. Образец ведения табеля учета рабочего времени располагается ниже.
Допускается, чтобы специалисты бухгалтерского отдела или кадровой службы самостоятельно вносили в этот документ разные изменения. Они зависят от специфики работы всего предприятия и имеющегося количества сотрудников в штате.
Бланк, введенный Госкомстатом, считается удобным, поэтому его можно легко обрабатывать и изменять. Нередко он используется без каких-либо изменений.
Какие формы являются удобными?
Существует три формы документа, которые считаются простыми в использовании. В них без труда можно внести разные корректировки. Выбор зависит от направления деятельности предприятия и количества должностей в компании.
Ведение табеля учета рабочего времени может осуществляться с использованием в качестве основы трех форм:
- Т-13. Обычно используется этот бланк компаниями, в которых устанавливается на входе турникет или другое оборудование, на основании которого в автоматическом режиме фиксируется, когда именно приходит на работу тот или иной специалист. Заполняется документация как ручным методом, так и с применением разных компьютерных программ.
- Т-12. Этот вариант представлен универсальным бланком. Он обычно заполняется специалистами предприятия вручную. В нем имеется дополнительный раздел, в который могут вноситься сведения о размере оплаты за выполненную работу.
- 0504421. Этот бланк считается специфическим, так как применяется только бюджетными организациями. Наиболее актуален среди учителей или преподавателей, работающих в разных образовательных учреждениях.
Каждый документ имеет свои особенности, поэтому заполняется специфическим образом.
Кто заполняет табель?
Специально в компании должен назначаться конкретный ответственный за ведение табеля учета рабочего времени. Обычно для этого выбирается работник кадровой службы или бухгалтерии. Для этого должен изначально издаваться приказ, на основании которого специалисту передаются соответствующие полномочия.
На самом табеле должны ставить подписи ответственный за ведение табеля учета рабочего времени и руководитель отдела кадров. Не требуется в компании отдельно выделять должность для такого сотрудника, так как справиться с задачей может каждый человек, наделяемый руководством предприятия соответствующими полномочиями. Обязанность ведения табеля учета рабочего времени передается на основании приказа. В нем указывается, какой именно сотрудник предприятия ответствен за ведение этого документа.
В трудовой договор выбранного специалиста надо внести отдельный пункт. В нем указывается, что гражданин наделяется конкретными полномочиями. Если данный процесс не будет выполнен, то специалист может отказаться от дополнительной работы.
Человек, выбранный для ведения табеля учета рабочего времени, должен вносить сведения в течение всего месяца, после чего документация передается руководителю отдела кадров. Директор отдела сверяет информацию с другими источниками, после чего подписывает форму. Она далее передается в бухгалтерию для расчета зарплаты каждому сотруднику предприятия.
Правила заполнения
Сотрудник предприятия, получающий полномочия по заполнению этого документа, должен разобраться в нюансах процесса внесения сведений. Правила ведения табеля учета рабочего времени считаются простыми и понятыми. Желательно изначально в них хорошо разобраться, что позволит удобно и легко работать с отчетом. От этого зависит продуктивность деятельности не только кадровой службы, но и бухгалтерии. На основании правильно внесенных данных работники бухгалтерского отдела смогут правильно рассчитать оплату труда каждого сотрудника предприятия.
К основным правилам заполнения документа относится следующее:
- изначально правильно выбирается актуальная форма ведения табеля учета рабочего времени;
- заполняется документ только в одном экземпляре;
- допускается для этого вручную вносить данные или пользоваться компьютером;
- у сотрудника, занимающегося данным процессом, должны иметься соответствующие полномочия, для чего предварительно работодателем издается приказ;
- подготавливать табель надо в начале нового месяца;
- в титульный лист вносятся сведения о названии компании и имеющихся подразделениях;
- указывается дата начала учета;
- в конце месяца прописывается дата окончания ведения отчета;
- основной лист табеля представлен таблицей, в которую вносятся данные о каждом работнике организации, причем важно вносить правильно все фамилии, чтобы не допустить путаницы или ошибок;
- обязательно о каждом сотруднике должна иметься достоверная информация, а также прописывается присвоенный специалисту номер, который можно взять в личном деле;
- столбцы табеля представлены конкретными днями месяца;
- напротив фамилий имеются ячейки, в которые вносятся сведения обо всех отработанных часах или сменах;
- если имеются выходные или праздники, то надо указывать данную информацию специальными отметками;
- сведения ответственным лицом должны вноситься ежедневно, для чего ориентируется специалист на официальные документы, к которым относятся разные приказы, заявления, больничные листы или распоряжения руководства компании;
- если фиксируются опоздания или прогулы, то они закрепляются специальными кодами, состоящими из цифр и букв.
Скрепляется документ подписью руководителя предприятия. Без этой подписи он не будет считаться действительным. Порядок ведения табеля учета рабочего времени считается простым, поэтому справиться с этим процессом может каждый работник кадровой службы. Если выявляются ошибки или нарушения, то именно назначенный специалист несет ответственность за эти сведения.
Нюансы внесения разных сведений
Заполнить данный документ на самом деле достаточно просто. Для этого надо только разобраться в предназначении каждой ячейки. Ответственные лица, наделенные полномочиями заполнения документации, должны хорошо изучить состав документа. К особенностям процесса заполнения относятся:
- допускается увеличивать количество граф;
- вверху отражаются коды затрат часов, а снизу указывается, сколько фактически было отработано специалистом в конкретный день;
- у каждого работника организации должен иметься личный номер в табеле, который применяется для расчета зарплаты и совершения других действий;
- за совместителями закрепляется два номера;
- указывать требуется как отработанные дни, так и количество часов, которые были фактически отработаны специалистом каждый день;
- в конце каждого месяца табель передается в кадровую службу, причем специалисты данного отдела проверяют правильность составления документа, а также следует убедиться, что пропущенные работниками рабочие часы не являются прогулами;
- если увольняется какой-либо специалист, то со следующего месяца его номер не используется при заполнении табеля;
- указывать требуется данные о прогулах, выходных днях, а также об отгулах, отпусках, командировках или других причинах, по которым отсутствует специалист на рабочем месте.
Если длительность рабочего дня указывается в часах, то не нужно фиксировать неполные часы.
Специфика для бюджетных организаций
Предприятия, являющиеся бюджетными, пользуются во время работы другой формой. Она называется №0504421. В этом бланке имеются определенные отличия от стандартной формы Т-12 или Т-13. Это обусловлено тем, что в нем отражаются все нюансы работы именно бюджетной организации. В таблицу можно ввести разные коды, которые указывают на выходной при обучении или учебные отпуска.
К основным нюансам ведения табеля учета рабочего времени работников в бюджетной сфере относится следующее:
- в титульный лист важно вписывать не только наименование данного учреждения, но и присвоенный цифровой код;
- если требуется внести определенные изменения в документ, то прописывается код корректировки;
- существуют графы, куда надо вносить сведения о промежуточных итогах.
Не требуется при использовании данного бланка прописывать дополнительные расчеты. При заполнении документа используются стандартные правила.
Какие применяются кодовые обозначения?
При заполнении этого документа требуется обладать сведениями о том, какие именно коды должны вноситься. Они состоят из цифр и букв. На титульном листе этого отчета имеется расшифровка всех кодов. Нередко требуется ввести дополнительные коды, для чего выпускается руководителем предприятия специальное положение о ведении табеля учета рабочего времени.
К основным кодам, используемым при заполнении этого табеля, относятся:
- продолжительность дневной смены – Я01;
- ночная работа – Н02;
- деятельность, которую приходится вести работникам в выходные или праздничные дни, – РВ03;
- выполнение сверхурочных заданий – С04;
- отправка специалиста в командировку – К06;
- оформление обязательного оплачиваемого отпуска – ОТ9;
- предоставление специалисту дополнительного оплачиваемого отпуска – ОД10;
- нахождение человека на больничном – Б19;
- оформление временной нетрудоспособности без оплаты – Т20.
Обычно стандартных кодов, введенных законодательно, хватает для грамотного заполнения документа.
Какие часто совершаются ошибки?
Существуют некоторые распространенные нарушения, которые приводят к появлению значимых ошибок в документе. К ним относятся:
- указываются только инициалы работников, а при этом отсутствует информация о занимаемой ими должности;
- праздники прописываются как рабочие дни;
- в предпраздничный день не отмечается, что сокращается рабочая смена на один час.
Если в компании работает гражданин по совместительству, то требуется много внимания уделять точной продолжительности его рабочего дня. Нередко специалисты отправляются в командировку, а при таких условиях просто используется код К06, поэтому не требуется указывать, какое количество часов работает сотрудник в день.
Как заполняется при сдельной оплате?
Достаточно часто предприятия пользуются сдельной оплатой труда, что приводит к сложностям при заполнении табеля. Инструкция по ведению табеля учета рабочего времени для сдельщиков заключается в следующем:
- оплата труда зависит от объема выполненной работы специалистом;
- в документе должна учитываться выработка по каждому работнику предприятия;
- допускается измерять труд в часах, например, это требуется в школах или других образовательных учреждениях, поэтому в табеле следует прописывать время работы;
- в остальных ситуациях используется код Я01, поэтому не требуется заполнять последнюю строку этой документации;
- отдельно оплачивается работа в праздничные дни, причем размер оплаты зависит от информации, содержащейся в коллективном договоре.
Таким образом, даже при наличии сдельной формы оплаты труда заполнить табель достаточно просто.
Ответственность за ошибки
Конкретный специалист компании наделяется полномочиями вести табель, для чего работодатель издает соответствующий приказ. Он должен хорошо разобраться в том, как правильно заполнять таблицу. Для упрощения процесса часто используется специальная программа для ведения табеля учета рабочего времени. В нее достаточно вносить в нужные строки актуальные данные, после чего документ распечатывается и подписывается. При необходимости достаточно просто внести разные изменения.
Если будут выявляться ошибки в этом документе надзорными государственными органами, то компания будет привлекаться к ответственности. Наиболее часто инспектор выявляет, что имеются расхождения в сведениях, указанных в табеле, с теми данными, которые содержатся в первичных документах. Нередко сведения о зарплате отличаются от данных в расчетной документации.
Если устанавливается факт наличия нарушений, то компания привлекается к административной ответственности, поэтому уплачивает штраф в размере 5 тыс. руб. При выявлении полного отсутствия данного документа увеличивается штраф до 50 тыс. руб., причем взимается он с руководителя предприятия на основании положений ст. 5.27 КоАП. Для предотвращения данной ситуации руководство компании должно следить за правильностью и своевременностью составления табеля.
Заключение
Таким образом, ведение табеля учета рабочего времени работников является обязательным для каждой организации. Данный процесс выполняется ответственным специалистом, наделяемым соответствующими полномочиями с помощью издания специального приказа руководителем предприятия.
Важно разобраться в правилах заполнения всех ячеек данного документа. Если в нем имеются ошибки или он вовсе отсутствует в компании, то надзорные органы могут привлечь компанию к административной ответственности. На основании сведений из табеля производится расчет оплаты труда специалистов. Оптимально для ведения документа пользоваться специальными компьютерными программами, упрощающими данный процесс.