Нулевая отчетность по налогу на доходы физических лиц - тема непростая и часто вызывает вопросы у бухгалтеров. Давайте разберемся, нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ, когда это необходимо и как правильно заполнить форму.
1. Обязанность сдавать 6-НДФЛ
Кто обязан сдавать 6-НДФЛ? Это налоговые агенты, то есть организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают доходы физическим лицам и обязаны удерживать с них налог на доходы. Если компания не выплачивала в отчетном периоде никаких доходов работникам или другим физлицам, она не является налоговым агентом и, соответственно, у нее нет обязанности сдавать 6-НДФЛ.
Однако определить, является ли организация налоговым агентом или нет, не всегда просто. Например, если вы платили зарплату или доходы по договорам ГПХ в предыдущих периодах, а потом прекратили это делать, статус налогового агента сохраняется. И в этом случае 6-НДФЛ нужно будет сдавать.
Обязанность по начислению и удержанию НДФЛ у организации возникает, если хотя бы один человек получил от нее облагаемый этим налогом доход.
2. Нулевая отчетность: обязательно или нет?
Официально ФНС не обязывает сдавать нулевой 6-НДФЛ при отсутствии операций. Однако на практике бывают ситуации, когда безопаснее его подать.
Например, если вы регулярно сдавали эту отчетность, а в текущем периоде прекратили выплаты из-за кризиса или других обстоятельств. Если ничего не сдать, есть риск блокировки счета, так как ИФНС может решить, что вы не исполняете свои обязанности.
В то же время нулевой 6-НДФЛ можно подать и по собственному желанию, чтобы проинформировать налоговую об отсутствии операций. Принимать такую отчетность инспекция обязана.
3. Особенности заполнения 6-НДФЛ
При заполнении нулевого 6-НДФЛ нужно правильно отразить начисленную, но не выплаченную зарплату. Она указывается только в разделе 1, а в разделе 2 показывается уже в периоде выплаты вместе с удержанным налогом.
Если выплаты и удержание налога пришлись на следующий отчетный период, это не влияет на обязанность сдать 6-НДФЛ. Так как раздел 1 заполняется нарастающим итогом.
Не стоит сверять сумму налога за год в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Она может отличаться, так как в справках отражается налог по периоду начисления, а в расчете - по периоду удержания.
4. Примеры нулевых 6-НДФЛ
Рассмотрим на примерах, как заполнять нулевой 6-НДФЛ в разных ситуациях.
- Если в компании нет сотрудников, подается "чистый ноль" за весь налоговый период.
- Если персонал уволился, нулевые отчеты сдаются после последнего периода с не нулевыми значениями.
- При ошибке в заполнении можно подать корректировку в виде нулевого 6-НДФЛ.
- Для ИП нулевой отчет может потребоваться при отсутствии доходов от собственной деятельности.
Давайте рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению нулевого 6-НДФЛ.
- Указываем отчетный период.
- Проставляем нули в разделе 1 по всем строкам.
- В разделе 2 точно так же ставим нули по всем строкам.
- Проверяем итоговые суммы - они тоже должны быть нулевыми.
- Подписываем и сдаем нулевой 6-НДФЛ в установленные сроки.
5. Сдача нулевой отчетности по НДФЛ
Сроки сдачи нулевого 6-НДФЛ такие же, как и обычного:
- За 1 квартал - до 30 апреля;
- За полугодие - до 31 июля;
- За 9 месяцев - до 30 октября;
- За год - до 1 апреля следующего года.
"Нулевку" можно подать как на бумаге, так и в электронной форме через сервисы ФНС. За несдачу вовремя предусмотрен штраф, также наказываются ошибки в нулевом отчете.
Таким образом, нулевой 6-НДФЛ придется сдавать не всегда, но в ряде случаев это необходимо. Чтобы избежать проблем, важно четко понимать правила его заполнения и сроки подачи.
6. Альтернативы нулевому 6-НДФЛ
Помимо нулевого 6-НДФЛ есть и другие способы проинформировать налоговую об отсутствии операций в компании.
Вместо нулевого отчета можно направить письмо в свободной форме. В нем объяснить причины, по которым обязанность по начислению НДФЛ отсутствует.
Еще один вариант - сдать обычный 6-НДФЛ с нулями в показателях. Это тоже будет сигналом об отсутствии выплат в пользу физлиц.
Можно отказаться от статуса налогового агента, если планируется длительный перерыв в деятельности. Тогда вообще нет необходимости сдавать отчетность по НДФЛ.
7. "Нулевые" справки 2-НДФЛ
Обратите внимание, что "нулевые" справки 2-НДФЛ не предусмотрены. Они выдаются только в случае, если человек получал доход от вашей организации в течение года.
Поэтому если никто не получал доходов, которые облагаются НДФЛ, то и выдавать справки 2-НДФЛ за этот период не нужно.
8. Другие нулевые отчеты
Кроме 6-НДФЛ, могут подаваться нулевые отчеты по НДС, налогу на прибыль, НДПИ, земельному налогу и другим.
Нулевая декларация по НДС сдается, даже если нет операций. А вот по налогу на прибыль нулевой отчет не предусмотрен.
9. Нюансы нулевого 6-НДФЛ
Рассмотрим некоторые нюансы, связанные с нулевой отчетностью по НДФЛ.
С 2023 года нулевой 6-НДФЛ сдается по новой форме, утвержденной в 2020 году. Ранее действовавшую форму больше использовать нельзя.
Несколько лет подряд можно не сдавать нулевой 6-НДФЛ, пока не возобновите выплаты физлицам. Главное - уведомить об этом налоговую.
При смене руководителя организации нулевые декларации сдавать не обязательно, если нет других выплат.
10. Частые вопросы по нулевому 6-НДФЛ
Рассмотрим ответы на наиболее частые вопросы по нулевому 6-НДФЛ.
- Можно ли не сдавать нулевой 6-НДФЛ, если были выплаты в предыдущих периодах? Нет, после выплат хотя бы одному человеку нужно отчитываться каждый квартал и по итогам года.
- Как заполнить нулевой 6-НДФЛ за 1 квартал? Проставить нули по всем строкам обоих разделов.
- Нужно ли сдавать нулевую отчетность ИП? Да, если он был налоговым агентом в предыдущих периодах.
Таким образом, подача нулевого 6-НДФЛ требует внимания к деталям. Правильное решение поможет избежать проблем с налоговой.
11. Ошибки в нулевом 6-НДФЛ и их последствия
При заполнении нулевого 6-НДФЛ возможны различные ошибки, которые могут повлечь штрафные санкции.
Например, неправильно указан отчетный период или не все показатели обнулены. Также нарушением считается отсутствие подписи на бумажном бланке или электронной подписи в электронном документе.
Если нулевой 6-НДФЛ сдан с ошибками, нужно подать уточненный расчет. Иначе размер штрафа будет рассчитываться от суммы налога, которую нужно было правильно исчислить и удержать.
12. Как избежать ошибок в нулевом 6-НДФЛ
Чтобы избежать ошибок при заполнении нулевого 6-НДФЛ, рекомендуется:
- Внимательно проверить указанный отчетный период.
- Поставить нули по всем строкам обоих разделов.
- Сверить итоговые значения, они тоже должны быть нулевыми.
- Не забыть поставить подпись на бумажной или электронной версии.
- Проверить правильность заполнения перед отправкой в ФНС.
Также можно воспользоваться программами для заполнения отчетности — это поможет избежать ошибок и сэкономит время.
13. Как исправить ошибки в нулевом 6-НДФЛ
Если обнаружили, что нулевой 6-НДФЛ был заполнен неверно, нужно подать уточненный расчет. Для этого:
- Заполняем нулевой 6-НДФЛ заново и устраняем ошибки.
- В поле "Код вида расчета" проставляем 3.
- Указываем отчетный период ошибочного расчета.
- Направляем исправленный нулевой 6-НДФЛ в ИФНС.
Такой уточненный расчет нужно подать в течение 10 рабочих дней после обнаружения ошибки.
14. Как сдать нулевой 6-НДФЛ без ошибок
Чтобы сдать безошибочный нулевой 6-НДФЛ, рекомендуется:
- Использовать актуальные бланки отчетности.
- Обратиться за помощью к специалисту.
- Воспользоваться специальными программами.
- Проверить отчет перед отправкой.
- Сохранить копию нулевого 6-НДФЛ.
Соблюдение этих несложных правил позволит без проблем сдать нулевой отчет в срок и избежать ошибок.